Sachbearbeiter:in / Mitarbeiter:in Verwaltung im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders)

MEINE AUFGABEN SIND SO VIELFÄLTIG, WIE DIE MENSCHEN, MIT DENEN ICH ZUSAMMENARBEITE.

Das macht die Position aus

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung. Wir, ein vielfältiges Team, verantworten eine breite Palette administrativer Prozesse, von Berufungsverfahren über Struktur- und Budgetplanung bis hin zur Betreuung der akademischen Gremien unserer Fakultät. Auch im Gebäudemanagement, bei der Raumplanung und in der Koordination von IT-Projekten für Forschung und Lehre sind wir aktiv.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

• Bei den administrativen Prozessen rund um Berufungsverfahren für die Besetzung von Professuren leisten Sie wesentliche Unterstützung - von der Ausschreibung bis zur Besetzung. Dabei fallen Aufgaben wie die Strukturierung der Bewerbungsunterlagen, die Vor- und Nachbereitung von Ausschusssitzungen sowie die organisatorische Begleitung des Berufungsausschusses und der Dekanatsleitung in Ihr Aufgabenfeld. Zudem freuen wir uns auf Ihre Mitarbeit bei der Entwicklung und Einführung eines elektronischen Managementsystems, das diese Prozesse abbildet.
• Bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen können Sie Ihr Organisationstalent einsetzen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen gehören zu Ihren Aufgaben.
• In der Raumplanung und dem Gebäudemanagement für unsere Hörsäle und Seminarräume sind Sie gefragt. Die Überwachung der jeweiligen Gebäudeausrüstung, die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit unserer Technischen Abteilung sowie die Raumvermietung zählen hier zu Ihren Tätigkeiten.
• Bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten und der Datenpflege in unseren elektronischen Systemen können Sie uns unterstützen.
• Als zuverlässiger Rückhalt für unsere Abteilungsleitung und unsere Referent:innen übernehmen Sie gerne weitere administrative Angelegenheiten.

Diese Position ist zunächst für zwei Jahre befristet zu besetzen.

Darauf freuen wir uns

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
• Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen.
• Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse.
• Gutes technisches Grundverständnis.
• Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA.
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander.
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team.
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere.
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten.
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing.
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen.
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote.
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt. Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.