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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernehme Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Region Köln/Bonn e.V. gestaltet die Zukunft der Region durch innovative Projekte.
- Mitarbeitervorteile: Job-Ticket, Job-Rad, betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeiten warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Transformation der Region und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens drei Jahre Erfahrung im Sekretariat erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet und wird nach TVöD vergütet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Region Köln/Bonn steht vor der Herausforderung die Transformation von Raum, Infrastruktur und Wirtschaft in den kommenden Jahren nachhaltig zu gestalten. Energie- und Ressourcenwende, Klimaschutz und Klimawandelanpassung, die Mobilitätswende, die Digitalisierung u.a.m. führen zu tiefgreifenden Umbauaufgaben, denen es mit zukunftsweisenden Konzepten und Projekten zu begegnen gilt. Zentrale Arbeitsgrundlage hierfür ist das Agglomerationsprogramm der Region Köln/Bonn, dessen Umsetzung der Verein koordiniert und vorantreibt.
Der Region Köln/Bonn e.V. ist als Regionalmanagement für die Region Köln/Bonn Konzept und Strategieentwickler, Initiator und Moderator von Kooperationen und Projekten, Vernetzer von Akteuren*innen sowie Sprachrohr der Region in Richtung Land NRW und Bund.
Ihre Kernaufgaben
- Eigenständige Übernahme aller klassischen Sekretariatsaufgaben wie z.B. Korrespondenz, Termin- und Reisekoordination, Organisation von internen und externen Sitzungen, analoge und digitale Dokumenten- und Datenablage.
- Büroorganisation und selbständige Erledigung ausgewählter Verwaltungsaufgaben (Beschaffung von Büromaterialien, Koordination von Dienstleistern).
- Adressverwaltung/-management mit einem Datenbanksystem: Pflege und Weiterentwicklung der Datenbank, Aufbau von Verteilern, Einladungsmanagement, Versand Serienbriefe.
- Unterstützung bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Tagungen.
Unsere Anforderungen
- Kaufm. Ausbildung mit mind. drei Jahren Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich oder vergleichbare Qualifikationen.
- Sicheres Beherrschen des MS-Office-Pakets.
- Kenntnisse in der digitalen Adressverwaltung (Cobra) und technisches Kommunikations-Know-how.
- Sehr gutes Organisationstalent sowie Freude an selbständiger und eigenverantwortlicher Arbeitsweise.
- Kommunikative, flexible und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit.
- Sicheres Auftreten und gute Umgangsformen.
Wir bieten Ihnen
Neben der Übernahme des Job-Tickets und der Möglichkeit eines Job-Rads, eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sowie eine flexible Arbeitszeitgestaltung. Diese attraktive Stelle wird in Anlehnung an den TVöD vergütet und ist als Vollzeitstelle geplant. Die Anstellung ist auf zwei Jahre befristet.
WIR FREUEN UNS AUF IHRE BEWERBUNG!
Interessiert? Ihre aussagekräftige Bewerbung mit vollständigen Bewerbungsunterlagen und der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen richten Sie bitte bis 19. Mai 2025 per E-Mail (bitte max. 2 PDF-Dateien) an: Region Köln/Bonn e.V. | Rheingasse 11 | 50676 Köln.
Für Rückfragen steht Ihnen Herrn Christoph Wirtz unter 0221-92547762 oder per E-Mail unter wirtz@region-koeln-bonn.de gerne zur Verfügung.
Der Region Köln/Bonn e.V. fördert die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung besonders berücksichtigt.
Region Köln/Bonn e.V. Geschäftsstelle Rheingasse 11, 50676 Köln ZUKUNFT GEMEINSAM GESTALTEN.
Mitarbeiter*in (m/w/d) im Aufgabenbereich Sekretariat / Büroorganisation Arbeitgeber: Region Köln/Bonn e.V.
Kontaktperson:
Region Köln/Bonn e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in (m/w/d) im Aufgabenbereich Sekretariat / Büroorganisation
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Projekte der Region Köln/Bonn. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein Verständnis für die aktuellen Themen wie Klimaschutz und Digitalisierung hast und wie du mit deinen Fähigkeiten zur Lösung dieser Herausforderungen beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Organisation und deren Arbeitsweise zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Einblicke können dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten konkret zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben gemeistert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu deiner Flexibilität und Teamfähigkeit zu beantworten. In einem dynamischen Umfeld wie dem der Region Köln/Bonn ist es wichtig, dass du zeigst, dass du anpassungsfähig bist und gut im Team arbeiten kannst. Bereite dir auch hier konkrete Beispiele vor.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in (m/w/d) im Aufgabenbereich Sekretariat / Büroorganisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Fokus: Gehe in deinem Bewerbungsschreiben gezielt auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen ein. Zeige, wie deine kaufmännische Ausbildung und deine Berufserfahrung im Sekretariatsbereich dich für diese Position qualifizieren.
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten: Hebe deine Stärken in der Büroorganisation und dein gutes Organisationstalent hervor. Nenne konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeit zur selbständigen Erledigung von Verwaltungsaufgaben belegen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Stelle eine kommunikative Persönlichkeit erfordert, solltest du in deinem Anschreiben betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Dies kann durch Beispiele aus der Termin- und Reisekoordination geschehen.
Gestalte deine Bewerbungsunterlagen ansprechend: Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen klar strukturiert und optisch ansprechend sind. Verwende eine professionelle Schriftart und achte auf eine fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik. Halte dich an die Vorgaben bezüglich der Anzahl der PDF-Dateien.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Region Köln/Bonn e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Sekretariatsfragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen im Sekretariat und der Büroorganisation. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Zeige deine MS-Office-Kenntnisse
Da das sichere Beherrschen des MS-Office-Pakets eine wichtige Anforderung ist, solltest du bereit sein, deine Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint zu erläutern. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast.
✨Hebe deine Organisationstalente hervor
Die Position erfordert ein gutes Organisationstalent. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du Termine, Reisen oder Veranstaltungen erfolgreich organisiert hast. Dies wird deine Fähigkeit zur Selbstorganisation unterstreichen.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Da Teamfähigkeit gefordert ist, solltest du Beispiele parat haben, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Zeige, wie du in einem Team kommunizierst und Konflikte löst.
