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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei Vertragsmanagement, Dokumentenpflege und internen Besprechungen.
- Arbeitgeber: Ingenieurbüro mit Fokus auf denkmalgeschützte Bauwerke und einem familiären Team von 50 Mitarbeitenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Wellpass-Mitgliedschaft und Teamevents warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und bring deine Ideen ein – hier zählt deine Meinung!
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und sehr gute MS-Office Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeit möglich, mindestens 20 Stunden pro Woche.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Kaufmännische Projektassistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit
Das Unternehmen
Bei unserem Mandanten handelt es sich um ein Ingenieurbüro mit zwei Standorten in Deutschland, das sich seit Mitte der 1990er Jahre überregional auf Umbauten und Instandsetzungen denkmalgeschützter Bauwerke spezialisiert hat. Das Team besteht aus ca. 50 Mitarbeitenden, die v.a. in den Bereichen Bauingenieurwesen, Architektur, Bauforschung und Bauzeichnung tätig sind. Zur Unterstützung des derzeitig vierköpfigen Verwaltungsteams wird eine weitere Projektassistenz (m/w/d) gesucht, die das Team entlastet und persönlich bereichert.
Die Aufgabe
- Mitarbeit im Vertragsmanagement, der Projektanlage und der Rechnungstellung
- Strukturierte Ablage, Archivierung und Pflege projektbezogener Dokumente
- Vorbereitung, Begleitung und Protokollierung interner Besprechungstermine
- Übernahme allgemeiner Kommunikations- und Korrespondenztätigkeiten
- Erstellung von Stundenreportings für Bauherren und Projektsteuerer
Die fachlichen Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/r, Hotelkaufmann/-frau oder Bankkaufmann/-frau)
- Kenntnisse in der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und der wiko Bausoftware wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
- Fließende Deutschkenntnisse
Die persönlichen Anforderungen
- Ausgeprägter Dienstleistungscharakter, unkompliziertes Wesen und Spaß an der Schnittstellenarbeit im Team und mit anderen Abteilungen
- Fähigkeit, über den eigenen Aufgabenbereich hinauszudenken und sich einzubringen
- Interesse an Verträgen und deren Inhalt gepaart mit der Eigenschaft, diese gründlich zu lesen, mit deren Inhalten zu arbeiten und Auffälligkeiten zu bemerken (keine inhaltlich-juristische Kenntnis erforderlich)
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und hohe Sozialkompetenz
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Ihre Chance
- Kurze Entscheidungswege und ein familiäres Miteinander
- Individuell abgestimmte Gehalts- und Urlaubskonditionen
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Home-Office
- Benefits wie Wellpass-Mitgliedschaft, Dienstrad-Leasing, Mitgliedschaft im benachbarten Fitness-Studio, Teamevents und Betriebsfeiern
- Möglichkeit der Teilzeittätigkeit (mind. 20 Stunden/Woche)
Projektassistent:in Arbeitgeber: Momento Personalberatung
Kontaktperson:
Momento Personalberatung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Projektassistent:in
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über das Ingenieurbüro und seine Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an den denkmalgeschützten Bauwerken hast und verstehe die Herausforderungen, die mit der Projektassistenz in diesem speziellen Bereich verbunden sind.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Projektassistenz zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur HOAI und zur wiko Bausoftware vor. Auch wenn du nicht alle Details beherrschst, zeigt es dein Engagement, dass du dich mit diesen Themen auseinandergesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten aktiv im Gespräch. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet hast, um deine Teamfähigkeit und deinen Dienstleistungscharakter zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Projektassistent:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Ingenieurbüro und seine Spezialisierung auf denkmalgeschützte Bauwerke. Besuche die Website des Unternehmens, um mehr über deren Projekte und Werte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Projektassistenz zugeschnitten sind. Betone deine kaufmännische Ausbildung und relevante Erfahrungen in der Projektassistenz.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Stelle und das Unternehmen ausdrückst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Unterstützung des Verwaltungsteams beitragen können.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du sie einreichst. Achte darauf, dass deine Deutschkenntnisse klar und fehlerfrei dargestellt sind, da dies für die Kommunikation im Team wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Momento Personalberatung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmensgeschichte vor
Informiere dich über das Ingenieurbüro und seine Spezialisierung auf denkmalgeschützte Bauwerke. Zeige im Interview, dass du die Werte und die Mission des Unternehmens verstehst und schätzt.
✨Kenntnisse in der HOAI und wiko Bausoftware
Falls du bereits Erfahrung mit der HOAI oder der wiko Bausoftware hast, bringe konkrete Beispiele mit, wie du diese Kenntnisse in früheren Positionen angewendet hast. Wenn nicht, zeige dein Interesse und deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Abteilungen oder Teammitgliedern zusammengearbeitet hast.
✨Fragen zur Teamarbeit vorbereiten
Überlege dir Fragen, die zeigen, dass du an einer guten Zusammenarbeit interessiert bist. Frage nach der Teamdynamik und wie das Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördert.
