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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte internationale Projekte und unterstütze das Team im Sekretariat.
- Arbeitgeber: Die Universität Stuttgart ist ein führendes Forschungsinstitut in einer dynamischen Region Europas.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Sozialleistungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines jungen, dynamischen Teams und arbeite in einem internationalen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie Organisationstalent mitbringen.
- Andere Informationen: Genieße zahlreiche Gesundheitsangebote und Sportmöglichkeiten an der Universität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum frühestmöglichen Termin eine*n Fremdsprachensekretär*in (m/w/d), 50%, Entgeltgruppe 9b TV-L, unbefristet.
Die Universität Stuttgart steht für herausragende, weltweit beachtete interdisziplinäre Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Unser international ausgerichtetes Institut steht für exzellente Forschung und Lehre auf den Gebieten der Regelungstechnik und Systemtheorie. Mit über 30 Mitarbeiter*innen engagieren wir uns für Spitzenforschung und bieten zugleich qualitativ hochwertige und innovative Lehre für eine Vielzahl von Studiengängen an.
Unser wissenschaftliches Team wird durch ein internationales administratives Team bestehend aus vier Personen unterstützt. Dieses Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Organisation des Instituts bei. Zusammen legen wir auch Wert auf ein gutes Miteinander. Ob bei der Umsetzung anspruchsvoller Projekte oder bei informellen Teamaktivitäten – offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung prägen unser Arbeitsklima. Die Arbeitssprache am Institut ist Englisch.
- Selbständige und eigenverantwortliche Übernahme von Tätigkeiten im Institutssekretariat
- Administrative Unterstützung der Institutsleitung
- Unterstützung und Verwaltung von (internationalen) Projekten
- Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlern
- Erstellen und redaktionelle Bearbeitung von Briefen, Manuskripten und Präsentationen in deutscher, englischer und weiteren Sprachen
- Budgetverwaltung (Haushaltsmittel und Drittmittel)
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Kolloquien
- Personalverwaltung (u.a. Einstellung von Mitarbeitern sowie Hilfskräften)
- Online-Verwaltung von Studien und Prüfungsleistungen
- Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Idealerweise Studium oder entsprechende abgeschlossene Ausbildung sowie Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Sehr gute Beherrschung in Wort und Schrift der englischen und deutschen Sprache, sowie zwei weiterer Sprachen. Selbstständige, engagierte und flexible Arbeitsweise, sowie Eigeninitiative. Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit. Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben sowie Affinität zu digitaler Arbeit. Freundliches und sicheres Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen, sowie Teamfähigkeit.
Sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, dynamischen Team an einer familienfreundlichen Universität. Vergütung nach E9b TV-L mit Jahressonderzahlung und den üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, Zuschuss zum JobTicket BW bzw. zum Deutschlandticket Job, bezuschusstes Essen in den Mensen, etc. Vielfältige Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement, wie Gesundheitskurse, die „Kraftpause“, Ergonomieberatung und Gesundheitsvorsorge. Präsenz- und Onlinekurse in über 100 verschiedenen Sportarten beim Hochschulsport. Umfangreiche interne Fort- und Weiterbildungsangebote.
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%) Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Kollegen, die bereits im akademischen Bereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf ein Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Universität Stuttgart und das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik informierst. Zeige, dass du die Werte und Ziele des Instituts verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind entscheidend. Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Projekten der Universität teilzunehmen, nutze diese Chance, um deine Fähigkeiten zu zeigen und Kontakte zu knüpfen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Wenn du mehrere Sprachen sprichst, erwähne dies in Gesprächen oder bei Networking-Events. Dies kann ein großer Vorteil sein, besonders in einem internationalen Umfeld.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch, um alle Anforderungen und Aufgaben zu verstehen. Achte besonders auf die geforderten Sprachkenntnisse und organisatorischen Fähigkeiten.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in darlegst. Betone deine Erfahrungen in der Verwaltung und deine Sprachkenntnisse.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Position wichtig sind, wie z.B. Organisationstalent und Teamfähigkeit.
Dokumente überprüfen: Überprüfe alle eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Anschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da die Arbeitssprache am Institut Englisch ist, solltest du sicherstellen, dass du deine Englischkenntnisse während des Interviews unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen auf Englisch zu beantworten und eventuell auch einige deiner Erfahrungen in dieser Sprache zu teilen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Position erfordert sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, die zeigen, wie du erfolgreich administrative Aufgaben gemeistert hast und wie du bei der Organisation von Veranstaltungen oder Projekten geholfen hast.
✨Bereite dich auf internationale Aspekte vor
Da das Institut international ausgerichtet ist, könnte es hilfreich sein, über deine Erfahrungen mit internationalen Projekten oder Gastwissenschaftlern zu sprechen. Zeige, dass du aufgeschlossen gegenüber neuen Kulturen bist und wie du in einem multikulturellen Umfeld arbeiten kannst.
✨Sei bereit für digitale Themen
Die Affinität zu digitaler Arbeit ist ein wichtiger Aspekt der Stelle. Informiere dich über die digitalen Tools und Plattformen, die im Institut verwendet werden könnten, und sei bereit, deine Erfahrungen mit ähnlichen Technologien zu teilen.
