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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist die erste Ansprechperson und kümmerst dich um Telefonate, Termine und Büroorganisation.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen in Köln, das innovative Lösungen bietet.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein modernes Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung in einer Assistenzposition und eine kaufmännische Ausbildung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Erfahrungen im Architekturbereich sind von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig.
Standort: Köln
Aufgaben:
- Im Sekretariatsbereich:
- Sie nehmen eingehende Telefonate freundlich und professionell entgegen und sind erste Ansprechperson für Besucher und Gäste.
- Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang zuverlässig und termingerecht.
- Sie übernehmen allgemeine Schreibarbeiten sowie die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Sie koordinieren Termine, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf.
- Sie kümmern sich um die Organisation und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie gelegentlich um kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Präsente).
- Sie pflegen gewissenhaft unsere Adressdatenbank.
- Sie unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung, prüfen ein- und ausgehende Rechnungen und veranlassen elektronische Überweisungen.
- Sie behalten den Überblick über Projektzahlungsläufe und übernehmen die Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
- Sie wirken an der Umsetzung einer Veröffentlichungsstrategie mit und betreuen unsere Homepage.
- Sie unterstützen bei der Entwicklung von Ideen für unsere Präsenz in sozialen Medien.
- Sie pflegen unsere interne Bild- und Materialdatenbank und sorgen für eine übersichtliche Struktur.
Anforderungen:
- Sie verfügen über mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position.
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und mit einem hohen Qualitätsanspruch.
- Sie treten freundlich und sicher auf, sind teamorientiert und verfügen über ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen.
- Der sichere Umgang mit MS Office ist für Sie selbstverständlich; Kenntnisse in Adobe InDesign oder Photoshop sind von Vorteil.
- Erfahrung im Architekturbereich ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
Assistenz der Geschäftsführung (20–25 Std.) (m/w/d) Arbeitgeber: Catchtalents
Kontaktperson:
Catchtalents HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (20–25 Std.) (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Suche nach Personen, die bereits in ähnlichen Positionen bei uns arbeiten, und versuche, mit ihnen ins Gespräch zu kommen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir typische Fragen über die Assistenz der Geschäftsführung ansiehst. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und Werte. Wenn du während des Gesprächs zeigst, dass du dich mit uns identifizieren kannst und unsere Mission verstehst, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 4
Zeige Initiative! Wenn du Ideen hast, wie wir unsere Büroorganisation oder Öffentlichkeitsarbeit verbessern können, teile diese im Gespräch. Das zeigt, dass du proaktiv denkst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (20–25 Std.) (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen, bei dem du dich bewirbst. Besuche die Website und lerne mehr über deren Werte, Kultur und aktuelle Projekte. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben zu verdeutlichen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz der Geschäftsführung wichtig sind. Betone deine Berufserfahrung in ähnlichen Positionen und deine Kenntnisse in MS Office.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine strukturierten Arbeitsweisen und dein hohes Qualitätsbewusstsein ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lasse es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Catchtalents vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du in dieser Position arbeiten möchtest. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Stelle hast.
✨Präsentiere deine Erfahrungen klar
Da die Stelle eine gewisse Berufserfahrung erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Tätigkeit nennen, die deine Fähigkeiten und Erfolge verdeutlichen. Dies hilft, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel mit Kommunikation zu tun hat, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Achte darauf, freundlich und professionell aufzutreten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere im Vorfeld über das Unternehmen und dessen Werte. Wenn du im Interview zeigst, dass du dich mit der Firma identifizierst und deren Ziele verstehst, wird das deine Chancen erhöhen, den Job zu bekommen.
