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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Büroalltag und unterstütze verschiedene Abteilungen.
- Arbeitgeber: ECS ist ein dynamisches Unternehmen in Zürich, das Innovation und Teamarbeit fördert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teamevents und ein modernes Büro warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte die Büroorganisation aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Erfahrung im Büromanagement sind gefragt.
- Andere Informationen: Bewerbungen bitte auf Englisch einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 72000 € pro Jahr.
Der Office Manager ist verantwortlich für die tägliche Organisation und administrative Unterstützung des Büros von ECS in Zürich. Diese Rolle umfasst das Management von Büromaterialien und Wartung, die Koordination administrativer Aufgaben, die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen zur Unterstützung anderer Mitarbeiter und die Pflege von Beziehungen zu Anbietern. Der Office Manager spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Erstellung und Pflege von Büro-Richtlinien, unterstützt HR-Funktionen und erleichtert die reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Überwachung und Koordination der Büroabläufe und -verfahren zur Gewährleistung der organisatorischen Effektivität.
- Verwaltung des Bestands an Büromaterialien und Bestellung nach Bedarf.
- Als Ansprechpartner für bürobezogene Anfragen, Anbieter und Dienstleister fungieren.
- Sicherstellen, dass die Büroumgebung gut gepflegt ist, einschließlich der Organisation und Sauberkeit des Arbeitsplatzes.
- Unterstützung bei der Planung von Meetings, Terminen und Reisevorbereitungen für Mitarbeiter.
- Pflege und Aktualisierung von Büro-Richtlinien und -verfahren.
- Unterstützung der Personalabteilung, einschließlich der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Pflege von Mitarbeiterakten.
- Durchführung grundlegender Buchhaltungsaufgaben und Verwaltung von Büro-Budgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam.
- Förderung der internen Kommunikation und als Bindeglied zwischen den Abteilungen fungieren.
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen, Meetings und Teambuilding-Aktivitäten.
- Behandlung und Lösung administrativer Probleme zur Aufrechterhaltung reibungsloser Büroabläufe.
Qualifikationen:
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement mit Aufmerksamkeit für Details.
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
- Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und anderer Büroverwaltungssoftware.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und die Arbeitslast effektiv zu priorisieren.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
- Vertrautheit mit Schweizer HR-Praktiken, Arbeitsgesetzen und Büro-Budgetierung ist von Vorteil.
- Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft/Management, Personalwesen oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt.
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager, Verwaltungsmanager oder in einer ähnlichen Rolle wird bevorzugt.
Bitte reichen Sie alle Bewerbungen in Englisch ein.
Office Manager Arbeitgeber: ECS Technologie AG
Kontaktperson:
ECS Technologie AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Beispiele über deine Erfahrungen im Büro-Management überlegst. Denke an Situationen, in denen du organisatorische Herausforderungen gemeistert oder die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessert hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Büro-Management und HR-Praktiken in der Schweiz. Zeige während des Gesprächs, dass du über aktuelle Entwicklungen informiert bist und wie du diese in die Rolle des Office Managers einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen! Überlege dir im Voraus, welche Aspekte der Position oder des Unternehmens dich interessieren. Dies zeigt dein Engagement und dein Interesse an der Rolle und hilft dir, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Unterlagen zusammen: Bereite alle notwendigen Dokumente vor, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, eines Motivationsschreibens und relevanter Zeugnisse. Achte darauf, dass dein Lebenslauf die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen als Office Manager hervorhebt.
Motivationsschreiben anpassen: Gestalte dein Motivationsschreiben so, dass es auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Erfahrung im Umgang mit Büromaterialien und deine Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Vermeide Fachjargon, der möglicherweise nicht allgemein verständlich ist, und stelle sicher, dass deine Punkte gut strukturiert sind.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe sie sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck und zeigt deine Aufmerksamkeit für Details.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ECS Technologie AG vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Büromanagement und zur Organisation von Abläufen zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Koordination und Kommunikation zeigen.
✨Kenntnis der Unternehmensrichtlinien
Informiere dich über die spezifischen Büro- und HR-Richtlinien des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du ein Verständnis für die Wichtigkeit dieser Richtlinien hast und wie du sie umsetzen würdest.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite eine kurze Präsentation oder ein Beispiel vor, das deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Priorisierung von Aufgaben demonstriert. Dies könnte eine Übersicht über ein erfolgreiches Projekt sein, das du geleitet hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
