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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Back Office.
- Arbeitgeber: SWMP ist ein erfolgreiches Unternehmen mit einem wertschätzenden Betriebsklima.
- Mitarbeitervorteile: Genieße moderne IT-Technik, Teamevents und eine langfristige Perspektive mit fairer Bezahlung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle dich fachlich sowie persönlich weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Mittlere Reife, kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Organisation sind erforderlich.
- Andere Informationen: Erhalte Einblicke in verschiedene Arbeitsbereiche und arbeite in einem modernen Büro.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Dein Tätigkeitsprofil
Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.
Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:
- Aufbereitung und abschließende Bearbeitung von Mandantenunterlagen inklusive Scannen und Ablage im Dokumentenmanagementsystem
- Erledigung der Korrespondenz mit Mandanten, Behörden, Erstellung von Serienbriefen
- Mandatsanlage und Pflege der zentralen Stammdaten, Bearbeitung und Aktualisierung von Datenbanken
- Verantwortung des allgemeinen E-Mail Postfachs (Koordination und Verteilung eingehenden Mails)
- Ansprechpartner am Telefon mit Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen
- Onboarding von Mitarbeitern als Schnittstelle zum Bereich Personal und IT
- Bestellung und Verwaltung des Büromaterial
- Planung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen
- Selbständige Abwicklung allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten
- Anleitung der Werkstudenten, die den Empfang und das Backoffice unterstützen
- Erledigung von allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Aktenanlage und dergleichen
Was wir von Dir erwarten:
- Mittlere Reife und eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Bereich Organisation
- Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
- Gute kommunikative Fähigkeiten, sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
- Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
Unser Angebot:
- Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima
- Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt
- Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage
- Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung
- Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
- Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete
Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln.
Deine Ansprechpartnerin: Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau Tel. 0821/543378-88 | Mail: bewerbung@swmp.eu www.swmp.eu/karriere
Back Office-Manager:in Arbeitgeber: LinkedIn
Kontaktperson:
LinkedIn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Back Office-Manager:in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Back Office arbeiten oder in ähnlichen Positionen tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die in der Branche verwendet werden, insbesondere MS-Office und DATEV. Wenn du diese Kenntnisse vorweisen kannst, hebt das deine Bewerbung hervor und zeigt dein Engagement.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in Gesprächen oder Netzwerktreffen. Diese Soft Skills sind für die Position als Back Office-Manager:in entscheidend und können den Unterschied machen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Back Office-Manager:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Back Office-Manager:in. Erkläre, warum du dich für diese Rolle interessierst und was dich an der Arbeit im Team reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen im Bereich Organisation und Verwaltung. Nenne spezifische Beispiele, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
Zeige deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office: Da ein sicherer Umgang mit MS-Office gefordert ist, solltest du in deiner Bewerbung konkret auf deine Kenntnisse eingehen. Erwähne spezielle Programme oder Funktionen, die du beherrschst, und wie du diese in der Vergangenheit angewendet hast.
Achte auf eine klare Struktur: Gestalte deine Bewerbung übersichtlich und strukturiert. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu gliedern, und achte darauf, dass deine Kontaktdaten sowie die Anrede korrekt sind. Ein gut strukturiertes Dokument hinterlässt einen positiven Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei LinkedIn vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Korrespondenz und telefonischen Kontakt erfordert, solltest du während des Interviews klar und selbstbewusst kommunizieren. Übe, wie du dich und deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die Stelle erfordert enge Zusammenarbeit mit Kollegen. Bereite Beispiele vor, die deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit unter Beweis stellen. Zeige, dass du ein wertvoller Teil eines Teams sein kannst.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über das Betriebsklima und die Teamdynamik zu erfahren. Stelle Fragen, die zeigen, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und dass dir ein respektvolles Miteinander wichtig ist.
