Office Operations Specialist (all genders)

Wer wir sind: Unsere Strategie? Alles andere als typische Strategieberater! Unsere unkonventionelle Natur ist tief in unserer DNA verankert. Vor 60 Jahren hat BCG die Welt der Strategieberatung aufgemischt. Jetzt ist es zu einem der weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich gewachsen. Wie schaffen wir es, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein? Die Antwort ist einfach: indem wir uns jeden Tag neu erfinden und den besten Talenten und kreativsten Köpfen auf der ganzen Welt vielfältige Karrieremöglichkeiten bieten. Und indem wir Ihnen die Chance geben, Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeit und starke Integrität.

Was Sie tun werden: Als Office Operations Specialist in unserem Berliner Büro spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Schaffung einer reibungslosen, einladenden und effizienten Arbeitsumgebung im Herzen unserer täglichen Abläufe. Mit Ihrem prozessorientierten und präzisen Arbeitsstil unterstützen Sie den Office Operations Director in allen Bereichen des Büromanagements und bei einer Vielzahl von administrativen Aktivitäten, einschließlich spezieller Aufgaben. Darüber hinaus sind Sie ein zuverlässiger Ansprechpartner für aktuelle und neue Mitarbeiter im One BCG Berlin Büro in Bezug auf alle administrativen und arbeitsplatzbezogenen Fragen. Diese Position erfordert eine Präsenz vor Ort an fünf Tagen in der Woche, mit etwas Flexibilität für Remote-Arbeit.

Ihre Verantwortlichkeiten umfassen:

• Facility- und Infrastrukturmanagement: Hauptansprechpartner für unseren externen Dienstleister für Facility Services. Sicherstellen, dass alle Dienstleistungen nach höchsten Standards für BCG, seine Einheiten und unsere Untermieter erbracht werden.
• Workspace-Zuweisung: Unterstützung bei der effizienten Zuweisung und Einrichtung von Arbeitsplätzen in Abstimmung mit dem Workplace Experience-Team.
• Bürozugangsverwaltung: Verwaltung von Bürozugangssystemen wie ISGUS, einschließlich Onboarding/Offboarding von Zugriffsrechten, Badge-Handhabung und Schlüsseln.
• Büroumzüge und Renovierungsprojekte: Koordination von Dienstleistern und Logistik, um reibungslose Übergänge während Büroverlagerungen oder Renovierungsphasen sicherzustellen.
• Berufliche Gesundheit: Organisation der medizinischen Betreuung am Arbeitsplatz in Abstimmung mit dem Betriebsarzt.
• Sicherheit: Koordination von Ersthelfern und Brandschutzhelfern. Leitung des lokalen Sicherheits- und Sicherheitsrats und Teilnahme an ASA-Meetings.
• Berufsunfälle: Verwaltung und Dokumentation von Arbeitsunfällen in Zusammenarbeit mit HR, Recht und Versicherungsanbietern.
• Reaktionsmanagement: Unterstützung der Reaktionsprozesse und Beitrag zur organisatorischen Bereitschaft und Resilienz in Zusammenarbeit mit dem Incident Response Team (IRT).
• Prozessverbesserung: Kontinuierliche Beitragsideen zur Weiterentwicklung und Implementierung von Konzepten, die interne Arbeitsabläufe und Servicebereitstellung verbessern.

Was Sie mitbringen: Sie haben eine Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder Gastgewerbe erfolgreich abgeschlossen. Sie haben einige Berufserfahrungen in einer vergleichbaren Position gesammelt. Sie sind versiert im Umgang mit der MS Office Suite. Ihre schriftlichen und mündlichen Deutsch- und Englischkenntnisse sind ausgezeichnet.

Mit wem Sie arbeiten werden: Sie arbeiten eng und als ein Team mit unseren anderen Office Operations Specialists zusammen und berichten an den Office Operations Director im Berliner Büro. In Ihrer täglichen Arbeit werden Sie mit verschiedenen funktionalen Unterstützungsteams wie Office Services, Recruiting, IT und mehr zusammenarbeiten. Sie koordinieren auch mit externen Dienstleistern, Vermietern, Untermietern und internen Partnern wie L&D Campus und anderen BCG-Einheiten. Unser Team ist hochgradig kollaborativ und schätzt kontinuierliches Lernen.