Projektreferent / Projektreferentin der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie haben Freude an der Entwicklung innovativer Ideen? Sie möchten die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen kreativ und benutzerfreundlich mitgestalten? Sie arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen, lieben die Herausforderung und können sich auf unterschiedlichste Situationen einstellen?

Wir suchen eine kommunikationsstarke, offene und innovative Persönlichkeit zur Unterstützung beider Geschäftsführer (administrativ und technisch) im Kontext der fachlichen und technischen Neugestaltung des Studienplatzvergabeverfahrens in Deutschland im Projekt hochschulstart.

In dieser vielseitigen Rolle fungieren Sie als Schnittstelle zwischen den handelnden Akteuren und der Geschäftsführung, bereiten Termine vor und nach, erstellen Präsentationen und Reden der Geschäftsführung und bringen sich in die Kommunikation mit den Stakeholdern der Stiftung mit Ihren Ideen aktiv ein.

Ihre Aufgaben bei uns:

• Sie übernehmen eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Gremien, Fachteams und dem Leitungsteam des Projekts. Dabei begleiten Sie den Projektfortschritt aus verschiedenen Blickwinkeln und vermitteln bei komplexen Sachverhalten.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung bei strategischen und konzeptionellen Fragestellungen, bereiten Beschlussvorlagen auf und recherchieren bei Bedarf auch nationale und internationale hochschul- sowie wissenschaftspolitische Themen.
• Sie erarbeiten in enger Zusammenarbeit mit dem Leitungsteam des Projekts und der Assistenz der Geschäftsführung Anschreiben, Grußworte, Reden, Präsentationen, Berichte und Stellungnahmen für die Geschäftsführung.
• Sie unterstützen bei der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern und anderen wichtigen Projektpartnern. Dabei stellen Sie die Kommunikation der Erkenntnisse und Ergebnisse sowie ihre Umsetzung in den Projektkontext hinein sicher.
• Sie nehmen an allen relevanten Projektbesprechungen im Auftrag der Geschäftsführung teil, insbesondere im Bereich des Projektcontrollings.
• Sie berichten der Geschäftsführung regelmäßig über die Fortschritte sowie mögliche Risiken und Schwachstellen im Projektverlauf.

Ihr Profil:

• Sie haben ein wissenschaftliches Hochschulstudium (Master, Staatsexamen oder Diplom), gerne aus dem Bereich der Rechts-, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Kommunikations-, Informations- oder Politikwissenschaften, erfolgreich abgeschlossen.
• Wünschenswert ist eine Berufserfahrung aus einer Referententätigkeit oder einem ähnlichen Bereich in der Begleitung eines Projektes, idealerweise eines umfangreichen Digitalisierungsprojektes.
• Sie kommunizieren adressatengerecht und bereiten Unterlagen zielgruppenorientiert auf, verfügen über starke konzeptionelle und analytische Fähigkeiten, sind belastbar, diskret und zuverlässig.
• Sie sind routiniert im Umgang mit modernen Bürokommunikations- und - organisationsmitteln, wie MS-Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook), Wikis (Confluence) und operativen Projektmanagementtools (Jira).

Wir bieten Ihnen:

• Eine auf zwei Jahre befristete Beschäftigung.
• Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 13 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Eine umfassende fachliche Einarbeitung in die Aufgaben und Strukturen der Stiftung.
• Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit).
• Eine zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung sowie betriebsärztliche Versorgung und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an die administrative Geschäftsführerin Frau Bibiana Kemner (0231/1081-2140) wenden.

Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 06.05.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de