Sekretärin / Sekretär (d/w/m) für das Institut für Laboratoriumsmedizin

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Gesucht wird eine begeisterungsfähige Person für das Institutssekretariat. Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit eigener Gestaltungsmöglichkeit in einem kollegial ausgerichteten Arbeitsumfeld. Das Institut für Laboratoriumsmedizin, Klinische Chemie und Pathobiochemie nimmt in der Charité die Aufgaben der Laboratoriumsmedizin in Forschung und Lehre wahr und befindet sich auf dem Campus Virchow-Klinikum. Forschungsschwerpunkt ist die Aufklärung molekularer Mechanismen von Krankheiten, die Identifizierung neuer Biomarker und die Entwicklung neuer Methoden der Labordiagnostik.

Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben, u. a.:

• Terminplanung und Überwachung von Fristen
• Dokumentenverwaltung
• Bestellwesen, Angebotseinholung und Inventarisierung
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang inkl. Klärung von Abrechnungsaspekten
• Planung von Arbeitsabläufen (z. B. bei Lieferung und Installation von Geräten), Bearbeitung von Formularen (z. B. Schlüsselanträge, Aussonderungen, Dienstreiseanträge, Publikationslisten)
• Eigenständiges Entwerfen von Brieftexten auf Basis inhaltlicher Vorgaben
• Layout von Dokumenten (z. B. Forschungsanträge, Publikationen, Vorlesungsfolien) entsprechend der vorliegenden Anforderungen
• Zusammenstellung und Auswertung allgemeiner Datensätze (z. B. Verbrauchserfassungen, Impactfaktoren)
• Ansprechperson für Mitarbeitende, interne/externe Bereiche und Patientinnen/Patienten
• Zuarbeit bei der Gestaltung der Lehrveranstaltungen

Fachliche Anforderungen:

• Sie besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder vergleichbare Ausbildung/Erfahrung mit ggf. zusätzlichen Weiterbildungen im Büromanagement
• Sie können prozessorientiert denken und gelten als organisatorisches Talent
• Sie verfügen über perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie können sich auf Englisch verständigen (z. B. am Telefon)
• Sie haben gute Kenntnisse von MS Office (Word, Excel, ggf. Powerpoint) sowie nach Möglichkeit SAP
• Sie beherrschen die Grundsätze der medizinischen Nomenklatur (wünschenswert)
• Sie verfügen über eine Berufserfahrung im Sekretariat eines Krankenhauses oder in vergleichbaren Bereichen (wünschenswert)

Persönliche Anforderungen:

• Sie arbeiten selbstständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Sie sind belastbar, treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf
• Sie verstehen sich als Dienstleisterin/Dienstleister
• Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum. Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen. Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport. Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge. Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007.

Entgeltgruppe 06 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden vorgesehen. Eine adäquate und begleitende Einarbeitung wird gewährleistet. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard. Die Bewerbungsfrist endet am: 01.07.2025.