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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung im Gesundheitsamt mit Korrespondenz, Terminorganisation und Besuchermanagement.
- Arbeitgeber: Das Gesundheitsamt Stuttgart fördert Gesundheit und Chancengleichheit in der Stadt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, kostenloses Deutschlandticket und attraktive Personalwohnungen warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das einen echten Unterschied in der Gesellschaft macht.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder Büromanagement, gute Deutschkenntnisse und MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Zukunftssicherer Arbeitsplatz mit Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktiven Zusatzleistungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Sie für das Gesundheitsamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.09.2025 in Vollzeit/Teilzeit und unbefristet zu besetzen. Das Gesundheitsamt mit seinen 300 Beschäftigten trägt wesentlich dazu bei, die Gesundheit zu fördern, Erkrankungen in der Entstehung zu verhindern, Teilhabe zu ermöglichen sowie die Ungleichheit von Gesundheitschancen weiter abzubauen. Die Stelle ist in der Abteilung Infektionsschutz und Umwelthygiene angesiedelt. Der Dienstort ist in Bad Cannstatt.
Als Sekretariat der Abteilungsleitung zählen zu Ihren Aufgaben:
- die Bearbeitung der Korrespondenz
- die Überwachung der Wiedervorlagen
- die Aktenordnung und Aktenführung
- Organisation von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Versand von Einladungen und ggf. fachlichen Informationen
- Empfang und Betreuung von Besuchenden
- Bearbeitung von Assistenzaufgaben im Bereich Qualitätssicherung und Berichtswesen
- Führung zugehöriger Übersichten
- Koordination von Personalangelegenheiten der Abteilung, wie z. B. Dienstpläne des Bereitschaftsdiensts
- Vertretung des Sekretariats des Sachgebiets Infektionsschutz
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Ihr Profil, das zu uns passt:
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA) (ehemals Angestelltenlehrgang I) oder eine mind. dreijährige abgeschlossene Ausbildung mit Schwerpunkt Büromanagement
- wünschenswert ist Erfahrung in einem Sekretariat sowie Kenntnisse der medizinischen Terminologie
- sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit elektronischen Medien und den üblichen MS-Office-Programmen
- gutes Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Nachweis über Masernschutz ist erforderlich (ab Jahrgang 1971)
Freuen Sie sich auf:
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 6 TVöD. Vorbehaltlich entsprechender Bewährung besteht nach einer Tätigkeit von fünf Jahren die Möglichkeit einer Höhergruppierung in die Entgeltgruppe 7 TVöD, da die Position im Abteilungsleitungssekretariat angesiedelt ist.
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 26.06.2025 an unser Online-Bewerbungsportal.
Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Dbz
Kontaktperson:
Dbz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Verstehe, welche Fähigkeiten besonders gefragt sind, wie z.B. Kenntnisse in der medizinischen Terminologie oder Erfahrung im Sekretariat. Dies hilft dir, gezielt auf diese Punkte in deinem Gespräch einzugehen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Gesundheitsamts oder ähnlicher Einrichtungen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf organisatorische Fähigkeiten und Teamarbeit beziehen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Abteilung Infektionsschutz und Umwelthygiene. Informiere dich über aktuelle Themen und Herausforderungen in diesem Bereich, um im Gespräch zu zeigen, dass du motiviert bist und einen Beitrag leisten möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Sekretariatskraft der Abteilungsleitung unterstreicht. Gehe auf deine Erfahrungen im Sekretariat und deine Kenntnisse der medizinischen Terminologie ein.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, insbesondere im Bereich Büromanagement und den Umgang mit MS-Office-Programmen.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente einreichst, einschließlich Nachweisen über deine Ausbildung und gegebenenfalls den Masernschutz. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Dbz vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Sekretariatskraft im Gesundheitsamt. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Organisation von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Aktenführung einfließen können.
✨Kenntnisse der medizinischen Terminologie
Da die Stelle im Bereich Infektionsschutz angesiedelt ist, ist es wichtig, dass du ein Grundverständnis für medizinische Begriffe hast. Recherchiere einige relevante Begriffe und deren Bedeutung, um im Gespräch sicherer aufzutreten.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift gefordert ist, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte auf eine korrekte Rechtschreibung, auch bei schriftlichen Unterlagen.
✨Fragen zur Work-Life-Balance
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Work-Life-Balance und den flexiblen Arbeitszeitmodellen zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit und deinem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
