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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter und organisiere Meetings und Reisekosten.
- Arbeitgeber: Hays AG ist ein führendes Unternehmen im Bereich Personalvermittlung in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Kostenlose Beratung, Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Betreuung während des Bewerbungsprozesses.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem agilen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Assistenzbereich und gute IT-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Gehaltsangebot bis zu 50.000 € und Unterstützung bei der Direkteinstellung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 50000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Erster Ansprechpartner für sämtliche Belange der Mitarbeiter, Kollegen, Führungskräften, Abteilungen und Kontakten (intern wie extern)
- Monats- sowie Jahresabschluss der Zeitrückmeldungen (intern und extern)
- Rechnungsprüfung: Die Bearbeitung von Rechnungen und deren Weiterleitung an die Buchhaltung
- Reisekostenabrechnung und Hotelbuchungen
- Organisation, sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
- Fristgerechte Bereitstellung aller relevanten Unterlagen an die Teilnehmer
- Erstellung von Agenden, von to-do-Listen und Reportings
- Erstellung und Überwachung der Urlaubsplanung
- Beantragung und der Abrechnung von Mehrarbeit und Rufbereitschaft
- On- und Offboarding von Mitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassungen
- Hard- und Softwarebestellung (Lizenzen, Arbeitsplatzausstattung etc.)
Profil
- Kaufm. Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Erfahrung im kaufmännischen Umfeld, bzw. der Assistenztätigkeit
- Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling-Affinität)
- Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation und Teamfähigkeit
- Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientiertheit
- Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe und offen für Neues (agiles Mindset)
- Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office-Produkten (idealerweise Erfahrungen SAP und MS Power BI)
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und den Willen, Verantwortung zu übernehmen
- Selbstständiges Erarbeiten und vorantreiben von Themen
- Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch
Benefits
- Wir beraten und vermitteln Sie kostenfrei
- Gleiche Rechte und Pflichten wie die Kollegen im Betrieb
- Einarbeitung und Weiterbildungen
- Kontakt und Vernetzung mit den interessanten Unternehmen
- Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihres Bewerbungsgespräches und Vertragsverhandlungen und begleiten Sie auf Wunsch zu den Gesprächen
- Wir erstellen Ihnen eine Auswahl passgenauer Kundenvakanzen und entscheiden gemeinsam, bei welchem Unternehmen wir Sie vorstellen
- Sie haben einen persönlichen Berater an Ihrer Seite
- Unterstützung zur Direkteinstellung beim Kunden
Gehaltsinformationen
Bis zu 50.000 €
Teamassistenz Officemanagement (m/w/d) - Hays AG Deutschland Arbeitgeber: Alignerr
Kontaktperson:
Alignerr HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz Officemanagement (m/w/d) - Hays AG Deutschland
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Kommunikationsstärke und organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Unternehmenskultur von Hays AG. Zeige im Gespräch, dass du dich mit den Werten und Zielen des Unternehmens identifizieren kannst. Das hilft dir, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Interviews. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der typische Arbeitsalltag aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz Officemanagement (m/w/d) - Hays AG Deutschland
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine kaufmännische Ausbildung sowie relevante Erfahrungen im Bereich der Assistenz. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten zur Zahlenaffinität und IT-Affinität passen.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: Erkläre, warum du die ideale Person für die Teamassistenz im Officemanagement bist. Gehe auf deine Kommunikationsstärke und deine strukturierte Arbeitsweise ein und nenne konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung.
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor: Informiere dich über Hays AG Deutschland und deren Unternehmenskultur. Überlege dir Fragen, die du während des Gesprächs stellen möchtest, um dein Interesse zu zeigen und mehr über die Position zu erfahren.
Überprüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Alignerr vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, die sich auf deine Erfahrungen im Officemanagement und deine Kommunikationsfähigkeiten beziehen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Projekte organisiert hast.
✨Zeige deine Zahlenaffinität
Da die Position eine Affinität zu Zahlen und buchhalterischen Kenntnissen erfordert, solltest du während des Interviews deine Erfahrungen mit Rechnungsprüfung und Controlling hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du deine Fähigkeiten in diesem Bereich eingesetzt hast.
✨Demonstriere deine organisatorischen Fähigkeiten
Erzähle von deinen Erfahrungen in der Organisation von Meetings und der Erstellung von Agenden. Zeige, wie du Fristen einhältst und alle relevanten Unterlagen rechtzeitig bereitstellst. Dies wird deine strukturierte Arbeitsweise unterstreichen.
✨Hebe deine IT-Affinität hervor
Da die Stelle einen sicheren Umgang mit MS Office und idealerweise auch mit SAP und MS Power BI erfordert, solltest du deine technischen Fähigkeiten betonen. Erwähne spezifische Programme, die du verwendet hast, und wie sie dir bei deiner Arbeit geholfen haben.
