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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang und unterstütze das Führungsteam bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bereich Identity & Access Management in Berlin.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Sicherheit moderner IT-Infrastrukturen bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Empfang oder Assistenz, sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Arbeite mindestens 3 Tage pro Woche im Büro und genieße eine angenehme Du-Kultur.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres IAM-Teams in Berlin suchen wir ab sofort zur Festanstellung einen Office Manager & Executive Assistant (m/w/d). Diese Position bietet dir die Möglichkeit, eng mit unserem Vice President und dem Führungsteam der IAM (Identity & Access Management) zusammenzuarbeiten und einen wertvollen Beitrag im Bereich IAM zu leisten.
Aufgrund unseres kürzlichen Umzuges in die Stromstraße in Alt-Moabit, haben die administrativen Empfangstätigkeiten aktuell Vorrang. Grundsätzlich biete die Stelle eine gleichmäßige Aufteilung der folgenden Aufgabenbereiche:
- Empfangs- und administrative Tätigkeiten
- Betreuung des Empfangsbereichs und erste Ansprechperson für Besucher, Geschäftspartner und interne Mitarbeitende
- Telefonzentrale besetzen und Anrufe weiterleiten
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Paketversand
- Bestellung von Büromaterialien sowie allgemeine administrative Unterstützung
- Sicherstellung eines professionellen und ordentlichen Empfangsbereichs sowie der Konferenzräume
- Unterstützung des VP IAM und des Teams bei administrativen Aufgaben
- Erstellung von Berichten, Auswertungen und Forecast-Abgleichen
- Koordination und Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen
- Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Partnern
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten sowie CRM-Stammdaten
- Bearbeitung von Präsentationen für Meetings, Kunden und das Management
An mindestens 3 Tagen/Woche sollte im Office vor Ort gearbeitet werden.
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Assistenz- oder Empfangspositionen
- Bereitschaft, hauptsächlich aus dem Office in der Stromstraße zu arbeiten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, vor allem Excel
- Organisationstalent und Teamfähigkeit
- Selbstständige und kundenorientierte Arbeitsweise
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Unser Angebot:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Tage Urlaub
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitkonto, um Arbeit und Privatleben in Balance zu halten
- Betriebliche Rentenversicherung mit Zuschüssen
- Arbeitgeberfinanzierte Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung
- Zuschüsse zum Jobticket für eine stressfreie Anreise
- Fahrrad-Leasing und Unterstützung beim gesunden Arbeitsweg
- Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Exklusive Mitarbeiterangebote von erstklassigen Herstellern und Marken
- Angenehme Arbeitsatmosphäre mit gelebter Du-Kultur
- Betriebliches Gesundheitsmanagement, einschließlich Yoga- und Rückenfitkurse
Identity Access Management (IAM) ist ein entscheidender Bestandteil moderner IT-Infrastrukturen. Mit unserer Lösung, der Garancy IAM Suite, unterstützen wir Unternehmen dabei, den Zugriff auf Daten und Anwendungen sicher und effizient zu verwalten und so die Sicherheitsstandards hochzuhalten.
Bewirb dich jetzt über HeyJobs.
Office Manager Arbeitgeber: Beta Systems Software AG
Kontaktperson:
Beta Systems Software AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Unternehmenskultur von StudySmarter. Besuche unsere Social-Media-Kanäle und die Unternehmenswebsite, um ein Gefühl für die Werte und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Das hilft dir, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationstalente und Teamfähigkeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Position und das Unternehmen während des gesamten Bewerbungsprozesses. Eine positive Einstellung und echtes Interesse können oft den Unterschied machen und dich von anderen Bewerbern abheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle dein Profil vor: Beginne deine Bewerbung mit einer kurzen Vorstellung deiner Person. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante Erfahrungen in Assistenz- oder Empfangspositionen, um sofort einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Hebe deine Fähigkeiten hervor: Gehe gezielt auf die geforderten Fähigkeiten ein, wie z.B. sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel. Zeige, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position des Office Managers interessierst und was dich an der Arbeit im IAM-Team reizt. Betone deine Teamfähigkeit und kundenorientierte Arbeitsweise.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Beta Systems Software AG vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers und Executive Assistants. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in Empfangs- und Assistenzpositionen dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Organisationstalente
Da Organisationstalent eine wichtige Anforderung ist, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben strukturiert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Kommunikation mit internen und externen Partnern entscheidend ist, solltest du Beispiele für erfolgreiche Kommunikationssituationen aus deiner Vergangenheit bereit haben. Zeige, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher kommunizieren kannst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt.
