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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang, koordiniere Meetings und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Ein internationales Finanzinstitut mit einem unterstützenden Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Unternehmensvergünstigungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte eine positive Bürokultur mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Dienstleistungsbereich, fließend in Englisch und Französisch, MS Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Engagement für Werte wie Respekt, Exzellenz und Verantwortung ist unerlässlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Beschreibung
Empfangsaufgaben:
- Besucher professionell und freundlich empfangen und unterstützen, um einen positiven ersten Eindruck zu gewährleisten.
- Besucherzugang verwalten, einschließlich der Ausstellung von Sicherheitsausweisen und der Handhabung von Registrierungen.
- Empfangsaufgaben erledigen, einschließlich Anrufe beantworten, Nachrichten filtern und Anfragen angemessen weiterleiten.
- Transport, Erfrischungen und Catering für Besucher und Führungskräfte koordinieren.
- Bereich am Empfang stets ordentlich und professionell halten.
Facility Management und Wartung:
- Mit dem Reinigungsteam, Facility Manager und Lieferanten zusammenarbeiten, um Probleme im Gebäude zu beheben (z. B. Belüftung, Kaffeemaschinen, Geschirrspüler, gefilterte Wasserhähne).
- Als Hauptansprechpartner für Vermieter fungieren und gebäudebezogene Aktivitäten überwachen (zwei Büros).
- Parkplätze und Zugangsausweissysteme verwalten.
- Mit Architekten und Lieferanten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen werden.
Administrative Unterstützung:
- Gemeinsame Kalender pflegen und unternehmensweite Mitteilungen im Intranet veröffentlichen.
- Listen der autorisierten Vertreter und Unterzeichner mit relevanten Stakeholdern aktualisieren und kommunizieren.
- Ausgaben, Berichte über Bargeldbestände und Kreditkartenabrechnungen mit SAP CONCUR verwalten.
- Post und Pakete empfangen und verteilen.
- Dokumente an die relevanten Abteilungen scannen.
- Kollegen bei Änderungen an Word- und PowerPoint-Dokumenten unterstützen.
- Anrufe und Nachrichten nach Bedarf beantworten und filtern.
Besprechungs- und Veranstaltungskoordination:
- Regelmäßige Ausschusssitzungen planen und koordinieren.
- Kollegen-/Team-Mittagessen und Arbeitsmittagessen mit Restaurants organisieren.
- Seminare, Teambuilding-Aktivitäten und Unternehmensveranstaltungen planen und durchführen.
Onboarding und Bürooperationen:
- Onboarding-Prozesse verwalten, einschließlich der Bestellung von Visitenkarten und der Vorbereitung von Schließfächern und Ausrüstung.
- Büromaterialien bestellen und nachfüllen (z. B. Wasser, Kaffee, Gasflaschen, Schreibwaren).
- Die internen Systeme des Unternehmens, einschließlich Kontaktinformationen und Fotos aller Kollegen, pflegen und aktualisieren.
- Preise mit Lieferanten verhandeln und Reisebuchungen sowie Ausgaben für Führungskräfte verwalten.
- Automatische Telefonansagen aktualisieren und relevante Lieferanten über Änderungen der Geschäftszeiten informieren.
Spezialisierte Projekte und HR-Unterstützung:
- HR bei der Organisation von Schulungen für Mitarbeiter unterstützen (z. B. Erste Hilfe, Ergonomie).
- Die Verbreitung interner Mitteilungen, einschließlich Videos und Plakate im Intranet, unterstützen.
- Sicherstellen, dass spezifische Projekte in Zusammenarbeit mit Stakeholdern zeitgerecht und effizient geliefert werden.
Profil
- Frühere Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer kundenorientierten Rolle ist von großem Vorteil.
- Sprachen: Beherrschung sowohl der englischen als auch der französischen Sprache, schriftlich und mündlich, ist unerlässlich.
- Versiert im Umgang mit der MS Office Suite (Word, PowerPoint, Outlook).
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Fähig, effektiv mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren.
- Starke Aufmerksamkeit für Details und Problemlösungsfähigkeiten.
- Proaktiv und einfallsreich bei der Bewältigung von Aufgaben und Herausforderungen.
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.
- Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Engagement für die Förderung eines positiven und effizienten Arbeitsumfelds.
- Vollständige Übereinstimmung mit den folgenden Kernwerten: Respekt, Exzellenz, Ehrlichkeit, Demut und Verantwortlichkeit.
Jobangebot
- Attraktive Vergütung.
- Ein internationales und unterstützendes Unternehmen.
Office Manager FR/ENG Arbeitgeber: Page Group Switzerland
Kontaktperson:
Page Group Switzerland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager FR/ENG
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Finanzbranche zu knüpfen. Suche nach Gruppen oder Veranstaltungen, die sich auf Büromanagement oder die Finanzindustrie konzentrieren, und nimm aktiv daran teil.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Kundenservice und in der Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Sprachkenntnisse! Wenn du Französisch und Englisch sprichst, stelle sicher, dass du dies während des Gesprächs hervorhebst. Vielleicht kannst du sogar einige Sätze in beiden Sprachen einbringen, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Werte von StudySmarter und überlege, wie du diese in deinem Arbeitsalltag umsetzen kannst. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du Respekt, Exzellenz und Teamarbeit in deiner bisherigen Arbeit gelebt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager FR/ENG
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen. Stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Betone deine Sprachkenntnisse: Da die Position sowohl Französisch als auch Englisch erfordert, solltest du deine Sprachkenntnisse klar und deutlich angeben. Erwähne spezifische Situationen, in denen du diese Sprachen verwendet hast.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Wenn du Erfahrung im Dienstleistungssektor oder in kundenorientierten Rollen hast, stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben betonst. Verwende konkrete Beispiele, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten: Die Rolle erfordert starke organisatorische und multitasking Fähigkeiten. Beschreibe in deinem Anschreiben, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben erfolgreich verwaltet hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Page Group Switzerland vorbereitest
✨Bereite dich auf die Empfangsaufgaben vor
Da der Job als Office Manager auch Empfangsaufgaben umfasst, solltest du dir überlegen, wie du Besucher professionell begrüßen und unterstützen kannst. Übe, wie du Anrufe entgegennimmst und Nachrichten filterst, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Sprich über deine Erfahrungen im Kundenservice
Da vorherige Erfahrungen in der Dienstleistungsbranche von Vorteil sind, solltest du konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit bereit haben, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und Klienten zeigen. Betone, wie du Probleme gelöst und positive Beziehungen aufgebaut hast.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sowohl Englisch als auch Französisch erforderlich sind, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch einige häufige Phrasen oder Begrüßungen in beiden Sprachen üben, um deine Sprachbeherrschung zu demonstrieren.
✨Betone deine organisatorischen Fähigkeiten
Der Job erfordert starke organisatorische und multitasking Fähigkeiten. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten kannst, ohne die Qualität deiner Arbeit zu beeinträchtigen. Dies könnte durch die Planung von Meetings oder die Koordination von Veranstaltungen geschehen.
