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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Institut für Mathematik bei Organisation und Verwaltung.
- Arbeitgeber: Die TU Berlin ist eine international renommierte Universität im Herzen Europas.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Vorteile des öffentlichen Dienstes.
- Warum dieser Job: Trage zur Wissenschaft bei und arbeite in einem internationalen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder gleichwertige Fähigkeiten erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitbeschäftigung möglich; unbefristete Anstellung ab sofort.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität.
Bei der Technischen Universität Berlin sind folgende Stelle/n zu besetzen: Fachgebietssekretär*in / Beschäftigte*r (d/m/w) – Entgeltgruppe 8 TV‑L Berliner Hochschulen. Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich; die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Fakultät II – Institut für Mathematik Kennziffer: II-164/25 (besetzbar ab sofort / unbefristet / Bewerbungsfristende 16.05.2025)
Aufgaben
- Als Fachgebietssekretär*in unterstützen Sie die Mitarbeiter*innen von Fachgebieten des Instituts für Mathematik in allen Organisations- und Verwaltungsaufgaben.
- Dies umfasst etwa die Bearbeitung von Personalangelegenheiten (auch von internationalen Mitarbeiter*innen und Gästen) und die Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel.
- Sie unterstützen die organisatorische Vorbereitung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen und helfen den Studierenden bei organisatorischen Fragen.
- Sie wirken bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten und bei der Organisation von Konferenzen und Dienstreisen mit, erstellen Statistiken und Übersichten und pflegen den Webauftritt der Fachgebiete.
- Wichtiger Teil vieler Aufgabengebiete ist das Schreiben und die Redaktion von anspruchsvollen, auch fremdsprachlichen Texten.
Profil
- Sie haben eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement erfolgreich abgeschlossen oder haben gleichwertige Fähigkeiten erworben.
- Sie haben Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal.
- Wünschenswert: Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit sehr guter Teamfähigkeit, kooperativer Arbeitsweise und ausgeprägter Dienstleistungsmentalität.
- Sie haben sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (sowohl mündlich als auch schriftlich), sehr gute Kenntnisse bei den Office-Anwendungen und die ausgeprägte Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem Handeln und zu strukturierter Organisation von Vorgängen.
- In einem sich stetig wandelnden Arbeitsumfeld erwarten wir die Bereitschaft zur regelmäßigen Weiter- und Fortbildung, insbesondere zur sicheren Beherrschung der momentan oder künftig zu benutzenden IT- und Web-Programme, zu LaTeX oder neuen verwaltungstechnischen Regelungen und Ordnungen.
Wir bieten
Bei uns erwartet Sie eine Tätigkeit in einem internationalen, akademischen Umfeld mit der Möglichkeit von flexiblen Arbeits- und Urlaubszeiten, mobilem Arbeiten und den weiteren Vorzügen des öffentlichen Dienstes. Sie sind mit vielfältigen Aufgaben betraut und arbeiten mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen zusammen. Ihre Unterstützung der Wissenschaftler*innen und Student*innen in Forschung und Lehre leistet einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Arbeit der Fachgebiete und wird von den Kolleg*innen wertgeschätzt.
Fachgebietssekretär*in / Beschäftigte*r (d/m/w) –Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen [Sofort Starten] Arbeitgeber: Jobbydoo
Kontaktperson:
Jobbydoo HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fachgebietssekretär*in / Beschäftigte*r (d/m/w) –Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen [Sofort Starten]
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der TU Berlin und des Instituts für Mathematik. Zeige in Gesprächen oder Netzwerken, dass du die Struktur und die Ziele der Universität verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Kontakte zu aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der TU Berlin zu knüpfen. Diese können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Teamfähigkeit und Dienstleistungsmentalität vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Bereich der Verwaltung und IT-Programme, die an der TU Berlin verwendet werden. Dies zeigt dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung und deine Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fachgebietssekretär*in / Beschäftigte*r (d/m/w) –Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen [Sofort Starten]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Fachgebietssekretär*in an der TU Berlin wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, wie z.B. Verwaltungserfahrung und Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Qualifikationen und Erfahrungen zur TU Berlin passen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobbydoo vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Fachgebietssekretär*in übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch erfordert, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu sprechen. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die TU Berlin sucht nach jemandem mit ausgeprägter Teamfähigkeit. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Zusammenarbeit beigetragen hast.
✨Sei bereit für Fragen zur IT- und Verwaltungssoftware
Da die Stelle Kenntnisse in verschiedenen IT-Programmen erfordert, sei bereit, Fragen zu deinen Erfahrungen mit diesen Programmen zu beantworten. Informiere dich über gängige Software, die in der Verwaltung verwendet wird, und zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung.
