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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson für die Hochschulleitung und organisiere Meetings und Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland mit über 15.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein sicheres Arbeitsumfeld im Dienste des Landes Hessen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Hochschule und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium mit relevanter Erfahrung in der Verwaltung.
- Andere Informationen: Teilzeitbeschäftigung ist möglich; Chancengleichheit und Vielfalt werden gefördert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mit über 15.000 Studierenden und 1.000 Lehrenden, Forschenden und Mitarbeitenden im Herzen von Frankfurt am Main sind wir eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Deutschland. Unser Selbstverständnis ist es, Studierende auf ihrem Weg zu verantwortungsvollen Zukunftsgestalter*innen zu fördern. Wir richten unser Tun konsequent an unseren strategischen Leitplanken Praxisnähe, Interdisziplinarität, Internationalität, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und gesellschaftliche Verantwortung aus. Durch exzellente Lehre und Forschung bringen wir Wirtschaft, Politik und Gesellschaft in der Region und darüber hinaus entscheidend voran.
Im Dezernat Hochschulstrategie und Governance sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet folgende zwei Stellen zu besetzen:
- Zentrale Ansprechperson für den Hochschulpräsidenten bzw. für die Kanzlerin im täglichen Doing, u. a. Betreuung des elektronischen Postfachs, Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost sowie digitale Ablage, Terminkoordination, Reise- und Raumplanung;
- First-Point-of-Contact für alle an den Präsidenten bzw. an die Kanzlerin gerichteten Anliegen;
- Organisation und Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen;
- Schnittstelle in der Kommunikation zwischen der Hochschulleitung, der Hochschulverwaltung und den Fachbereichen der Hochschule sowie mit externen Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft;
- Enge Einbindung als Teammitglied in die Abläufe und Prozesse innerhalb des Dezernats, u. a. gegenseitige Vertretung im Sekretariat der Hochschulleitung.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse, die in einem Hochschulstudium auf dem Gebiet der Wirtschafts-, Rechts-, Verwaltungs-, Gesellschafts- und Sprachwissenschaften erworben wurden, mit relevanter Berufserfahrung von mindestens drei Jahren;
- Idealerweise mehrjährige Erfahrung auf Assistenz-/Sekretariatsebene oder vergleichbarer Tätigkeit für die oberste Leitungsebene einer Hochschule, eines Unternehmens oder einer Non-Profit-Organisation;
- Gute Kenntnisse von Strukturen und Abläufen einer Hochschule oder einer vergleichbaren öffentlichen Einrichtung sind von Vorteil;
- Hohe Arbeitsgenauigkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft;
- Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion;
- Sicheres und gewandtes Auftreten;
- Sehr gute Deutsch- und idealerweise gute Englischkenntnisse;
- souveräne Nutzung von IT-Anwendungen.
Unser Angebot:
- Interessante Aufgaben mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld;
- Gute Einarbeitung und regelmäßiges Feedback sowie offene und freundliche Arbeitsatmosphäre;
- Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten;
- Sicherer Arbeitsplatz im Dienste des Landes Hessen und Vereinbarkeit von Familie und Beruf;
- Landesticket Hessen;
- Ein umfangreiches Angebot von Hochschulveranstaltungen zu Gesellschaft, Kultur und Sport.
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-Hessen.
Wir setzen uns aktiv ein für Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen besonders Menschen mit Migrationsgeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellten werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt; dies gilt auch für Frauen in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind.
Grundsätzlich ist die Beschäftigung auch in Teilzeit möglich.
Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen.
Für fachliche Fragen bzw. Auskünfte steht Ihnen die Leiterin des Dezernats Hochschulstrategie und Governance, Frau Anna Arsova-Odrich, telefonisch (+49 69 1533-2421) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Kontaktperson Franziska Wolf (+49 69 1533-3285).
Wir freuen uns auf Ihre Onlinebewerbung bis zum 30.05.2025. Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung unser Online-Portal.
Assistenz Hochschulleitung (für Präsident und Kanzlerin) (m/w/d) Arbeitgeber: Frankfurt University of Applied Sciences
Kontaktperson:
Frankfurt University of Applied Sciences HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Hochschulleitung (für Präsident und Kanzlerin) (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Hochschule und ihre Strukturen. Verstehe die spezifischen Herausforderungen, mit denen die Hochschulleitung konfrontiert ist, und überlege, wie du in dieser Rolle unterstützen kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke aktiv mit Personen, die bereits in der Hochschulverwaltung oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Dies kann dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen für deine Bewerbung einbringen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Anforderungen der Stelle beziehen kannst. Zeige, dass du die nötige Flexibilität und Loyalität mitbringst.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, ein besseres Verständnis für die Erwartungen der Hochschulleitung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Hochschulleitung (für Präsident und Kanzlerin) (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Assistenz- und Verwaltungserfahrungen sowie deine Kenntnisse im Hochschulbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für die Rolle qualifizieren. Gehe auf die Werte der Hochschule ein und zeige, wie du dazu beitragen kannst.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Unterlagen beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Frankfurt University of Applied Sciences vorbereitest
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Hochschule und ihre Werte informieren. Verstehe die strategischen Leitplanken wie Praxisnähe, Interdisziplinarität und Digitalisierung, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Assistenz und Organisation unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Führungskräften zusammengearbeitet hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Stakeholdern ist, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um während des Interviews Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Rolle und wie der Erfolg gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, die Anforderungen zu erfüllen.
