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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernehme Sekretariatsaufgaben und unterstütze bei Personalangelegenheiten und Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Hochschule Bochum ist eine innovative Bildungseinrichtung im Herzen des Ruhrgebiets.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein umfangreiches Fortbildungsangebot warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Elektrotechnik und Informatik in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Office-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis zum 25.06.2025 über unser Online-Portal.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 49000 € pro Jahr.
Die Hochschule Bochum ist eine innovative Hochschule im grünen Herzen des Ruhrgebiets. Sie zeichnet sich durch ausgeprägte Praxisnähe und enge Vernetzungen zur regionalen sowie überregionalen Wirtschaft aus und ist international, interdisziplinär und auf nachhaltige Entwicklung ausgerichtet. Damit bietet sie ideale Voraussetzungen für eine qualitativ hochwertige Ausbildung, Forschung und Weiterbildung.
Im Sekretariat des Fachbereichs Elektrotechnik und Informatik der Hochschule Bochum ist zum 01.09.2025 die befristete Stelle als Sekretär*in (m/w/d) zu besetzen. Es handelt sich um eine befristete Teilzeitbeschäftigung bis zum 29.02.2028 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 29,915 Stunden (d. h. 29 Stunden und 55 Minuten). Eine Verlängerung ist unter Vorbehalt möglicher Rahmenbedingungen denkbar. Die Arbeitszeiten liegen i. d. R. Montag bis Freitag ab 9 Uhr und können in Absprache genauer festgelegt werden.
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
- Eigenständige Übernahme aller Sekretariatsaufgaben, u. a. Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Erteilung von Lehraufträgen, Einstellung von studentischen Hilfskräften etc.)
- Ansprechpartner*in für Studierende, Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Lehrbeauftragte und externe Kooperationspartner des Fachbereichs, Sprechzeiten, Korrespondenz, E-Mail und Telefon
- Klausur-Aufsichten-Planung
- Führen von diversen Übersichtslisten
- Organisation der Ablage (digital und Hardcopy)
- Kopierarbeiten und andere Zuarbeiten
- Raumbuchungen
- Bestellung und Ausgabe von Büro- und Lehrmaterial
- Sitzungsbegleitung: u. a. Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Organisation der Bewirtung
- Veranstaltungsmanagement: Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen des Fachbereichs, z. B. Absolvent*innenfeier, Alumni-Arbeit etc.
- Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit des Fachbereichs, z. B. Webseitenpflege
Folgende Voraussetzungen werden von Ihnen gewünscht:
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännische Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung von mindestens einem Jahr
- Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sichere Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel)
- Engagierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
- Kenntnisse der Hochschulstruktur wünschenswert
- Englischkenntnisse wünschenswert
Wir bieten Ihnen:
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
- Eine befristete Teilzeitstelle bis zum 29.02.2028 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 29 Stunden und 55 Minuten
- Eine anspruchsvolle, eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Flexible Arbeitszeiten
- Nach Absprache ist mobiles Arbeiten möglich
- Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Jahressonderzahlung nach TV-L
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und familienfreundliches Arbeitsumfeld
- Vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Möglichkeit zur Teilnahme am Hochschulsport
Ihre Bewerbung:
Schwerbehinderte Bewerber*innen bzw. Gleichgestellte im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Fachliche Rückfragen beantwortet Ihnen gern Prof. Dr. Rainer Lütticke, Tel.: +49 234 32-10300 oder rainer.luetticke@hs-bochum.de.
Bewerbungen werden bis zum 25.06.2025 über unser Online-Bewerbungsportal entgegengenommen.
Kontaktperson:
Hochschule Bochum HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär*in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Hochschule Bochum und ihren Fachbereich Elektrotechnik und Informatik. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Hochschule verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Sekretariatsaufgaben gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der an der Hochschule Bochum arbeitet oder dort studiert hat, frage nach Insider-Informationen über die Arbeitskultur und die Erwartungen an die Sekretär*in-Position.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Hochschulstruktur und zu den spezifischen Anforderungen der Stelle zu beantworten. Zeige, dass du dich mit den gängigen Office-Anwendungen auskennst und bereit bist, dich in neue Software einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär*in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle als Sekretär*in relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Verwaltungsbereich.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Hochschule Bochum passen. Gehe auf spezifische Anforderungen der Stelle ein.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Bochum vorbereitest
✨Informiere dich über die Hochschule Bochum
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Hochschule Bochum und ihren Fachbereich Elektrotechnik und Informatik informieren. Verstehe ihre Werte, Ziele und aktuellen Projekte, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten vor
Da die Stelle viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Selbstständigkeit unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
In der Rolle als Sekretär*in wirst du viel kommunizieren müssen. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Du könntest auch Beispiele für erfolgreiche Interaktionen mit Studierenden oder Kollegen nennen.
✨Frage nach den Erwartungen an die Rolle
Nutze die Gelegenheit, um während des Interviews Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen an die Sekretär*in-Position und wie der Erfolg in dieser Rolle gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, die Anforderungen zu erfüllen.
