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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Herzstück unseres Teams am Empfang und manage spannende Projekte.
- Arbeitgeber: Die RIB-Gruppe ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen in der Bau- und Immobilienbranche.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Mitarbeitervergünstigungen und individuelle Karriereentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer innovativen Firma, die digitale Transformation vorantreibt und deine Ideen schätzt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Empfang, gute MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: 100% Büropräsenz erforderlich, keine Remote-Möglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 34600 - 37800 € pro Jahr.
Die RIB-Gruppe ist der weltweit führende Anbieter von Softwarelösungen für die Steuerung von Projekt- und Unternehmensprozessen in der Bau- & Immobilienbranche. Mehr als 60 Jahre Branchenerfahrung befähigen uns, unser Ziel, die Bauindustrie zur nachhaltigsten und digitalisiertesten Branche des 21. Jahrhunderts voranzutreiben, mit unseren Kunden erfolgreich zu erreichen: "Building Better Together".
Du bist ein echtes Organisationstalent und liebst es, den Überblick zu behalten? Bei uns wirst du zum Herzstück des Teams: du managst nicht nur das Tagesgeschäft mühelos - von administrativen und organisatorischen Aufgaben bis hin zur Unterstützung spannender Projekte - sondern zeigst dein wahres Talent, wenn du Gäste, Kunden, Geschäftspartner empfängst und betreust.
Aufgaben:
- Front-Office: Herzliche Begrüßung/ Empfang unserer Besucher innen, Sicherstellung der Erreichbarkeit unserer zentralen Rufnummer/ Erstkontakt mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Bearbeitung und Koordination von Telefonanrufen.
- Dienstleistermanagement: Ansprechpartner in für die Hausverwaltung/APCOA (Reparaturen, Beschwerden, Parkplatz), Ansprechpartner in für Cateringunternehmen (Organisation der Verpflegung intern und kundenseitig).
- Poststelle: Posteingang und Postausgang inkl. Paketdienste interne Verteilung.
- Travel Management: Unterstützung des RIB internen Travel Agents bei der Reiseplanung, Buchung von Reisen, Visaangelegenheiten.
- Verwaltung des Firmenfuhrparks: Monitoring und Vereinbarung der Wartungstermine, Organisation der Vignetten und Parkkarten.
- Schnittstelle zur Buchhaltung: Administrationstätigkeiten, insb. Erfassung von Eingangsrechnungen, Erfassung von Pro-forma-Rechnungen, Erstellung von Projektabrechnungen (ZA/Ars) & Hotlineabrechnungen (3 x jährlich), Abrechnung SaaS-/ Wartungsverträge, Mahnwesen, Unterstützung bei Monats-/Quartals-/Jahresabschluss, Inventarverzeichnis, Verwaltung der Handkassa.
Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (LAP, HAS, HAK, HLW oder vergleichbare berufsbildende Schulen) oder Erfahrung in der Hotelbranche (Empfang/ Rezeption).
- Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel.
- Freude am Umgang mit Menschen sowohl am Telefon als auch persönlich.
- Ein freundliches und professionelles Auftreten.
- Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Level C) und gute Englischkenntnisse (Level B) in Wort und Schrift.
Wir bieten:
- Strukturierter Start: Individuelles Onboarding, Networking.
- Moderne Arbeitszeitmodelle: Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit (06:00 Uhr - 20:00 Uhr mit einer Kernzeit 09:00 Uhr - 16:00 Uhr bzw. Freitags bis 14:00 Uhr) und hybride Arbeitsmöglichkeiten (2-3 Tage im Office) sofern nicht anders angegeben.
- Überstundenregelung: innerbetriebliche Vereinbarung zum Schutz der Mitarbeitenden in puncto Überstunden.
- Allgemeine Goodies: Mitarbeitervergünstigungen (Corporate Benefits), WESOP/ Aktienprogramm Schneider Electric, Mitarbeiterevents (z.B. Sommerfest/ Weihnachtsfeier/ Teamevents), Pensionsversicherung, Diätenaufschlag, Mitarbeiterempfehlungsprogramme.
