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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team und organisiere den Büroalltag in einem internationalen KMU.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Personal-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Zürich.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Anstellungsbedingungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens in einem abwechslungsreichen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer administrativen Führungsrolle erforderlich.
- Andere Informationen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Plus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein Personal-Dienstleistungsunternehmen und unterstützen Sie persönlich, fair und professionell. Für unseren Kunden, ein internationales KMU mit rund sechs Mitarbeitenden mit Sitz in Zürich, suchen wir für eine Festanstellung per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager/Administration & Organisation.
Die Stelle richtet sich an Personen mit solider administrativer Erfahrung, die gerne Verantwortung übernehmen - jedoch keine klassische Managementkarriere anstreben. Gesucht wird eine selbstständige, organisationsstarke Persönlichkeit - idealerweise im Alter zwischen 30 und 45 Jahren - mit hoher Eigenverantwortung und einem praxisorientierten Arbeitsstil.
Ihre Aufgaben:
- Kernaufgaben:
- Fachliche und disziplinarische Führung eines dreiköpfigen Teams im administrativen Bereich
- Organisation und Durchführung von Teammeetings sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
- Pflege von Kundenportalen zur Rechnungsstellung und Überwachung
- Erstellung von Berichten sowie enge Zusammenarbeit mit dem Mutterhaus in Finnland
- Vertretung des Unternehmens gegenüber internen und externen Partnern
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in den Bereichen Buchhaltung und Personal
- Verantwortung für die Organisation und Abläufe im Büroalltag
- Pflege und Verwaltung von Stammdaten im ERP-System
- Umsetzung von Managemententscheidungen im administrativen Bereich
- Optimierung interner Prozesse zur Effizienzsteigerung
- Prüfung, Verwaltung und Freigabe von Eingangsrechnungen
- Unterstützung bei MwSt-Themen sowie weiteren steuerlichen Anforderungen
- Überwachung von Banktransaktionen und Einhaltung interner Freigabeprozesse
- Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen
- Unterstützung bei der Angebotserstellung und Kalkulation
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer leitenden administrativen Funktion, idealerweise im KMU-Umfeld
- Versierter Umgang mit MS Office und ERP-Systemen
- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Führungskompetenz sowie Freude an der Weiterentwicklung von Mitarbeitenden
- Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil)
Das bietet Ihnen unser Kunde:
- Eine vielseitige Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem internationalen Umfeld
- Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Attraktive Anstellungsbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen
- Ein motiviertes, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
Konnten wir Ihr Interesse wecken? Per Klick auf «Jetzt bewerben» können Sie uns ganz einfach Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf mit Foto sowie Zeugnisse/Diplome, etc.) zustellen. Bitte beachten Sie, dass wir unvollständige Bewerbungen im Rekrutierungsprozess nicht berücksichtigen können.
Office Manager/Administration & Organisation Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager/Administration & Organisation
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit dem Unternehmen und dessen Werten auseinandersetzt. Zeige, dass du die spezifischen Herausforderungen eines internationalen KMUs verstehst und wie du zur Effizienzsteigerung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine Führungskompetenzen! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich ein Team geleitet oder Prozesse optimiert hast. Dies wird dir helfen, im Gespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da fließende Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du bereit sein, diese Fähigkeiten im Gespräch zu demonstrieren. Vielleicht kannst du auch Beispiele nennen, wo du diese Sprachen in der Praxis angewendet hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager/Administration & Organisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Verstehe die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle als Office Manager. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt zu gestalten.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Office Manager wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in leitenden administrativen Funktionen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Selbstständigkeit, Organisationsstärke und Führungskompetenz ein und zeige, wie du zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen kannst.
Vollständige Unterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Dokumente einreichst, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse. Unvollständige Bewerbungen werden im Rekrutierungsprozess nicht berücksichtigt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen zur Teamführung vor
Da die Position eine fachliche und disziplinarische Führung eines Teams beinhaltet, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die deine Führungsqualitäten und deinen Umgang mit Teamdynamiken zeigen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Dies könnte die Planung von Meetings oder die Optimierung interner Prozesse umfassen.
✨Kenntnisse über ERP-Systeme betonen
Da der Umgang mit ERP-Systemen ein wichtiger Teil der Stelle ist, solltest du deine Erfahrungen und Kenntnisse in diesem Bereich hervorheben. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Systeme in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Sprich über deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist es wichtig, effektiv mit internen und externen Partnern zu kommunizieren. Bereite Beispiele vor, die deine Kommunikationsstärke und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern demonstrieren.
