Executive Assistant (All Genders)

Join Alvarez & Marsal (A&M) – Empowering Diverse Talent to Drive Impactful Results. At Alvarez & Marsal (A&M), wir sind stolz auf unseren globalen Ruf für Führung, Handeln und Ergebnisse. Als privat geführte Unternehmensberatung, die 1983 gegründet wurde, spezialisieren wir uns auf Beratungs-, Geschäftsleistungsverbesserungs- und Turnaround-Management-Dienstleistungen. Mit über 10.000 Mitarbeitern in sechs Kontinenten und 86 Standorten helfen wir Unternehmen, Investoren und Regierungen, komplexe Herausforderungen zu bewältigen, Wachstum zu fördern und Ergebnisse zu erzielen. Unser deutsches Büro wächst schnell, und wir suchen einen enthusiastischen, proaktiven und kollaborativen Executive Assistant (m/w/d), der unser Team verstärkt.

Wenn Sie jemand sind, der in einer dynamischen, vielfältigen und sich ständig verändernden Umgebung gedeiht und es genießt, andere zu unterstützen, möchten wir von Ihnen hören!

Über die Rolle: Wir suchen jemanden, der umfassende Unterstützung für unsere Geschäftsführer und deren Teams innerhalb einer unserer Geschäftseinheiten bietet. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung reibungsloser Abläufe, der Verwaltung von Zeitplänen, der Förderung interner Kommunikation und der Bereitstellung wichtiger administrativer Unterstützung. Wenn Sie eine detailorientierte, proaktive Person mit starken organisatorischen Fähigkeiten und einer Leidenschaft für die Unterstützung anderer sind, bietet Ihnen diese Rolle die Möglichkeit, sich in einem dynamischen, internationalen Umfeld weiterzuentwickeln.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Terminplanung & Koordination: Verwalten Sie die Kalender der Geschäftsführer, organisieren Sie Meetings und gewährleisten Sie eine effiziente Kommunikation zwischen den Teams.
• Projekt- & Veranstaltungsunterstützung: Unterstützen Sie bei der Einrichtung von Projekten und der Koordination interner und externer Veranstaltungen.
• Finanzverwaltung: Bearbeiten Sie eingehende Rechnungen, erstellen Sie Zeit- und Spesenberichte und stellen Sie Kundenrechnungen aus.
• Reise- & Logistikkoordination: Koordinieren Sie Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Transport.
• Onboarding-Unterstützung: Arbeiten Sie eng mit HR zusammen, um das Onboarding neuer Teammitglieder zu unterstützen und als deren erster Ansprechpartner zu fungieren.
• CRM & Marketing: Unterstützen Sie Marketinginitiativen, indem Sie Aktivitäten mit Salesforce verfolgen.

Wesentliche Fähigkeiten & Erfahrungen:

• Mindestens 4 Jahre Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle, idealerweise zur Unterstützung von Führungskräften.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten (sowohl schriftlich als auch mündlich), fließend in Deutsch und Englisch.
• Organisatorisches Talent, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten, enge Fristen und wechselnde Aufgaben mühelos zu verwalten.
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit dem Wunsch, einen bedeutenden Einfluss zu haben.
• Komfortables Arbeiten sowohl unabhängig als auch im Rahmen eines kollaborativen Teams.
• Kenntnisse in MS Office und Vertrautheit mit Salesforce sind von Vorteil.

Warum A&M?

• Inklusive und fördernde Umgebung: Eine Arbeitskultur, die Vielfalt schätzt und gleiche Chancen für Wachstum und Aufstieg bietet.
• Work-Life-Balance: Flexibilität und Verständnis, um Ihnen zu helfen, Ihre persönlichen und beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen.
• Karriereentwicklung: Möglichkeiten für kontinuierliche Schulung und Wachstum in einer globalen Organisation, die Innovation und Exzellenz schätzt.
• Unterstützendes Team: Ein eng verbundenes, zugängliches Team, das Sie unterstützt, während Sie wachsen und erfolgreich sind.

Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Hintergründe und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Wenn Sie Teil der Erfolgsgeschichte von A&M werden und in einem dynamischen Umfeld wachsen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.