Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Berate Bewerbende zu Vergabeverfahren und bearbeite Service-Anfragen.
- Arbeitgeber: Die Stiftung für Hochschulzulassung fördert Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Fortbildungsmöglichkeiten und eine zusätzliche Altersversorgung.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mit und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen sind erforderlich.
- Andere Informationen: Befristeter Vertrag bis 31.03.2027 mit einem unterstützenden Onboarding-Prozess.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d).
Sie arbeiten in einem neuen Team, welches aufgebaut wird, um den Bewerbenden einen bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Teams. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So tragen wir zu mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland bei.
Ihre Aufgaben:
- Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
- Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level Serviceanfragen in die Fachbereiche
- Rückmeldungen aus den Fachbereichen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an die Bewerbenden melden
- Zuarbeit zum Informations-Management durch Input aus dem Verfahrensservice durch anfordern von benötigten Informationen zu Fragen bzgl. spezieller Themen wie u.a. Beruflich Qualifizierte
- Zuarbeit zum Informations-Management bzgl. der Verbesserung des Beschwerde-Managements (Input, was von Bewerbern kritisiert wird und Vorschläge, wie dem begegnet werden kann)
- Test der Informationsbereitstellung bei Erweiterungen / Änderungen (Struktur, Verständlichkeit, Handhabbarkeit)
- Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
- Erstellen von Einarbeitungsunterlagen für und Schulungen von Aushilfen
- Unterstützung bei Verfahrenssimulationen
- Teilnahme an Messen, Informationsveranstaltungen für Bewerbende, etc.
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen.
- Sie haben ein souveränes Auftreten und bleiben auch in schwierigen Gesprächssituationen ruhig.
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
- Sie bringen Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrales Vergabeverfahren und örtliches Vergabeverfahren) mit.
Wir bieten Ihnen:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L);
- einen bis zum 31.03.2027 befristeten Arbeitsvertrag;
- ein zielgerichtetes Onboarding, bei dem Sie umfassend unterstützt und begleitet werden;
- Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit) sowie vielfältige Fortbildungsangebote;
- eine zusätzliche Altersversorgung.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.
Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung; für fachliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Kruck (0231/1081-3210). Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.06.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de.
Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: https://www.hochschulstart.de/fileadmin/media/stellenausschreibung/DS-Informationen_f%C3%BCr_Stellenbewerbungen.pdf
Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit Arbeitgeber: Stiftung für Hochschulzulassung
Kontaktperson:
Stiftung für Hochschulzulassung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stiftung für Hochschulzulassung und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die digitale Transformation im Bildungsbereich verstehst und bereit bist, aktiv daran mitzuwirken.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Serviceanfragen unter Beweis stellen. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle gut verstehst.
✨Tip Nummer 3
Zeige während des Gesprächs deine Teamfähigkeit und deine Bereitschaft zur Mitgestaltung. Betone, wie wichtig dir eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sind, um den Bewerbenden den bestmöglichen Service zu bieten.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Position und dem Unternehmen zeigen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigt, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung und Entwicklung innerhalb der Stiftung.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es deine Motivation und Eignung für die Position als Serviceagent*in im Verfahrensservice deutlich macht. Betone, wie du zur digitalen Transformation im Bildungsbereich beitragen kannst.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: In deinem Lebenslauf solltest du relevante Erfahrungen im Umgang mit Serviceanfragen und deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Zeige, dass du auch in schwierigen Situationen souverän bleibst.
Achte auf die Formatierung: Stelle sicher, dass deine Bewerbungsunterlagen gut strukturiert und übersichtlich sind. Verwende eine klare Schriftart und halte dich an die Vorgaben für die Dateigröße und das Format (PDF, max. 5 MB).
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung für Hochschulzulassung vorbereitest
✨Informiere dich über die Stiftung für Hochschulzulassung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Stiftung und ihre Aufgaben informieren. Verstehe die Rolle, die sie im Bildungsbereich spielt, und wie dein Beitrag als Serviceagent*in dazu passt.
✨Bereite Beispiele für deine Serviceerfahrung vor
Da Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen wichtig ist, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben. Zeige, wie du in schwierigen Situationen ruhig geblieben bist und Lösungen gefunden hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da du in einem neuen Team arbeiten wirst, ist es wichtig, deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit zu betonen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Teamarbeit und Mitgestaltungskompetenzen betreffen.
✨Stelle Fragen zur digitalen Transformation
Da die digitale Transformation ein zentrales Thema der Stelle ist, solltest du Fragen dazu vorbereiten. Zeige dein Interesse an innovativen Lösungen und wie du dazu beitragen kannst, den Service für Bewerbende zu verbessern.
