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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in Basel, das Wert auf Teamarbeit und Kundenservice legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Büros und ein freundliches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte den ersten Eindruck des Unternehmens.
- Gewünschte Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung im Kundenservice, fließend in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: Keine Motivationsschreiben nötig, einfach Lebenslauf und Zeugnisse einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Mitglied des Office-Teams spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Überwachung aller Aktivitäten am Empfang und gewährleisten einen zeitgerechten und genauen Service für interne und externe Kunden. Diese Position berichtet direkt an die Executive Assistant des CEO.
Ihre Hauptaufgaben:
- Verwaltung und Ausführung aller täglichen Abläufe am Empfang, einschließlich:
- Begrüßung und Unterstützung von Besuchern und Anbietern, einschließlich Registrierung und Abholung am Haupteingang
- Beantwortung eingehender Anrufe und Überwachung des allgemeinen Postfachs des Unternehmens, Weiterleitung von Nachrichten nach Bedarf und fungieren als Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen
- Verwaltung von eingehender und ausgehender Post, einschließlich Abholung, Überprüfung, Verteilung und Lieferung an die Post
- Pflege der Empfangs- und Büromaterialien
- Überwachung von Besprechungsräumen und Gemeinschaftsräumen (z.B. Küche), einschließlich Buchung, Gewährleistung von Sauberkeit und Ordnung sowie Verwaltung der Ausstattung innerhalb des Budgets
- Koordination von Catering-Diensten für Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich Bestellung, Aufbau und Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Services
- Überwachung der Zuteilung und Nutzung der Parkplätze des Unternehmens
- Unterstützung bei der Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Zugtickets, Unterkünfte usw.)
- Verwaltung der „Handkasse“ (Bargeldfonds) und der Firmenkreditkarte am Empfang, Gewährleistung einer genauen Ausgabenverfolgung
- Unterstützung interner Veranstaltungen für Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit dem CEO-Assistenten, Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Budgetplanung, Logistik und Kommunikation
Ihr Profil:
- 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle
- Kundenorientierung
- Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere in der Zusammenarbeit und im Beziehungsaufbau
- Lösungsorientierte Denkweise mit starken Problemlösungs- und Analysefähigkeiten sowie einem scharfen Auge für Details
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und starke Selbstorganisation zu demonstrieren, um Fristen einzuhalten und Aufgaben effizient zu verwalten
- Erfahrung in einem gut abgestimmten, kollaborativen Teamumfeld, in dem die Verantwortlichkeiten gleichmäßig verteilt sind
- Bereitschaft zu lernen und neue Verantwortlichkeiten in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu übernehmen
- Kenntnisse in MS Office
- Fließend in Englisch und Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
Sebastian Pal freut sich auf den Erhalt Ihrer Bewerbungsunterlagen über das Jobportal (Lebenslauf, Diplom, Referenzschreiben; kein Motivationsschreiben erforderlich). Vollständige Diskretion ist garantiert und wir beantworten gerne alle weiteren Fragen.
Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für Empfangs- und Büroleiterpositionen recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Kundenservice und in der Organisation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Während des Gesprächs ist es wichtig, klar und präzise zu kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und freundlich präsentierst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Firma und ihre Werte. Wenn du während des Interviews zeigst, dass du die Mission und Vision von StudySmarter verstehst und schätzt, wird das deine Chancen erhöhen, als geeigneter Kandidat wahrgenommen zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Receptionist / Office Manager 80 100% - Basel
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente wie Lebenslauf, Diplome und Referenzschreiben bereit hast. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anpassung des Lebenslaufs: Betone in deinem Lebenslauf deine Erfahrungen im Kundenservice und deine Fähigkeiten in der Büroorganisation. Hebe relevante Tätigkeiten hervor, die deine Eignung für die Position als Empfangsmitarbeiter / Office Manager unterstreichen.
Sprache und Kommunikation: Da fließende Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich sind, achte darauf, dass deine Sprachkenntnisse in deinem Lebenslauf deutlich hervorgehoben werden. Verwende klare und präzise Formulierungen, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Einreichung der Bewerbung: Reiche deine Bewerbung über das Jobportal ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind. Achte darauf, dass du keine Motivationsschreiben beifügen musst, um den Prozess zu vereinfachen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner bisherigen Erfahrung im Kundenservice und zur Verwaltung von Bürotätigkeiten zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge in ähnlichen Positionen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion mit Besuchern und internen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und freundlich kommunizierst. Übe, wie du dich selbst und deine Erfahrungen präsentierst.
✨Demonstriere deine Problemlösungsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du Probleme erfolgreich gelöst hast. Dies könnte beispielsweise die Organisation eines Meetings oder die Handhabung von unerwarteten Herausforderungen am Empfang betreffen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Zeige dein Interesse an der Firma, indem du Fragen zur Teamdynamik und zur Unternehmenskultur stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passen würdest.
