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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Dezernentin im Büroalltag und bei spannenden Projekten.
- Arbeitgeber: Die Universität Heidelberg ist eine international angesehene Forschungsuniversität mit über 31.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, ein bezuschusstes Deutschlandticket und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und erlebe eine dynamische Arbeitsumgebung mit viel Gestaltungsspielraum.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und Erfahrung in der Büroorganisation haben.
- Andere Informationen: Die Stelle ist teilbar und fördert Chancengleichheit sowie Diversität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Std./Woche) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:
Ihre Aufgaben:
- Assistenz für die Dezernentin im Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben
- Office-Management: Organisationsaufgaben im Sekretariat, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Terminmanagement: für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen
- Finanzangelegenheiten und Beschaffungswesen: Vorprüfen von Anträgen, Buchungsvorgängen und Rechnungslegungslisten, Koordination der Beschaffungsverfahren, Bearbeitung von Rechnungen im eRechnungssystem
- Personalmanagement/Stellenbesetzungsverfahren: Bearbeitung von Krankmeldungen, Unterstützung bei der Ausschreibung von Stellen, Erledigung der Korrespondenz, Organisation der Gespräche, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
- Planungsaufgaben: Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen, Mitarbeit in Projekten
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in Verwaltung, Kenntnisse der Hochschulstrukturen
- Selbständiges Arbeiten
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
Wir bieten:
- Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Team
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
- Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 23.05.2025 in einer PDF-Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an: dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E-Mail-Adresse wenden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.
Dezernatsassistenz – Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst(w/m/d) Arbeitgeber: Jobwache
Kontaktperson:
Jobwache HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Dezernatsassistenz – Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst(w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Universität Heidelberg und ihre spezifischen Verwaltungsstrukturen. Ein gutes Verständnis der Hochschulorganisation kann dir helfen, in Gesprächen gezielt auf relevante Themen einzugehen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität, um Einblicke in die Arbeitsweise und die Unternehmenskultur zu erhalten. Diese Informationen können dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine verwaltet oder Projekte organisiert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe eventuell einige Fachbegriffe oder typische Formulierungen, die in der Verwaltung verwendet werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Dezernatsassistenz – Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst(w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen wie ein Anschreiben, einen Lebenslauf und relevante Zeugnisse in einer PDF-Datei zusammenstellst. Achte darauf, dass alle Dokumente gut strukturiert und übersichtlich sind.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Dezernatsassistenz deutlich macht. Gehe auf deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten ein, insbesondere im Bereich Bürokommunikation und Verwaltung.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone deine mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten und deine Kenntnisse der Hochschulstrukturen sowie der MS-Office-Programme.
E-Mail-Bewerbung versenden: Sende deine Bewerbung per E-Mail an die angegebene Adresse. Achte darauf, dass du alle Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei anhängst und die E-Mail höflich und professionell formulierst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobwache vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Dezernatsassistenz. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Verwaltung und im Office-Management dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Sprachkenntnisse betonen
Da sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch gefordert ist, solltest du während des Interviews sicherstellen, dass du deine Sprachkenntnisse unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Zeige während des Gesprächs, dass du über ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten verfügst. Du könntest Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung anführen, wo du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Repräsentatives Auftreten
Achte auf ein freundliches und professionelles Auftreten. Da du die Dezernentin unterstützen wirst, ist es wichtig, dass du einen positiven ersten Eindruck hinterlässt und zeigst, dass du die Werte der Universität Heidelberg repräsentieren kannst.
