Head of Administration (f/m/d)

Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das größte Institut der Welt, das sich mit Einsteins Erbe beschäftigt: der Theorie der allgemeinen Relativitätstheorie und darüber hinaus. Es umfasst rund 400 Mitarbeiter (Wissenschaftler, Studenten, IT- und Verwaltungspersonal) an den beiden Standorten Potsdam und Hannover. Für unseren Standort in Potsdam suchen wir einen Leiter der Verwaltung (m/w/d). Die Position ist unbefristet und im Potsdam Science Park angesiedelt.

Die Kernabteilungen unserer Verwaltung sind Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Facility Management. Unser professionelles Verwaltungsteam bietet hochwertige Unterstützung für unsere Wissenschaftler und das unterstützende Personal. Die Arbeitskultur ist kollaborativ und freundlich, und eine „Can-do“-Einstellung wird geschätzt.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Leitung eines Teams von 32 Fachleuten; Sie und Ihr stellvertretender Leiter der Verwaltung sind verantwortlich für alle Verwaltungsdienste am Institut.
• Direkte Unterstützung des Vorstands und des Geschäftsführers bei deren strategischen Entscheidungsfindung und Umsetzung ihrer Entscheidungen.
• Leitung und Überwachung von Verbesserungen der Geschäftsprozesse sowie der Entwicklung der beruflichen Fähigkeiten des Verwaltungspersonals.
• Finanzielle Aufsicht für das gesamte Institut, Kommunikation mit der zentralen Verwaltung der Max-Planck-Gesellschaft, Zusammenarbeit mit anderen Instituten und Partneruniversitäten, Projektmanagement, Optimierung der internen Kommunikation und Beratung von Spezialisten zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Instituts unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Ihr Profil:

• Höherer Abschluss (Master) oder gleichwertig.
• Relevante Berufserfahrung, insbesondere in einer Führungsposition in einem akademischen und/oder Forschungsumfeld.
• Umfassendes Wissen über Verwaltungs-, Beschäftigungs-, Beschaffungs- und Fördergesetze.
• Exzellente Führungs-, Personalmanagement- und Coachingfähigkeiten.
• Exzellente Projektmanagement- und Planungsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Umsetzung von Veränderungsmanagementprozessen.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Exzellente analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Fließende Deutschkenntnisse auf umgangssprachlichem und professionellem Niveau (C1), sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Fließende Englischkenntnisse auf umgangssprachlichem und professionellem Niveau (C1), sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Sehr gute Arbeitsfähigkeit mit IT-Office-Software und ERP-Systemen.

Wir bieten:

• Gehalt, Leistungen und Vertrag basierend auf vorheriger Erfahrung gemäß den TVöD-Bund-Richtlinien (deutscher Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) abhängig von der Qualifikation in EG15 (Entgeltgruppe 15).
• Ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das Karriere und Familienleben in Einklang bringt, mit flexiblen Arbeitszeiten und vor Ort verfügbaren Kinderbetreuungseinrichtungen.
• Die Möglichkeit, in einem freundlichen, internationalen und engagierten Team zu arbeiten, in dem Sie einen bedeutenden Beitrag leisten können.
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich interner Schulungen und Executive Coaching.

Weitere Informationen:

Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und allen qualifizierten Bewerbern unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung oder nationaler Herkunft Beschäftigungsmöglichkeiten bietet. Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich dafür ein, die Anzahl der Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und ermutigt daher Bewerbungen von solchen qualifizierten Personen. Unser Institut und die Max-Planck-Gesellschaft heißen Personen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen und Ideen willkommen, die Vielfalt und Inklusion schätzen.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument über unser Jobportal ein. Ihre Bewerbung sollte auf Englisch verfasst sein und Folgendes enthalten:

• Ihren Lebenslauf, in dem mindestens drei Personen angegeben sind, die wir als Referenz kontaktieren können.
• Ihre Bildungs- und Arbeitszeugnisse.
• Ein Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation darlegen, an unserem Institut zu arbeiten, und ausgewählte Erfolge zusammenfassen, die sich auf die Rolle des Leiters der Verwaltung beziehen.

Die Bewerbungsfrist endet am 11. Mai 2025 (11.05.2025). Wir werden die Bewerbungen unmittelbar nach diesem Datum prüfen. Wir ermutigen jedoch interessierte Kandidaten, sich auch nach dieser Frist zu bewerben, da wir alle Bewerbungen bis zur Besetzung der Stelle weiterhin prüfen werden.