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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere kaufmännische Prozesse und unterstütze den CEO in organisatorischen Belangen.
- Arbeitgeber: VAC SYSTEMS AG entwickelt innovative Vakuumentwässerungs-Entsorgungssysteme für verschiedene Branchen.
- Mitarbeitervorteile: Moderne Unternehmenskultur, Team-Events und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Technische oder kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Officemanagement erforderlich.
- Andere Informationen: Arbeitsort ist Bern, mit einem voll digitalisierten Arbeitsumfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die VAC SYSTEMS AG entwickelt als Pionier Vakuumentwässerungs-Entsorgungssysteme für GU/Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden im In- und Ausland und leistet dabei einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.
Im Zuge des Firmenausbaus suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager (a) 80 – 100%.
In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position koordinierst Du sämtliche kaufmännische Prozesse und unterstützt den CEO in organisatorischen und administrativen Belangen und stellst einen reibungslosen Betrieb des Business Supports sicher.
Aufgaben
- Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner für sämtliche organisatorischen und administrativen Belange (inkl. Recht/Compliance)
- Proaktiver Sparringpartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und Pendenzennachverfolgung
- Human Resources (ua. Rekrutierungen, HR-Administration, Auf- und Ausbau HR, Lohn)
- Auf- und Ausbau der VACAdemy (internes/externes Schulungsprogramm)
- Organisation von Meetings, Events, Messeauftritten sowie Kundenterminen
- Stellvertretung Finanzen/Controlling
- Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die Geschäftsleitung
- Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
- Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
- Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).
Qualifikation
- Technische oder kaufmännische Grundausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung auf Stufe HF oder zur Führungsfachperson mit eidg. FA oder gleichwertige Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung im Officemanagement im Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Service-Dienstleister oder Start up.
- Bereitschaft sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit einer Vielzahl von Themengebieten auseinanderzusetzen und ausgeprägte IT-Affinität
- Selbständige Arbeitsweise gepaart mit Organisationsflair und Planungskompetenz
- Offene, kommunikative Persönlichkeit mit hoher Belastbarkeit
- Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von Vorteil
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprüfung
- Deutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift
Benefits
- Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
- Optional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuern
- Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisieren
- Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
- Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem Teamspirit
- Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und Entlöhnung
- Top modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhanden
- Offene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und Initiativen
- Möglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen Weiterentwicklung
Arbeitsort Bern
Mit deiner Wesensart als kommunikative, proaktive und begeisterungsfähige Persönlichkeit leistest du einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt. Lässt das deinen Puls höherschlagen? Melde dich unverbindlich mit vollständigen Unterlagen. Wir freuen uns auf dich!
Office Manager (a) 80-100% Arbeitgeber: Whatjobs
Kontaktperson:
Whatjobs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (a) 80-100%
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der VAC SYSTEMS AG geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends im Officemanagement und in der Gebäudetechnik. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie diese das Unternehmen unterstützen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung im Projektmanagement vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Projekte erfolgreich geleitet hast und welche Methoden du dabei angewendet hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst. Dies ist besonders wichtig für die Rolle als Ansprechpartner für verschiedene Stakeholder im Unternehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (a) 80-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich gründlich über die VAC SYSTEMS AG. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Produkte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben klar zu formulieren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position des Office Managers wichtig sind. Betone deine Kenntnisse im Officemanagement sowie deine Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Bereich HR, Projektmanagement und deine IT-Affinität ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lasse es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Whatjobs vorbereitest
✨Bereite dich auf die Kernaufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Office Managers, insbesondere über die Koordination kaufmännischer Prozesse und die Unterstützung des CEO. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und achte darauf, wie du dich in Gesprächen ausdrückst.
✨Hebe deine IT-Affinität hervor
In der heutigen digitalen Welt ist eine hohe IT-Affinität wichtig. Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen mit digitalen Kommunikationskanälen und Softwarelösungen zu sprechen, die du in früheren Positionen verwendet hast.
✨Sei proaktiv und zeige Initiative
Die Stelle erfordert eine proaktive Haltung. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Initiative ergriffen hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern. Teile diese Beispiele im Interview, um zu zeigen, dass du die richtige Einstellung für die Rolle hast.
