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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Organisation und Verwaltung des Büroalltags.
- Arbeitgeber: Die Freunde der Nationalgalerie fördern die Kunst in Berlin mit Leidenschaft seit über 45 Jahren.
- Mitarbeitervorteile: Teilzeit, flexibles Arbeiten, 2.000 Euro brutto plus BVG-Ticket und Zugang zu Kunstprojekten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und erlebe die Welt der Kunst hautnah.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Sekretariat, Organisationstalent und Interesse an Kunst sind wichtig.
- Andere Informationen: Bewerbungen bitte per E-Mail an jobs@freunde-der-nationalgalerie.de.
Die Freunde sind ein Schnellboot. Der gemeinnützige Verein der FREUNDE DER NATIONALGALERIE unterstützt finanziell und organisatorisch die Arbeit der sechs Museen umfassenden NATIONALGALERIE in Berlin: Bedeutende Erwerbungen für die Sammlung, über 140 große und kleine Ausstellungen, der von den Freunden getragene »Preis der Nationalgalerie«, die Tochtergesellschaften und die Stiftung zum Erwerb zeitgenössischer Kunst - alles getragen von mittlerweile rund 1.500 Mitgliedern, Mäzenen, engagierten Vorstands- und Kuratoriumsmitgliedern und einem hoch motivierten Team im Büro.
Zur langfristigen Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 1. Juli 2025 (oder früher) einen Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche).
Tätigkeitsbereiche:
- Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team bei der Umsetzung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts:
- Front-Office (Telefon, Tür)
- Geschäftskorrespondenz, Eingangs- und Ausgangspost
- Erstellung von Drucksachen (z.B. Briefpapier, Visitenkarten)
- Unterstützung bei der Mitgliederverwaltung (CRM-Datenbank) im Urlaubs- oder Krankheitsfall
- Koordination von Terminen sowie Vorbereitung von Besprechungen inkl. Reisebuchungen
- Anfertigung von Präsentationen, Statistiken und Listen
- Verwaltung und Bestellung Büromaterial
- Instandhaltung der Räume und der Bürotechnik
- zukunftsorientierte Betreuung der IT-Infrastruktur inkl. Lizenzmanagement und Gerätewartung / -austausch
Ihr Profil:
- Sie haben Sekretariats- oder Empfangs-Erfahrung.
- Sie sind hochgradig organisiert, können klar und dabei freundlich kommunizieren und arbeiten sehr gern im Team.
- Sie haben Kenntnisse mit den gängigen MS Office-Programmen und Spaß, sich auch in andere Programme wie z.B. CRM oder CMS einzuarbeiten.
- Sie haben Interesse an Kunst sowie an gemeinnütziger Arbeit und aktuell Lust auf etwas Neues.
- Idealerweise lieben Sie selbständiges Arbeiten und können sich gut in die Bedürfnisse anderer versetzen.
- Sie verfügen über sehr gute Zeitmanagementfähigkeiten und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
- Sie haben solide Kenntnisse der englischen Sprache.
Unser Angebot:
- Teilzeit (25 Std./Woche, ggf. bis 30 Std.), Montag bis Freitag 10-15 Uhr
- 2.000 Euro brutto monatlich zzgl. BVG-Ticket
- Ein hoch motiviertes, sympathisches Team, das an großartigen Projekten für die Häuser der Nationalgalerie arbeitet und durch diese Arbeit auch die Möglichkeit bietet, exklusiven Zugang zur bildenden Kunst zu bekommen.
- Räume für Ihre Gestaltungsideen zur Entwicklung des Tätigkeitsbereichs.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung ausschließlich via Email an jobs@freunde-der-nationalgalerie.de. Ansprechpartner bei Rückfragen und Anregungen: FREUNDE DER NATIONALGALERIE Katharina von Chlebowski Geschäftsführerin jobs@freunde-der-nationalgalerie.de
Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche) Arbeitgeber: FREUNDE der Nationalgalerie e.V.
Kontaktperson:
FREUNDE der Nationalgalerie e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Kunst- oder Non-Profit-Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Freunde der Nationalgalerie und deren Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an ihrer Arbeit hast und wie du zur Unterstützung ihrer Mission beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Anforderungen der Stelle als Office-Manager zutreffen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Da die Stelle im Büro eines gemeinnützigen Vereins ist, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen hervorhebst. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, die dies belegen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office-Manager (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Office-Managers, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Sekretariats- oder Empfangserfahrung sowie deine Kenntnisse in MS Office und anderen Programmen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an der Arbeit bei den Freunden der Nationalgalerie interessiert bist. Hebe dein Interesse an Kunst und gemeinnütziger Arbeit hervor und erläutere, wie du das Team unterstützen kannst.
E-Mail-Bewerbung: Sende deine Bewerbung ausschließlich per E-Mail an die angegebene Adresse. Achte darauf, dass alle Dokumente im richtigen Format (z.B. PDF) angehängt sind und die E-Mail professionell formuliert ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei FREUNDE der Nationalgalerie e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir während des Interviews gestellt werden könnten. Besonders wichtig sind Fragen zu deiner Erfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich sowie zu deinen organisatorischen Fähigkeiten.
✨Zeige deine Leidenschaft für Kunst
Da die Stelle bei einem Kunstverein ist, solltest du deine Begeisterung für Kunst und gemeinnützige Arbeit deutlich machen. Bereite einige Gedanken vor, warum dir diese Themen wichtig sind und wie sie mit deiner beruflichen Motivation zusammenhängen.
✨Präsentiere deine Teamfähigkeit
Hebe hervor, wie gut du im Team arbeiten kannst. Gib Beispiele aus der Vergangenheit, wo du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Demonstriere deine IT-Kenntnisse
Da die Stelle auch IT-Verantwortlichkeiten umfasst, sei bereit, über deine Erfahrungen mit MS Office und anderen Programmen zu sprechen. Zeige, dass du lernbereit bist und dich schnell in neue Software einarbeiten kannst.
