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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben im Einkauf und sorge für reibungslose Abläufe.
- Arbeitgeber: Die ETH Zürich ist eine führende Institution für Lehre, Forschung und Verwaltung.
- Mitarbeitervorteile: Dynamisches Team, Entwicklungsmöglichkeiten und ein innovatives Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer inklusiven Kultur, die Vielfalt schätzt und deine Ideen wertschätzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Kenntnisse in MS Office und SAP sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen nur über das Online-Portal, keine E-Mail-Bewerbungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Abteilung Campus Services unterstützt Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen. Sie stellt zudem ein umfassendes Informationsmanagement sowie die Orientierung an der ETH Zürich sicher und verantwortet das Detailhandels- und Gastronomieangebot.
Sie sind ein Organisationstalent und haben Freude an administrativen Aufgaben? Dann suchen wir genau Sie! Als administrative:r Mitarbeiter:in unterstützen Sie unsere Gruppe Lager und Inneneinrichtungen bei vielfältigen administrativen Aufgaben und bringen Ihre Erfahrungen in Ausschreibungsverfahren ein. Ihre Hauptaufgabe ist es, den reibungslosen Ablauf unserer operativen und administrativen Prozesse sicherzustellen.
- Sie übernehmen die Bestandeskontrollen, Bedarfsmeldungen und Beschaffungen von Standardmobiliar im SAP.
- Sie kontrollieren Rechnungen und erfassen diese für die Zahlung im SAP und ETHIS.
- Kleinaufträge wie Büromöblierungen und Umzüge klären Sie ab und erfassen Aufträge sowie bereiten diese für DISPO im ACCESS und SAP vor.
- Sie stehen in Kontakt mit Lieferanten für Offerten und führen Preisabgleiche der Standardartikel durch.
- Die Informationen bei Lagerartikeln und den dazugehörigen Einkaufsstammdaten im SAP passen Sie an und verarbeiten Auftragsbestätigungen sowie Lieferscheine weiter.
- Im administrativen Bereich pflegen Sie die Stammdaten im SAP, legen Daten auf dem Laufwerk ab und tragen Rechnungsinformationen in Excel-Listen ein.
- Sie kommunizieren mit Kunden und Lieferanten via Telefon, E-Mail und Ticketsystem und sind die interne Anlaufstelle Inneneinrichtungen und Umzüge.
- Zudem unterstützen Sie bei Ausschreibungsverfahren und übernehmen vorbereitende Aufgaben.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation mit Schwerpunkt Administration.
- Exzellente Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Excel, Word und Outlook.
- Erfahrung mit SAP im Bereich Einkauf ist von Vorteil.
- Grundkenntnisse in Ausschreibungsverfahren (WTO, Rahmenverträge) – Sie unterstützen die Hauptverantwortlichen bei administrativen und vorbereitenden Aufgaben.
- Erfahrungen im Einkauf – Sie haben bereits Lead- oder Teillead-Rollen bei der Beschaffung von Möbeln und Dienstleistungen übernommen.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten – Sie können klar und effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren.
- Analytisches Denken und Handeln – Sie sind in der Lage, komplexe Probleme zu analysieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln.
- Teamfähigkeit – Sie arbeiten gerne im Team und tragen aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei.
- Organisatorische Fähigkeiten und Planungskompetenzen – Sie sind gut darin, Aufgaben zu strukturieren und Projekte effizient zu planen und umzusetzen.
Wir bieten
Bei uns haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Team zu arbeiten, das Wert auf soziale und Leadership-Kompetenzen legt. Sie werden Teil eines innovativen Umfelds, in dem Ihre Fähigkeiten und Ideen geschätzt werden. Wir bieten Ihnen die Chance, sich weiterzuentwickeln und aktiv zum Erfolg unserer Gruppe beizutragen.
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden.
Neugierig? Sind wir auch. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Administrative:r Mitarbeiter:in (m/w/d) - Einkauf Arbeitgeber: ETH Zürich
Kontaktperson:
ETH Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative:r Mitarbeiter:in (m/w/d) - Einkauf
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der ETH Zürich oder im Einkauf tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen der Campus Services. Wenn du in deinem Vorstellungsgespräch zeigst, dass du dich mit den Themen auseinandergesetzt hast, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen zu administrativen Prozessen und dem Umgang mit SAP vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Bereite ein Beispiel vor, in dem du erfolgreich im Team gearbeitet hast, um zu verdeutlichen, wie du zur positiven Arbeitsatmosphäre beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative:r Mitarbeiter:in (m/w/d) - Einkauf
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Beginne mit einem überzeugenden Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position als administrative:r Mitarbeiter:in im Einkauf zum Ausdruck bringst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im administrativen Bereich.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen im Einkauf, insbesondere mit SAP und Ausschreibungsverfahren, hervor. Achte darauf, dass deine Kenntnisse in MS Office klar dargestellt sind.
Belege deine Qualifikationen: Füge Nachweise über deine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikationen bei. Zeige auf, wie deine bisherigen Erfahrungen dich auf die Aufgaben in dieser Position vorbereiten.
Online-Bewerbung: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig und korrekt hochgeladen sind, um einen reibungslosen Bewerbungsprozess zu gewährleisten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETH Zürich vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. die Nutzung von SAP und Excel. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du effektiv mit Kunden und Lieferanten kommuniziert hast. Betone deine Fähigkeit, klar und präzise Informationen zu vermitteln.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die Stelle erfordert Teamarbeit und ein positives Arbeitsklima. Bereite einige Beispiele vor, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Verbesserung des Teamgeists beigetragen hast.
✨Analytisches Denken demonstrieren
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die dein analytisches Denken testen. Du könntest gebeten werden, ein Beispiel für ein komplexes Problem zu nennen, das du gelöst hast, und den Prozess, den du dabei verwendet hast.
