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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dekanat bei der Organisation und Koordination von Terminen und Prozessen.
- Arbeitgeber: Das UKE ist eine führende Universitätsklinik, die exzellente Gesundheitsversorgung bietet.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Verwaltung mit und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung im administrativen Bereich erforderlich.
- Andere Informationen: Wir leben Diversität und fördern Chancengleichheit für alle Mitarbeitenden.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Neben dem Arbeitsalltag den Weg zur Digitalen Verwaltung begleiten.
Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination- und organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen im Dekanatsbüro vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.
Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:
- Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement)
- Terminkoordination- und überwachung
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
- Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
- Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
- Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen - auch in englischer Sprache
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
- Rechnungssachbearbeitung
- Mitwirkung bei der administrativen und wissenschaftlichen Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung und Kommentierung von Kennzahlen und Berichten
- Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats
- Mitwirkung bei Projekten des Dekanats
Darauf freuen wir uns:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen.
- Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.
- Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
- Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil.
- Gute Englischkenntnisse
- Gutes technisches Grundverständnis
- Ihre Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Ihr Organisationstalent und Verhandlungsgeschick sowie Ihr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität sind Ihre Stärken.
Das bieten wir:
- Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 19. Mail 2025.
Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt. Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizin... Arbeitgeber: Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizin...
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Entwicklungen im Bereich der digitalen Verwaltung, insbesondere im Gesundheitswesen. Zeige in Gesprächen, dass du mit den Trends und Herausforderungen vertraut bist, die das UKE betreffen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte zu Personen im UKE oder in ähnlichen Institutionen zu knüpfen. Ein persönlicher Kontakt kann oft Türen öffnen und dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und den Abläufen im Dekanat vor. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch proaktive Ideen zur Optimierung von Prozessen einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du während des Vorstellungsgesprächs klar und strukturiert sprichst. Betone deine multikulturelle Sozialkompetenz und wie diese in einem internationalen Umfeld von Vorteil sein kann.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizin...
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position im Vorstandsbüro der Dekanin. Erkläre, warum du dich für das UKE interessierst und was dich an der Arbeit in der Medizinischen Fakultät reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine relevanten Erfahrungen, insbesondere in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich. Wenn du bereits in der Hochschulverwaltung gearbeitet hast, solltest du dies besonders hervorheben.
Zeige deine Fähigkeiten: Stelle sicher, dass du deine Fähigkeiten in MS Office, Rechnungswesen und Buchhaltung sowie deine Kommunikations- und Organisationstalente klar darstellst. Verwende konkrete Beispiele, um zu zeigen, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
Achte auf die Sprache: Da auch englische Texte gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass dein Bewerbungsschreiben und Lebenslauf fehlerfrei und professionell formuliert sind. Überlege, ob du einen Teil deines Anschreibens auf Englisch verfassen möchtest, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben im Dekanatsbüro. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Organisation der Büroabläufe und die Terminkoordination einfließen können.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast. Zeige, dass du sicher im Umgang mit Excel, Word und PowerPoint bist.
✨Englischkenntnisse hervorheben
Bereite dich darauf vor, deine Englischkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise eine kurze Präsentation oder ein Beispiel für eine Entscheidungsvorlage in englischer Sprache vorbereiten, um deine Sprachfähigkeiten zu zeigen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige Interesse an der Unternehmenskultur des UKE, indem du Fragen stellst, die auf die Werte und das Arbeitsumfeld eingehen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration in das Team und die Organisation.
