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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Universität zu Köln ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrierechancen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Chancen zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich oder Verwaltungsfach, Erfahrung in Assistenz von Vorteil.
- Andere Informationen: Die Stelle ist unbefristet und ab 01.10.2025 in Vollzeit zu besetzen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung. Die Abteilung 54 verantwortet den nichttechnischen Gebäudebetrieb für die Immobilien der Universität zu Köln. Die 110 Beschäftigten der Abteilung sind in vier Sachgebieten organisiert.
Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, unterschriftsreife Erledigung von Schriftverkehr und Vorbereitung von Unterlagen in Personalangelegenheiten.
- Organisatorische und administrative Aufgaben mit internen und externen Kontakten
- Terminüberwachung und -koordination, Postbearbeitung, Telefonauskunft, Materialbeschaffung, Budgetverwaltung, Organisation von Dienstreisen, Gleitzeitbearbeitung
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Workshops
- Projektassistenz / Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Qualifikationen.
Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Assistenz von Vorteil.
Erfahrung im Bereich öffentliche (Bau-)Verwaltung von Vorteil.
Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
Routinierte Kenntnisse von MS-Office-Programmen.
Teamorientiert, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität.
Wir bieten ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, flexible Arbeitszeitmodelle, umfangreiches Weiterbildungsangebot, Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und die Möglichkeit zur mobilen Arbeit.
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Die Stelle ist ab 01.10.2025 in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Kontaktperson:
Universität zu Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Abteilung 54. Verstehe, welche administrativen Aufgaben und Herausforderungen in dieser Position anfallen, um im Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Universität zu Köln. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenz der Abteilungsleitung geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Organisation von Terminen und Sitzungen vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Flexibilität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kenntnisse in MS-Office-Programmen während des Gesprächs. Vielleicht kannst du sogar einige praktische Beispiele nennen, wie du diese Tools effektiv in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Universität zu Köln und ihre Abteilung 54. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Aufgaben und die Kultur der Institution zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, relevanter Zeugnisse und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass deine Unterlagen vollständig und gut strukturiert sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Qualifikationen und Erfahrungen darlegst. Betone, warum du für die Position der Assistenz der Abteilungsleitung geeignet bist und was dich an der Universität zu Köln reizt.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die Website der Universität zu Köln ein. Achte darauf, dass du alle geforderten Informationen und Dokumente hochlädst und überprüfe alles auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Abteilungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Geltung kommen können.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da routinierte Kenntnisse in MS-Office-Programmen gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast.
✨Teamorientierung und Flexibilität zeigen
Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und Flexibilität unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich in einem Team gearbeitet hast und dich schnell an neue Situationen anpassen konntest.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Universität zu Köln, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung stellst. Dies zeigt, dass du langfristig an einer Zusammenarbeit interessiert bist.
