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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfange Gäste, organisiere Termine und verwalte Dokumente.
- Arbeitgeber: Ein renommiertes Architekturbüro mit über 60 Jahren Erfahrung und 300 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, faire Vergütung, Teamevents und ein zentraler Arbeitsplatz.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an spannenden Projekten im Gesundheitswesen und Bildung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung, Teamfähigkeit und gute MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Regelmäßige Arbeitszeiten von 40 Stunden pro Woche.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als national und international tätiges Architekturbüro mit mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an vier Standorten arbeiten wir seit über 60 Jahren an anspruchsvollen Projekten in den Bereichen Gesundheitswesen, Bildung und Forschung für überwiegend öffentliche Auftraggeber. Zur Unterstützung unseres Teams in Stuttgart mit ca. 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchen wir Sie (m/w/d) ab August in Vollzeit für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.
Ihre Aufgaben:
- Sie empfangen Gäste und betreuen die Besprechungsräume
- Sie nehmen zentrale Anrufe entgegen und vermitteln weiter
- Sie bearbeiten relevante Brief- und E-Mail-Korrespondenz
- Sie verwalten zentrale Dokumente und die Datenablage
- Sie erledigen anfallende Büroverwaltungstätigkeiten
- Sie organisieren Termine und Geschäftsreisen
- Sie wirken bei der Organisation von Veranstaltungen mit
Ihr Profil:
- Sie haben ein freundliches und sicheres Auftreten
- Sie haben eine abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung
- Sie sind initiativ, motiviert und teamfähig
- Sie arbeiten organisiert, zuverlässig und sorgfältig
- Sie besitzen fundierte EDV-Kenntnisse in MS-Office
- Sie verfügen über sichere Kenntnisse der deutschen Sprache
Unser Angebot:
- Abwechslungsreiche Aufgaben in aufgeschlossenem Team
- Respektvolles und wertschätzendes Miteinander
- Arbeitsplatz in einem attraktiven und zentral gelegenen Büro
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Faire und leistungsgerechte Vergütung
- Geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche
- Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten
- Mobilitätsleistung Jobticket
Interessiert? Auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail freuen wir uns (max. 5 MB).
Kontakt: Steffen Walter walter@heinlewischer.de www.heinlewischer.de
Teamassistenz Empfang / Sekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Heinlewischer
Kontaktperson:
Heinlewischer HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz Empfang / Sekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige dein freundliches und sicheres Auftreten bereits im ersten Kontakt. Wenn du anrufst oder eine E-Mail schreibst, achte darauf, höflich und professionell zu sein. Dies hinterlässt einen positiven ersten Eindruck.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Architekturbüro und seine Projekte. Wenn du während des Gesprächs spezifische Fragen oder Anmerkungen zu ihren Arbeiten einbringst, zeigst du echtes Interesse und Engagement.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Termine und Büroabläufe effizient verwaltet hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um deine Teamfähigkeit zu betonen. Bereite einige Beispiele vor, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, um zu zeigen, dass du gut ins bestehende Team passen würdest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz Empfang / Sekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Architekturbüro, bei dem du dich bewirbst. Besuche die Website und lerne mehr über deren Projekte, Werte und die Unternehmenskultur.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Gestalte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass sie auf die spezifischen Anforderungen der Stelle als Teamassistenz zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen in der Büroorganisation und deine EDV-Kenntnisse.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Hebe deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten hervor.
E-Mail-Bewerbung: Achte darauf, dass deine Bewerbung per E-Mail alle geforderten Dokumente enthält und die Dateigröße 5 MB nicht überschreitet. Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse und einen klaren Betreff.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heinlewischer vorbereitest
✨Freundliches Auftreten
Da die Position am Empfang und im Sekretariat ist, ist ein freundliches und sicheres Auftreten entscheidend. Übe, wie du dich vorstellst und Gäste begrüßt, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kenntnisse in MS-Office
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office auffrischst. Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zu den Programmen zu beantworten oder sogar praktische Aufgaben zu lösen, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Organisationsfähigkeiten betonen
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten zeigen. Erkläre, wie du Termine und Geschäftsreisen planst oder wie du bei der Organisation von Veranstaltungen geholfen hast.
✨Vorbereitung auf typische Fragen
Erwarte Fragen zu deiner Motivation für die Stelle und wie du mit Stresssituationen umgehst. Überlege dir im Voraus, wie du deine Teamfähigkeit und Initiative unter Beweis stellen kannst.
