Executive Assistant / PMO Specialist (w / m / d)

Wir sind DINA

Als strategische Gesellschafterin begleitet die MALKA GmbH die Entwicklung der DINA Gruppe – mit Fokus auf Immobilien, Strukturaufbau und nachhaltige Vermögensverwaltung.

Wir bringen Ordnung dorthin, wo Bewegung ist – und sorgen dafür, dass Dinge nicht nur laufen, sondern wirken. Damit unsere Projekte, Prozesse und Partnerschaften im Alltag genauso stabil laufen wie in der Planung, suchen wir dich: eine Persönlichkeit mit Überblick, Strukturstärke und klarer Kommunikation – die den nicht verwaltet, sondern voranbringt.

Deine Aufgaben

Projektorganisation & Kommunikationsdrehscheibe

• Koordination strategischer Projekte
• Organisation und Moderation von Abstimmungen intern & extern
• Strukturierte Vorbereitung, Begleitung und Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung
• Aufbau und Pflege klarer Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen

Kaufmännische Unterstützung & Prozessklarheit

• Organisation von Aufgaben, Terminen, Fristen und Prioritäten
• Kommunikation mit Behörden, Banken, Steuerberater:innen und Dienstleister:innen
• Unterstützung der Buchhaltung (z.B. UStVA-Vorbereitung, Treasury)
• Vertragsmanagement & Verrechnungsabstimmungen in der Unternehmensgruppe
• Erstellung statistischer Meldungen & Zuarbeit für Jahresabschlüsse
• Einführung digitaler Tools für effiziente Backoffice- & Projektprozesse
• Weiterentwicklung von Abläufen, Dokumentationsstrukturen & Projektstandards

Dein Profil

Du hast ein Studium mit wirtschaftlichem, organisatorischem oder kommunikativem Fokus – und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung im Projektumfeld, Office Management oder in einer Beteiligungsstruktur. Du denkst kaufmännisch mit und weißt, wie man Themen übergreifend steuert.

Was dich wirklich ausmacht, geht tiefer:

• Du hast ein Radar für das, was kommt. Du wartest nicht auf Aufgaben – du erkennst früh, wo etwas hängt, was fehlt, wo der nächste Schritt fällig ist.
• Du bringst Menschen, Informationen und Entscheidungen zusammen und hältst Kommunikationslinien offen und alle Beteiligten auf dem Laufenden.
• Du verstehst den Kontext hinter dem Auftrag, weißt, wann etwas dringend ist, und liest zwischen den Zeilen, bevor andere sich in Details verlieren.
• Du bleibst ruhig, wenn’s unübersichtlich wird. Ob Projekt, Terminchaos oder Behördenkommunikation – du behältst den Überblick und bringst Struktur rein.
• Du bist gestaltend, nicht nur ausführend. Du willst nicht nur beschäftigt sein, sondern wirkungsvoll. Du fragst nach, denkst voraus und bringst dich ein.
• Du brauchst keine Kontrolle – sondern Verantwortung. Du arbeitest selbstständig, holst dir Input, wenn nötig – und steuerst deine Themen souverän.
• Interesse an Immobilien, Unternehmensentwicklung oder strategischer Strukturarbeit ist ein Plus – aber kein Muss.

Unsere Benefits

• Gestaltungsfreiheit statt Mikromanagement: Du entwickelst deine Rolle mit – und hast den Raum, um Wirkung zu erzielen.
• Strukturen, die Sinn machen – nicht bremsen: Holokratie statt Hierarchie: Wir arbeiten rollenbasiert, transparent und verantwortungsvoll.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Du bist nah dran an Entscheidungen, nicht außen vor.
• 30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten
• Gute Verpflegung & Fitnessförderung: Kostenlose Kantine, Urban Sports oder JobRad – dein Alltag darf auch angenehm sein.
• Betriebliche Altersvorsorge und klare Gehaltsstruktur.
• Solides Onboarding & schnelle Wege: Du wirst gut eingearbeitet, bekommst Vertrauen – und entscheidest mit.

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