Assistenz und Sachbearbeiter:in für das Vorstandsbüro der Dekanin und der Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen. Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen. Willkommen im UKE.

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination- und organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen im Dekanatsbüro vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

• Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement)
• Terminkoordination- und überwachung
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
• Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
• Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
• Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
• Rechnungssachbearbeitung
• Mitwirkung bei der administrativen und wissenschaftlichen Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung und Kommentierung von Kennzahlen und Berichten
• Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats
• Mitwirkung bei Projekten des Dekanats

Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen. Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert. Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen. Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil. Gute Englischkenntnisse. Gutes technisches Grundverständnis. Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA. Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander. Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team. Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere. Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten. Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing. Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen. Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote. Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände.