Executive Assistant

Aufgaben

Als Executive Assistant unterstützen Sie den Executive Vice President Sales & Marketing in sämtlichen administrativen, organisatorischen und vertriebsnahen Aufgaben. Sie sind eine zentrale Schnittstelle und tragen wesentlich dazu bei, strategische sowie operative Prozesse effizient zu gestalten. Ein Schwerpunkt liegt zudem auf dem Management von NDAs und Verträgen.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation von Teamveranstaltungen, Workshops und Kundenbesuchen
• Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Vertriebs-Dashboards und Reports
• Schnittstellenfunktion zwischen internen Abteilungen, Kunden und Partnern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Briefings
• Kalender- und Terminmanagement für interne und externe Termine
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, inkl. Buchungen und Spesenabrechnung
• E-Mail- und Korrespondenzmanagement, auch im internationalen Umfeld
• Aktive Unterstützung im Vertriebs- und Marketingbereich, z. B. bei Kampagnen, Events und Messen
• Verwaltung von NDAs und Verträgen (Koordination, Nachverfolgung, Fristenüberwachung, evt. Herstellung)
• Pflege und Aufbereitung von Informationen im CRM-System (Zoho CRM) und in PowerBI

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit relevantem Hintergrund
• Berufserfahrung als Assistenz auf Executive-Level, idealerweise im internationalen Vertriebs-/Marketingumfeld
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion
• Erfahrung im Vertrags– oder Dokumentenmanagement von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, CRM-Systemen (Zoho von Vorteil) und digitalen Tools
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch ist ein Plus
• Proaktive, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Wir bieten

Bei der HUBA erwartet Sie eine adäquate Infrastruktur sowie ein lebendiges Arbeitsumfeld, in dem Sie ganz klar etwas bewegen können. Wertschätzung und Respekt sind keine Papiertiger, sondern Werte, die wir Tag für Tag leben.

Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege sorgen dafür, dass wir rasch und unkompliziert Entscheidungen treffen und umsetzen können. Wir engagieren uns heute für die HUBA von Morgen. Unsere Vision, unser Einsatz sowie unsere Einstellung sind hierbei prägend und entscheidend.

Zusätzliche Benefits:

• Anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit mit Raum zur Gestaltung
• Motiviertes Arbeitsumfeld
• Heute die Zukunft (mit-)gestalten
• Personalrestaurant (Top Menüs für CHF)
• Gratisparkplatz und Getränke (Kaffee, Wasser)
• Möglichkeit für Homeoffice (1 Tag)

Das ist genau, was Sie suchen? Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen.

Bitte teilen Sie uns das frühestmögliche Startdatum bei einer Kündigung im Maiund Ihre Salär-Erwartungen mit.

Wir sind kein Pharmariese, keine Versicherung und auch keine Bank, sondern ein mittelständischer Produktionsbetrieb. Developed, designed and made in Switzerland.

Ihr HUBA Team

Liebe Personalvermittler. Wir denken, diese Stelle können wir eigenständig besetzen, bitte keine Dossiers einsenden. Liebe Stellensuchende – die ihr Dossier sonst durch eben diese Stellenvermittler versenden lassen – bitte gerne direkt bewerben – Merci.

Kontakt

Huba Control
Michael Liechti
Head of HR
Telefonnummer :

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