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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das BĂĽro, koordiniere Termine und unterstĂĽtze bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Ein etabliertes Unternehmen für technische Lösungen im Eventbereich in Wien.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, modernes Büro und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit flachen Hierarchien und abwechslungsreichen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Backoffice und gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Langfristige Anstellung mit eigenem Firmenparkplatz.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 49000 € pro Jahr.
Wien • Vollzeit • Jahresbrutto: ab € 35.000,-
Im Auftrag unseres Kunden, eines etablierten Unternehmens für hochwertige technische Lösungen im Bereich Großveranstaltungen mit Sitz im 23. Bezirk in Wien, suchen wir ab sofort eine:n Office Manager (m/w/d).
Organisationstalent und selbstständiges Arbeiten zählen zu Ihren Stärken? Dann könnte diese Position ideal für Sie sein.
Aufgabenbereich- Selbstständige Durchführung allgemeiner Sekretariats- und administrativer Tätigkeiten
- Erste Anlaufstelle der Abteilung sowie Empfang und Betreuung von Kunden
- Terminkoordination und Verwaltung des zentralen Office-Mailpostfachs
- Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
- Mitwirkung beim Aufbau und der Betreuung des ERP-Systems
- Teilweise Disposition von internem sowie externem Personal und Fuhrpark
- Analyse, Dokumentation und Optimierung von Arbeitsabläufen
- Schnittstellenfunktion zwischen Projektleitung und Technik
- Organisation von Reisebuchungen fĂĽr Projekte und Teammitglieder
- Verwaltung einer Handkassa
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit einschlägiger Weiterbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice oder Sekretariatsbereich
- Erfahrung in der Disposition von Vorteil
- BMD-Kenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
- Branchenkenntnisse im Bereich Event- oder Veranstaltungstechnik wĂĽnschenswert
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres sprachliches Ausdrucksvermögen
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Selbstständigkeit und Organisationstalent
- Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
- Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
- Angenehmes Betriebsklima in einem erfolgreichen und stabilen Unternehmen
- Ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
- Modernes und klimatisiertes BĂĽro
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
- Langfristige Anstellung
- Eigener Firmenparkplatz
jetzt bewerben
Front und Back Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Otti & Partner
Kontaktperson:
Otti & Partner HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Front und Back Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Event- oder Veranstaltungstechnik tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit dem Unternehmen und dessen Projekten auseinandersetzt. Zeige, dass du die Branche verstehst und bringe eigene Ideen zur Optimierung von Arbeitsabläufen ein.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten durch konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte koordiniert oder Probleme gelöst hast, und teile diese Geschichten im Gespräch.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Eigeninitiative, indem du während des Bewerbungsprozesses proaktiv nach weiteren Informationen über die Position und das Team fragst. Dies zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich aktiv einzubringen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Front und Back Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Front und Back Office Manager. Erkläre, warum du dich für dieses Unternehmen und diese Rolle interessierst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice oder Sekretariatsbereich. Nenne spezifische Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Disposition zeigen.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du diese in deinem Lebenslauf deutlich hervorheben. Erwähne auch, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Präsentiere deine IT-Kenntnisse: Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel, klar darstellst. Füge gegebenenfalls Beispiele hinzu, wie du diese Programme in deiner bisherigen Arbeit genutzt hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Otti & Partner vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung und deinen Fähigkeiten im Bereich Office Management zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Organisationstalente und Selbstständigkeit unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Informiere dich über das Unternehmen und dessen Dienstleistungen im Bereich Großveranstaltungen. Zeige während des Interviews, dass du die Branche verstehst und wie du zur Optimierung der Arbeitsabläufe beitragen kannst.
✨Präsentiere deine Soft Skills
Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Organisationstalent hervor. Da du als erste Anlaufstelle für Kunden fungierst, ist es wichtig, dass du deine Zuverlässigkeit und Diskretion unter Beweis stellst.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr ĂĽber die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
