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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und das Team in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Messe Karlsruhe ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an strategischen Themen mit echtem Einfluss.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir bieten ein positives Arbeitsumfeld und fördern Chancengleichheit.
Wir vernetzen Menschen, verknüpfen Wissen und geben Emotionen eine Bühne.
Über uns: Die Messe Karlsruhe zählt in Deutschland zu den etablierten Messe- und Kongressstandorten und ist ein führender Veranstalter in einer der stärksten Wirtschaftsregionen Europas. Neben einer Vielzahl von Eigenveranstaltungen sind wir auch für die professionelle Durchführung von nationalen und internationalen Gastmessen und Gastkongressen bekannt.
Zur aktiven Mitwirkung in unserem Stabsbereich Legal & Corporate Affairs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassistent (Büro) als Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) - Messe & Kongress in Teilzeit 60% unbefristet.
In Ihrer Funktion erwartet Sie ein vielfältiges und breites Aufgabenspektrum in einem dynamischen Umfeld. Sie übernehmen Aufgaben administrativer, organisatorischer und protokollarischer Art für die Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams. Als Teil unseres Teams sind Sie nah an strategischen Themen und wirken an der Umsetzung wichtiger Entscheidungen an der Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung mit.
Ihre Aufgaben sind:
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung und des Legal & Corporate Affairs-Teams in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten (z. B. Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement inkl. Ablage)
- Mitwirkung bei der Erstellung von Gremien- und sonstigen Vorlagen (insbesondere Lektorat und Korrekturläufe) sowie Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen zur Innen- und Außendarstellung
- Unterstützung des Legal & Corporate Affairs-Teams bei der Weiterentwicklung der Prozesse und (insbesondere digitalen) Ablagestrukturen sowie des Intranetauftritts des Teams
- Mitarbeit im Themenfeld Nachhaltigkeit und ggfs. eigenständige Abwicklung von Sonderprojekten
- Sie kümmern sich um alle administrativen und organisatorischen Anforderungen, die der Bürobetrieb vor Ort mit sich bringt
Sie bringen mit:
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich, beispielsweise Kaufmann für Büromanagement, Kaufmann für Bürokommunikation, Managementassistent, Kaufmännischer Assistent / Wirtschaftsassistent (Büro), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Ähnliches
- Idealerweise Berufserfahrung in ähnlicher Position oder in der Verwaltung sowie juristische (Grund-)Kenntnisse
- Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift - Rechtschreibung und Zeichensetzung beherrschen Sie perfekt
- Verschwiegenheit, Loyalität, eine ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus
- Sie sind ein Organisationstalent und haben ein hohes Qualitätsbewusstsein
- Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten und sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
Wir bieten Ihnen:
- Die Möglichkeit in einem strategischen Aufgabenfeld mitzuwirken
- Ein aufgeschlossenes und motiviertes Arbeitsumfeld
- Eine Unternehmenskultur, die durch ein positives, gemeinsames Vorangehen geprägt ist
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen durch Gleitzeitmodell
- Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgungskasse des Öffentlichen Dienstes)
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Umfangreiches E-Learning-Angebot (kostenlose Online-Kurse für alle Mitarbeitenden)
- Betriebliches Gesundheits-Management
- Deutschlandticket Job und Fahrradleasing mit Arbeitgeberzuschuss
- Betriebliches Gesundheits-Management durch ergonomische Arbeitsplätze und Zuschuss zur Fitnessstudiomitgliedschaft
- Mitarbeiter Bonuskarte
- Essenszuschüsse in Form von Gutscheinen
- Eine grüne Stadt mit hoher Lebensqualität und guter Infrastruktur, in einer Region mit großem Freizeitwert
Die Messe Karlsruhe engagiert sich für Chancengleichheit. Die leistungsgerechte Vergütung erfolgt nach TVöD.
Interesse? Dann bewerben Sie sich unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung direkt hier über unser Bewerbermanagement.
Ansprechpartner: Marc-Oliver Dopf, +49 721 3720-2129, Karlsruher Messe- und Kongress GmbH, Personalabteilung, Festplatz 9, 76137 Karlsruhe.
Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassis... Arbeitgeber: Karlsruher Messe- und Kongress GmbH
Kontaktperson:
Karlsruher Messe- und Kongress GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassis...
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Messe Karlsruhe und ihre Veranstaltungen. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Branche hast und verstehe die aktuellen Trends und Herausforderungen im Bereich Messe- und Kongressmanagement.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke aktiv mit Personen aus der Branche, sei es durch LinkedIn oder lokale Veranstaltungen. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps für den Bewerbungsprozess.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu organisatorischen und administrativen Aufgaben. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in persönlichen Gesprächen. Diese Eigenschaften sind in der Position als Teamassistenz besonders wichtig, also bringe konkrete Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation, Managementassistent, Wirtschaftsassis...
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position. Erkläre, warum du dich für die Messe Karlsruhe interessierst und was dich an der Rolle als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement besonders anspricht.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben relevante Erfahrungen, die du in ähnlichen Positionen oder im Verwaltungsbereich gesammelt hast. Zeige auf, wie diese Erfahrungen dich auf die Aufgaben in der ausgeschriebenen Stelle vorbereiten.
Achte auf korrekte Sprache: Da sehr gute Deutschkenntnisse gefordert sind, achte darauf, dass dein Bewerbungsschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind. Lass sie von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass Rechtschreibung und Zeichensetzung stimmen.
Zeige deine Teamfähigkeit: In der Beschreibung wird Wert auf Teamfähigkeit gelegt. Füge Beispiele hinzu, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem Team unter Beweis stellen. Dies kann durch konkrete Projekte oder Erfahrungen geschehen, bei denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruher Messe- und Kongress GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Recherchiere die Messe Karlsruhe und ihre Rolle in der Branche. Zeige während des Interviews, dass du die Unternehmenswerte und -ziele verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und auf Fragen direkt einzugehen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
