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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du planst und steuerst Projekte eigenständig und optimierst Business-Workflows.
- Arbeitgeber: Die ninepoint GmbH ist ein innovatives, wachsendes Dienstleistungsunternehmen mit internationaler Ausrichtung.
- Mitarbeitervorteile: 100% remote, flexible Arbeitszeiten, modernes Equipment und persönliche Wertschätzung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit, arbeite in einem dynamischen Team und entwickle deine Karriere weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung im Projektmanagement und gute Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und freuen uns auf Bewerbungen von allen Hintergründen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Dich! Du bist organisiert, eigenverantwortlich und liebst es, strategische und operative Themen aktiv mitzugestalten? Du hast den Blick fĂĽrs groĂźe Ganze, ohne dabei die Details aus den Augen zu verlieren? Dann bist Du bei uns genau richtig!
Was Dich erwartet: Als Executive Assistant (EA) bist Du eine zentrale Stütze unserer Geschäftsleitung. Dein Fokus liegt nicht auf klassischen Sekretariatsaufgaben, sondern auf strategischer Mitgestaltung, effizientem Projektmanagement und operativer Umsetzung. Du übernimmst eigenständig Projekte, steuerst Teams und externe Dienstleister und bringst aktiv Ideen ein.
Deine Aufgaben:
- Eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten mit einem Projektmanagement-Tool
- Optimierung und Pflege des Projektmanagement-Systems
- Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Business-Workflows zur Effizienzsteigerung
- Recherche und Analyse spezifischer Fragestellungen sowie Erstellung anschaulicher Reportings und Präsentationen für die Geschäftsleitung
- Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. Behörden, Architekten, Baufirmen, Agenturen)
- Kommunikation und Terminorganisation mit Geschäftspartnern und internen Teams
- Vorbereitung, Planung und Nachbereitung von Meetings und strategischen Workshops
- Erstellung und Pflege von Datenbanken sowie Dokumentation von Unternehmensprozessen
- Planung und Organisation des Betriebsbedarfs (Einkauf & Beschaffung)
- Aufbau und FĂĽhrung von Teams, Delegation von Aufgaben an interne und externe Mitarbeiter
- Unterstützung bei der Unternehmensentwicklung durch aktive Mitgestaltung neuer Geschäftsstrategien
Das bringst Du mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder im Projektmanagement bzw. vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit cloudbasierten Software-Tools (Google Workspace, Office 365 etc.)
- Sicherer Umgang mit KI Anwendungen
- Fundierte Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Asana, Jira, ClickUp, Monday o. ä.
- Sehr gute Kenntnisse in Google Sheets/Excel (Datentabellen, Pivot-Tabellen etc.)
- Idealerweise Erfahrung im Immobilienbereich oder Affinität für die Immobilien- und Bauwirtschaft
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
- Analytisches Denken, hohe Zahlenaffinität sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Selbstmanagement, Eigenverantwortung und Stressresistenz
- Kommunikationsstärke sowie sicheres und professionelles Auftreten
- Hohe Problemlösungskompetenz und eine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen
Das bieten wir Dir:
- Work-Life-Balance: Flexible und planbare Arbeitszeiten für die Vereinbarkeit von Karriere, Familie und Privatleben (Mo–Fr im Zeitrahmen von 06:00 bis 20:00h MEZ, Kernarbeitszeit 10:00–14:00h) - und das 100% remote
- Modernes Equipment: Firmenlaptop, -handy, Monitore, Webcam, Tastatur, Maus & weiteres Zubehör
- Persönliche Wertschätzung: Team-Events, Unternehmensbenefits & kleine Aufmerksamkeiten
- Start-up-Mentalität: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens mit viel Gestaltungsspielraum und Innovationskraft
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Eigenverantwortung statt Mikromanagement – wir setzen auf Dein Know-how
- Karriereentwicklung: Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch interne und externe Schulungen
Interesse? Wenn Du Leidenschaft und Neugier mitbringst und uns gerne unterstützen möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Executive Assistant (m/w/d) - 100% remote Arbeitgeber: ninepoint GmbH
Kontaktperson:
ninepoint GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d) - 100% remote
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die verwendeten Projektmanagement-Tools wie Asana oder Jira. Wenn du bereits Erfahrung damit hast, bereite dich darauf vor, diese Kenntnisse im Gespräch zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur strategischen Mitgestaltung vor. Ăśberlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du aktiv Ideen eingebracht und Projekte erfolgreich umgesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsstärke! Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise präsentieren kannst, da dies eine wichtige Fähigkeit für die Rolle als Executive Assistant ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d) - 100% remote
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die Position als Executive Assistant zugeschnitten ist. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, dein Projektmanagement-Wissen und deine Erfahrung mit cloudbasierten Tools.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: In deinem Lebenslauf solltest du relevante Erfahrungen im Projektmanagement und in der TeamfĂĽhrung klar darstellen. Nutze konkrete Beispiele, um deine Erfolge zu untermauern.
Prüfe auf Vollständigkeit und Fehler: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ninepoint GmbH vorbereitest
✨Bereite Dich auf strategische Fragen vor
Da die Rolle des Executive Assistant stark auf strategische Mitgestaltung fokussiert ist, solltest Du Dich auf Fragen vorbereiten, die Deine Fähigkeit zur Analyse und Problemlösung testen. Überlege Dir Beispiele aus Deiner bisherigen Erfahrung, in denen Du strategisch gedacht und gehandelt hast.
✨Demonstriere Deine Projektmanagement-Fähigkeiten
Stelle sicher, dass Du konkrete Beispiele fĂĽr erfolgreich durchgefĂĽhrte Projekte parat hast. Zeige, wie Du Teams geleitet, externe Dienstleister koordiniert und Projektmanagement-Tools effektiv genutzt hast, um Ergebnisse zu erzielen.
✨Zeige Deine Kommunikationsstärke
In dieser Position ist eine klare und professionelle Kommunikation entscheidend. Bereite Dich darauf vor, Deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem Du während des Interviews präzise und strukturiert antwortest und aktiv zuhörst.
✨Sei bereit, Deine Selbstmanagement-Fähigkeiten zu erläutern
Da Eigenverantwortung und Selbstmanagement wichtige Aspekte der Rolle sind, solltest Du Beispiele dafür haben, wie Du Deine Zeit effektiv verwaltest und Prioritäten setzt. Diskutiere, wie Du mit Stress umgehst und Herausforderungen proaktiv angehst.
