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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Gäste und unterstütze das Team im Büro.
- Arbeitgeber: Wir sind ein dynamisches Unternehmen, das Wert auf Teamarbeit und Kundenservice legt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem unterstützenden Team mit direktem Kundenkontakt.
- Gewünschte Qualifikationen: Freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig.
- Andere Informationen: Vorkenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Als Sekretär in im Front Office bist du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und unser Team. Deine Aufgaben sind vielseitig und wichtig für den reibungslosen Ablauf in unserem Büro:
- Gästeempfang und Kommunikation: Du begrüßt unsere Gäste freundlich und professionell und bist die zentrale Ansprechperson per Telefon, E-Mail und anderen Kommunikationskanälen.
- Büroorganisation: Du kümmerst dich um die Ablage, die Datenbankpflege und unterstützt uns bei der Vorbereitung von Meetings.
- Unterstützung der Buchhaltung: Du erledigst vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung und erstellst Rechnungen mit dem BRZ-Programm.
- Rechnungsmanagement: Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangsrechnungen und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos laufen.
Sekretär in (m/w/d) im Front Office Arbeitgeber: Paulus Zauber Straßenbau GmbH
Kontaktperson:
Paulus Zauber Straßenbau GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär in (m/w/d) im Front Office
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du die erste Anlaufstelle für Gäste und Kunden bist, ist es wichtig, dass du in der Lage bist, freundlich und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du dich am Telefon und in persönlichen Gesprächen ausdrückst.
✨Tip Nummer 2
Vertraue dich mit Büroorganisation an. Informiere dich über gängige Bürosoftware und -tools, die dir bei der Ablage und Datenbankpflege helfen können. Ein gutes Verständnis dieser Tools wird dir helfen, effizienter zu arbeiten.
✨Tip Nummer 3
Netzwerke mit anderen Sekretären oder Fachleuten im Front Office. Besuche Veranstaltungen oder Online-Foren, um von den Erfahrungen anderer zu lernen und wertvolle Kontakte zu knüpfen, die dir bei deiner Bewerbung helfen können.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Rechnungsmanagement präsentieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, diese zu erfüllen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär in (m/w/d) im Front Office
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Kommunikationsfähigkeiten heraus: Da die Position im Front Office eine zentrale Anlaufstelle für Gäste und Kunden ist, solltest du in deinem Anschreiben betonen, wie wichtig dir freundliche und professionelle Kommunikation ist. Gib Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich zeigen.
Betone deine Organisationsfähigkeiten: Die Büroorganisation ist ein wesentlicher Bestandteil der Stelle. Erwähne in deinem Lebenslauf oder Anschreiben spezifische Erfahrungen, bei denen du erfolgreich Büroabläufe organisiert oder optimiert hast. Zeige, dass du multitaskingfähig bist und auch unter Druck gut arbeiten kannst.
Erwähne relevante Softwarekenntnisse: Da die Unterstützung der Buchhaltung und das Rechnungsmanagement Teil deiner Aufgaben sind, solltest du Kenntnisse in relevanten Programmen wie dem BRZ-Programm oder ähnlichen Buchhaltungssoftware erwähnen. Dies zeigt, dass du schnell in die neuen Aufgaben eingearbeitet werden kannst.
Verfasse ein individuelles Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Vermeide allgemeine Floskeln und gehe konkret auf die Aufgaben ein, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Zeige, warum du die ideale Person für diese Position bist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Paulus Zauber Straßenbau GmbH vorbereitest
✨Freundliche Begrüßung
Da du die erste Anlaufstelle für Gäste und Kunden bist, ist es wichtig, dass du bei der Begrüßung freundlich und professionell auftrittst. Übe eine positive Körpersprache und ein Lächeln, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kommunikationsfähigkeiten zeigen
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Sei bereit, Beispiele für Situationen zu geben, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Teammitgliedern kommuniziert hast, sei es per Telefon oder E-Mail.
✨Organisationstalent betonen
Da Büroorganisation ein wichtiger Teil der Rolle ist, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Erkläre, wie du Aufgaben priorisierst und den Überblick über verschiedene Projekte behältst.
✨Kenntnisse in Buchhaltung ansprechen
Wenn du Erfahrung in der Buchhaltung hast, erwähne dies im Interview. Sei bereit, über deine Kenntnisse im Umgang mit Rechnungen und Buchhaltungssoftware zu sprechen, um zu zeigen, dass du die administrativen Prozesse unterstützen kannst.
