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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Empfang, verwalte Besucher und unterstütze das Facility Management.
- Arbeitgeber: Ein modernes Unternehmen in Frankfurt, das Wert auf Sicherheit und Effizienz legt.
- Mitarbeitervorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Boni, modernes Arbeitsumfeld und Teambuilding-Aktivitäten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine einladende Arbeitsumgebung und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Kundenorientierung und IT-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Flexibilität und Präsenz vor Ort während der Arbeitszeiten sind wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten und serviceorientierten Facilities Coordinator, um den effizienten Betrieb unseres Büros in Frankfurt zu unterstützen.
Diese Rolle dient als wichtiger Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher, Anbieter und das globale Facility Management-Team, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz einladend, konform und auf dem höchsten Standard funktioniert.
WESENTLICHE AUFGABEN:- Front-of-House & Bürooperationen: Besucher willkommen heißen und registrieren, Zugangsberechtigungen verwalten und sicherstellen, dass die Besucher über Sicherheitsprotokolle informiert sind.
- Eingehende Anrufe bearbeiten, Anfragen weiterleiten und Aufzeichnungen über tägliche Bürobesuche und Zugangsdaten führen.
- Den Empfangsbereich verwalten, Post-/Kurierlieferungen koordinieren und sicherstellen, dass die Abholzeiten mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
- Als primärer Ansprechpartner für alle bürobezogenen Bedürfnisse fungieren und mit internen Abteilungen (z. B. HR, IT, Sicherheit) koordinieren.
- Administrative Unterstützung für den stellvertretenden Facility Manager und die Aufsichtsebenen der Betriebsabläufe bieten.
- Facility- und Anbieterkoordination: Unterstützung bei der Implementierung und Pflege von Facility Management-Prozessen, die mit globalen Standards übereinstimmen.
- Mit Anbietern und Auftragnehmern für routinemäßige Wartung, Reparaturen und Dienstleistungen kommunizieren.
- Alle operativen und Wartungsaktivitäten über FMIS oder gleichwertige Systeme protokollieren und verfolgen.
- Das globale FM-Team bei der Datensammlung für Dashboards und Berichterstattung unterstützen.
- Kann anderen Facility-Mitarbeitern bei der Umsetzung und Organisation interner und zwischen Gebäuden helfen.
- Kann als Backup-Ansprechpartner für andere interne Unterstützungsgruppen arbeiten.
- Zertifikate von Versicherungen von Anbietern abrufen und eine aktive Datenbank pflegen.
- Bei der Initiierung von Bestellungen nach Anfrage des Managements oder anderer beteiligter Parteien helfen.
- Rechnungen von Anbietern codieren und verarbeiten, Rechnungen in das Buchhaltungssystem eingeben und Monatsabschlüsse durchführen.
- Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Als Gesundheits- und Sicherheitskoordinator (nach Schulung) fungieren, EHS-Aktivitäten, Kommunikation und Durchsetzung von Richtlinien unterstützen.
- Periodische Sicherheitsinspektionen und Risikobewertungen durchführen oder daran teilnehmen.
- Sicherheitsprobleme identifizieren, Vorgesetzte benachrichtigen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen.
- Dokumentation im Zusammenhang mit der Sicherheit von Besuchern, der Einhaltung von Anbietern (z. B. IMSS/SUA-Dokumentation) und der Vorfallberichterstattung pflegen.
- Mit dem Ausschuss für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz koordinieren und an Untersuchungen und präventiven Maßnahmen teilnehmen.
- Zusätzliche Verantwortlichkeiten: Interne Kommunikationskanäle (z. B. Slack) für Facility-Updates und -Warnungen besitzen und verwalten.
- Kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung der Sicherheit, des Komforts und der betrieblichen Effizienz am Arbeitsplatz identifizieren.
- Management bei der jährlichen Erstellung und Entwicklung des Betriebshaushalts unterstützen.
- Mit dem Facility Management zusammenarbeiten, um die Durchführung aller speziellen Projektarbeiten sicherzustellen.
- Hervorragende Kundenorientierung
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Flexibel und energiegeladen
- Präsenz vor Ort während der Arbeitszeiten
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
- IT-affin (MS Suite einschließlich Teams, Google Suite und macOS)
- Vorherige Schulung in Arbeitsschutz und Sicherheit ist von Vorteil
- Wettbewerbsfähiges Gehalt
- Diskretionärer Bonus
- Modernes Arbeitsumfeld
- Unterstützende und kundenorientierte Umgebung
- Teambuilding-Aktivitäten
- Sicherheitskultur
Facilities Administrator - Co-ordinator Arbeitgeber: Newmark
Kontaktperson:
Newmark HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Facilities Administrator - Co-ordinator
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitern von StudySmarter zu verbinden. Frage nach ihren Erfahrungen und Tipps für die Rolle des Facilities Administrators.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Sicherheitsprotokolle und Compliance-Anforderungen in der Branche. Zeige in Gesprächen, dass du ein gutes Verständnis für diese Themen hast und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig gemanagt hast, um deine Eignung für die Rolle zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur von StudySmarter. Informiere dich über aktuelle Projekte oder Initiativen im Bereich Facility Management und bringe Ideen ein, wie du zur Verbesserung beitragen könntest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Facilities Administrator - Co-ordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Betone deine Kundenorientierung: Da die Rolle einen starken Fokus auf Kundenservice hat, solltest du in deinem Anschreiben konkrete Beispiele anführen, die deine Fähigkeit zur Kundenbetreuung und deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Wenn du bereits Erfahrung im Facility Management oder in einer ähnlichen Position hast, stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar darstellst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität.
Prüfe deine Sprachkenntnisse: Da gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch gefordert sind, solltest du in deiner Bewerbung darauf hinweisen, wie du diese Sprachen in der Vergangenheit verwendet hast. Füge gegebenenfalls Nachweise über Sprachkenntnisse hinzu.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Newmark vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Bereich Facility Management und Kundenservice zu beantworten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination zeigen.
✨Kenntnis der Sicherheitsprotokolle
Da die Rolle auch die Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit umfasst, solltest du dich mit den grundlegenden Sicherheitsprotokollen vertraut machen. Zeige, dass du die Bedeutung von Sicherheit am Arbeitsplatz verstehst und bereit bist, diese zu fördern.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Position viel Kontakt mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Beispiele für erfolgreiche Kommunikation in früheren Positionen zu geben.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die sich auf Teamarbeit, Unterstützung und Sicherheitskultur beziehen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Integration in das Team.
