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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: VINCI Energies bietet maßgeschneiderte Lösungen im Bereich Building Solutions in Europa.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und zahlreiche Mitarbeitervergünstigungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines familienfreundlichen Unternehmens mit Weiterbildungsmöglichkeiten und einem tollen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management sind erforderlich.
- Andere Informationen: Option auf Vollzeit in der Zukunft und ein angenehmes Arbeitsklima.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 42000 € pro Jahr.
Für unseren Standort Wiesbaden suchen wir ab sofort eine:n Teamassistent:in (w/m/d) in der kaufmännischen Sachbearbeitung in Teilzeit für 30-35 Stunden/Woche mit möglicher künftiger Option auf Vollzeit.
IHRE AUFGABEN
- Organisation und Koordination des Büroalltags
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams (KFZ-Verwaltung, IT-Bestellungen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz)
- Nachunternehmer-Management (Verträge erstellen, Nachweise anfordern und verwalten, Rechnungsbearbeitung)
- Unterstützung bei der vorbereitenden Personalverwaltung (Anwesenheitslisten, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung)
- Termin- und Reisemanagement inkl. Abrechnung
- Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferantenkommunikation
IHR PROFIL
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management
- Sicherer Umgang mit MS Office
- SAP-Grundlagen und IT-Affinität von Vorteil
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten
- Teamfähigkeit
IHRE VORTEILE
Freuen Sie sich auf zahlreiche Vorteile, die wir Ihnen als renommiertes und familienfreundliches Unternehmen bieten: ein angenehmes Arbeitsklima mit flexibler Arbeitszeit und der Möglichkeit des mobilen Arbeitens, Mitarbeitervergünstigungen, sowie die Chance, sich in unserer konzerneigenen Akademie umfangreich weiterzubilden, an einer betrieblichen Altersvorsorge und unserem Aktienprogramm teilzunehmen.
Teamassistent / Office Manager (m|w|d) (30-35 Std./Woche) Arbeitgeber: VINCI Facilities GmbH
Kontaktperson:
VINCI Facilities GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistent / Office Manager (m|w|d) (30-35 Std./Woche)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle informierst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten in der Praxis angewendet hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du Kenntnisse in MS Office oder SAP hast, bringe diese aktiv im Gespräch zur Sprache. Du kannst auch erwähnen, wie du in der Vergangenheit Softwarelösungen genutzt hast, um Büroabläufe zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Vorstellungsgesprächs. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung. Das zeigt dein Interesse an der Position und deinem zukünftigen Beitrag zum Team.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistent / Office Manager (m|w|d) (30-35 Std./Woche)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung, Office Management-Erfahrungen und den sicheren Umgang mit MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zum Erfolg des Teams beitragen können.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibfehler und Grammatik, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei VINCI Facilities GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen Tätigkeiten, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Position eine enge Zusammenarbeit mit anderen erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit im Team gearbeitet hast. Betone deine Fähigkeit, Konflikte zu lösen und einen positiven Beitrag zum Teamklima zu leisten.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da ein sicherer Umgang mit MS Office und Grundkenntnisse in SAP gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Englischkenntnisse betonen
Gute Englischkenntnisse sind wichtig für die Kommunikation. Sei bereit, Fragen auf Englisch zu beantworten oder sogar ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen, um deine Sprachfähigkeiten unter Beweis zu stellen.