- Attraktive Vergütung: Die Vergütung liegt gemäß IT-Kollektivvertrag zwischen 34.600 € - 37.800 € (Vollzeit, derzeit 38,5 Wochenstunden). Das tatsächliche Gehalt orientiert sich dabei an deiner Erfahrung, sowie deinen Qualifikationen.
- Wahlbenefits: Öffi-Ticket, Fahrtkostenzuschuss, Mediclass Privatärzteservice.
- Allgemeine Gesundheit/ Wohlfühlangebote: "Well-being" ist ein Bestandteil unserer Werte und der persönlichen Ziele. Wir unterstützen dich dabei mit kostenfreien Getränken & Obst.
- Karriereentwicklung/ -perspektiven: Team- bzw. rollenbasierte Weiterentwicklung/ Trainings, individuelle Weiterentwicklung/ Trainings, nationale und internationale Karriereperspektiven innerhalb der RIB-Gruppe oder Schneider Electric.
- Nachhaltige Lösungen: Digitale Infrastruktur, JobRadl und (abhängig von der Funktion: eAutos als Firmenwagen).
Mo-Do 08:30 bis 17:00 Uhr, Fr 08:30 bis 15:00 Uhr - 100% Office.
Mitarbeiter (m/w) Front Desk/ Empfang & Administration (m/w) Arbeitgeber: RIB SAA Software Engineering GmbH
Kontaktperson:
RIB SAA Software Engineering GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter (m/w) Front Desk/ Empfang & Administration (m/w)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du am Empfang die erste Anlaufstelle für Besucher und Geschäftspartner bist, ist es wichtig, dass du freundlich und professionell auftrittst. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten! Besuche Veranstaltungen oder Messen in der Bau- und Immobilienbranche, um Kontakte zu knüpfen. Diese Verbindungen können dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur von RIB zu erfahren und möglicherweise sogar eine Empfehlung zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die digitale Transformation in der Bauindustrie! Da RIB sich auf digitale Lösungen konzentriert, ist es hilfreich, wenn du ein grundlegendes Verständnis für diese Technologien hast. Das zeigt dein Interesse an der Branche und kann in Gesprächen von Vorteil sein.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit vor! In dieser Position wirst du eng mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Überlege dir Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du erfolgreich im Team gearbeitet hast, um deine Teamfähigkeit zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter (m/w) Front Desk/ Empfang & Administration (m/w)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position am Front Desk. Erkläre, warum du dich für die RIB-Gruppe interessierst und was dich an der Bau- und Immobilienbranche fasziniert.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Erfahrungen im Bereich Empfang oder Administration. Wenn du bereits in der Hotelbranche gearbeitet hast, führe spezifische Aufgaben und Erfolge auf, die deine Eignung für die Stelle unterstreichen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da der Umgang mit Menschen eine zentrale Rolle spielt, solltest du in deiner Bewerbung Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten anführen. Beschreibe Situationen, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert hast.
Achte auf ein professionelles Erscheinungsbild: Dein Bewerbungsschreiben sollte nicht nur inhaltlich überzeugen, sondern auch optisch ansprechend sein. Achte auf eine klare Struktur, fehlerfreie Sprache und ein gepflegtes Layout, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei RIB SAA Software Engineering GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf häufige Fragen
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, wie z.B. deine Erfahrungen im Empfangsbereich oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten und Stärken unter Beweis stellen.
✨Professionelles Auftreten
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und kleide dich angemessen für das Interview. Ein freundliches und professionelles Auftreten ist entscheidend, da du oft der erste Kontakt für Besucher und Geschäftspartner bist.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Informiere dich über die RIB-Gruppe und ihre Vision. Zeige im Interview, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und bereit bist, zur digitalen Transformation in der Bauindustrie beizutragen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die in der Rolle zu erwarten sind, oder nach den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
