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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte mit administrativen Aufgaben und organisiere ihren Arbeitsalltag.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Unternehmens, das Innovation und Effizienz schätzt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld und trage zur Effizienz des Unternehmens bei.
- Gewünschte Qualifikationen: 5-10 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen sind erforderlich.
- Andere Informationen: PA-Diplom oder Zertifizierung ist ein Plus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen Executive Assistant, der eine Vielzahl von administrativen Aufgaben übernimmt und die leitenden Manager unseres Unternehmens unterstützt. Die Aufgaben des Executive Assistant umfassen das Verwalten von Kalendern, das Organisieren von Reisen und das Erstellen von Spesenberichten. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie gut organisiert sein, über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, eigenständig zu handeln. Letztendlich tragen Sie zur Effizienz unseres Unternehmens bei, indem Sie personalisierte und zeitnahe Unterstützung für die Führungskräfte bieten.
Verantwortlichkeiten
- Als Ansprechpartner zwischen Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und anderen externen Partnern fungieren
- Informationsfluss zeitnah und genau verwalten
- Kalender der Führungskräfte verwalten und Meetings organisieren
- Reise- und Unterkunftsarrangements treffen
- Tägliche Ausgaben verfolgen und wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Berichte erstellen
- Informationen für interne und externe Kommunikation formatieren – Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte
- Protokolle während Meetings führen
- Anrufe filtern und weiterleiten sowie Korrespondenz verteilen
- Das Bürosystem zur Ablage organisieren und pflegen
Anforderungen und Fähigkeiten
- 5-10 Jahre Berufserfahrung
- Nachweisliche Erfolge als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Rolle
- Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
- Vertrautheit mit Bürogeräten und Anwendungen (z. B. E-Kalender und Kopiergeräte)
- Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion und Vertraulichkeit
- PA-Diplom oder Zertifizierung ist von Vorteil
Executive Assistant Arbeitgeber: Jobleads
Kontaktperson:
Jobleads HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von StudySmarter zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die spezifischen Tools und Software informierst, die wir verwenden. Zeige dein Wissen über MS Office und andere Büroanwendungen, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten, indem du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung teilst. Bereite konkrete Situationen vor, in denen du erfolgreich Zeitmanagement und Priorisierung eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du während des Gesprächs Ideen zur Verbesserung der Effizienz im Büro oder zur Unterstützung der Führungskräfte einbringst, hinterlässt du einen bleibenden Eindruck.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Stelle sicher, dass du alle geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten für die Position als Executive Assistant betont. Füge konkrete Beispiele hinzu, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement belegen.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Anschreiben, das deine Motivation für die Bewerbung und deine Eignung für die Rolle unterstreicht. Gehe darauf ein, wie du zur Effizienz des Unternehmens beitragen kannst und erwähne deine Erfahrungen im Umgang mit Führungskräften.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler oder grammatikalischen Fehler vorhanden sind, da dies einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobleads vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung als Executive Assistant und wie du mit verschiedenen Situationen umgegangen bist. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Organisation und im Zeitmanagement zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Du könntest gebeten werden, ein kurzes Memo oder eine E-Mail während des Interviews zu verfassen.
✨Präsentiere deine technischen Fähigkeiten
Stelle sicher, dass du mit den gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office, vertraut bist. Sei bereit, über spezifische Tools oder Software zu sprechen, die du in der Vergangenheit verwendet hast, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
✨Sei proaktiv und zeige Eigeninitiative
In dieser Position wird erwartet, dass du ohne ständige Anleitung arbeitest. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit proaktiv Probleme gelöst oder Projekte eigenständig vorangetrieben hast.
