Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Universität Stuttgart ist ein führendes Forschungsinstitut in einer dynamischen Industrieregion.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Zusatzleistungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative Verfahren für nachhaltige Technologien und arbeite in einem motivierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Büroorganisation oder ähnlichem und gute MS Office-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 56000 € pro Jahr.
Gestalten Sie den Institutsalltag mit uns! Die Universität Stuttgart steht für herausragende, weltweit beachtete interdisziplinäre Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit über 22.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten ist sie verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt. Zukunft beginnt mit Vordenkern – seien Sie dabei!
Das Institut für Chemische Verfahrenstechnik (ICVT) an der Universität Stuttgart beschäftigt sich mit der Übertragung (elektro-)chemischer Umsetzungen in den industriellen Maßstab – mit Schwerpunkten auf der Elektrifizierung von chemischen Herstellprozessen, der Polymerreaktionstechnik und der Membranherstellung. Durch die Entwicklung innovativer Verfahren tragen wir zur Ressourcenschonung, Emissionssenkung und Förderung nachhaltiger Technologien bei, die in zahlreichen Branchen wie Pharma, Energieversorgung und Konsumgüter Anwendung finden.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie!
Ihre Aufgaben – Hier gestalten Sie mit
- Sie entlasten die Institutsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Institutsalltags.
- Sie planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Reisen, erstellen notwendige Unterlagen und kümmern sich um die Abrechnung von Dienstreisen.
- Sie verwalten eigenverantwortlich die Studienangelegenheiten des Instituts, koordinieren Lehr- und Prüfungsabläufe und sind Ansprechperson für Studierende.
- Sie kommunizieren mit internationalen Projektpartner*innen aus Wissenschaft und Industrie sowie mit der Zentralen Verwaltung der Universität und managen die Institutsbibliothek und Dokumentenorganisation.
- Im Urlaubsfall unterstützen Sie in Finanz- und Personalwesen sowie bei der Beschaffung und Inventarisierung.
Ihr Profil – Das bringen Sie mit
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in Büroorganisation, Büromanagement oder Sekretariatswesen und möchten Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen.
- Ihre eigenständige, flexible und verantwortungsbewusste Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, vielseitige und anspruchsvolle Aufgaben mit Leichtigkeit zu meistern.
- Mit Ihrer freundlichen und aufgeschlossenen Art überzeugen Sie im professionellen Umgang mit Mitarbeitenden, Studierenden und externen Partner*innen.
- Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen sicher und nutzen diese gezielt, um Ihre Aufgaben effizient und strukturiert zu erledigen.
- Ihr Engagement, Ihr Organisationstalent und Ihre ausgeprägte Teamfähigkeit machen Sie zu einem wertvollen Mitglied unseres Teams.
- Englischkenntnisse sind ein Plus.
Nicht alles passt? Bewerben Sie sich trotzdem. Wir setzen auf Ihre Lernbereitschaft und Talente in einem kompetenten Team und ermöglichen eine umfassende Einarbeitung.
Ihre Vorteile – Das bieten wir Ihnen
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit interessanten, vielseitigen und anspruchsvollen Aufgaben in einem dynamischen und stabilen universitären Umfeld.
- Eine vorerst auf vier Jahre befristete Teilzeitstelle (50 %) mit einer Vergütung bis zu TV-L E8 und zahlreichen Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlung, vermögenswirksamen Leistungen und zusätzlicher Altersvorsorge.
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleittage.
- Hervorragende Anbindung an den ÖPNV, vergünstigtes JobTicket für Bus und Bahn sowie JobRad-Angebote.
- Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Sportangeboten.
Ihr Weg zu uns - So bewerben Sie sich
Interessiert? Dann senden Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) in einem PDF per E-Mail an: Betreff: Sekretär*in der Institutsleitung. Bewerbungsschluss: 30.04.2025. Diskretion und Vertraulichkeit sind garantiert. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier. Leider können wir keine Bewerbungs- oder Vorstellungskosten erstatten.
Sie haben noch Fragen? Dr. Ute Tuttlies, Akademische Oberrätin am ICVT, freut sich über Ihren Anruf unter 0711/685-85216 oder per E-Mail.
Zukunft beginnt mit Vordenkern – seien Sie dabei! Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. Die Universität Stuttgart fördert Chancengleichheit und Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt.
Sekretär der Institutsleitung (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\'] Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär der Institutsleitung (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Bekannten, die bereits an der Universität Stuttgart arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Forschungsschwerpunkte des Instituts für Chemische Verfahrenstechnik. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit den Themen auseinandergesetzt hast und wie du zur Unterstützung dieser Projekte beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Arbeitsweise und Organisationstalent vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Umgang mit Studierenden unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Lernbereitschaft. Da die Stelle auch Aufgaben im Finanz- und Personalwesen umfasst, betone deine Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär der Institutsleitung (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere das Institut: Informiere dich über das Institut für Chemische Verfahrenstechnik (ICVT) und die Universität Stuttgart. Verstehe die Schwerpunkte der Forschung und die Rolle des Sekretärs in diesem Kontext.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine Ausbildung in Büroorganisation oder Büromanagement sowie relevante berufliche Erfahrungen hervorhebt. Achte darauf, alle wichtigen Informationen klar und strukturiert darzustellen.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse vollständig und korrekt sind. Achte auf die Formatierung und speichere alles in einem PDF-Dokument.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Sekretär der Institutsleitung übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du organisatorische und administrative Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du mit internationalen Projektpartner*innen und Studierenden kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen und zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zu vermitteln.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das Arbeiten im Team ist ein zentraler Bestandteil dieser Position. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und dein Engagement für die Zusammenarbeit mit anderen verdeutlichen. Zeige, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
✨Sei bereit für Fragen zu MS Office
Da die Beherrschung von MS Office-Anwendungen gefordert wird, sei darauf vorbereitet, Fragen zu deinen Kenntnissen in diesen Programmen zu beantworten. Vielleicht kannst du auch konkrete Beispiele nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
