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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the institute's management with various administrative tasks and student services.
- Arbeitgeber: Join the prestigious Academy of Fine Arts Vienna, a hub for creativity and international collaboration.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a flexible 20-hour work week with a competitive salary and a vibrant work environment.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team in an inspiring artistic setting while making a real impact on students' lives.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have completed commercial training and possess strong communication skills in German and English.
- Andere Informationen: The academy encourages applications from women and individuals with disabilities to promote diversity.
- Einblicke in den Berufsalltag
- Unsere Benefits
Die Wiener Sozialdienste Förderung & Begleitung GmbH sucht für ihr Institut für Paar- und Familientherapie ab März 2025 eine:n
Mitarbeiter:in im Sekretariat (16-18 Wochenstunden I Standort: 1020 Wien I ab März 2025)
Das wird Ihr Aufgabengebiet
- Sie übernehmen administrative Agenden wie Terminvereinbarungen mit unseren Klient:innen, Verwaltung unserer Klient:innendatenbank und vorbereitende Buchhaltung.
- Sie kümmern sich mit Umsicht und Sorgfalt um eingehende Anrufe und erledigen unseren Mail-Schriftverkehr.
- Sie sind erste Anlaufstelle und eine wichtige Kommunikationsschnittstelle für unsere Klient:innen und Mitarbeiter:innen.
Das bringen Sie mit:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW, o.ä.).
- Sie haben vergleichbare einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im psychosozialen Bereich.
- Sie bringen fundierte EDV-Anwenderkenntnisse (insb. MS-Office) mit.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Sie aus.
Das ist unser Angebot für Sie:
- Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit tiefem Einblick in das spannende Arbeitsfeld einer NPO im Sozialbereich.
- Sie werden von einem erfahrenen und gut eingespielten Team mit sehr gutem Arbeitsklima unterstützt.
- Sie arbeiten an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit guter öffentlicher Verkehrsanbindung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von Vollzeitbeschäftigung (37 WStd.) beträgt ab € 2.608,60 brutto pro Monat lt. SWÖ-KV. Ihr genaues Gehalt hängt von den anrechenbaren Vordienstzeiten ab.
Kontakt: Jelena Grubješić MA
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter:in im Sekretariat Arbeitgeber: Wiener Sozialdienste
Kontaktperson:
Wiener Sozialdienste HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in im Sekretariat
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im akademischen Bereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Akademie der bildenden Künste Wien und ihre Strukturen. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in MS-Office und Datenverwaltungssystemen zu demonstrieren. Vielleicht gibt es praktische Tests oder Fragen dazu im Vorstellungsgespräch.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in im Sekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Research the Academy: Familiarize yourself with the Akademie der bildenden Künste Wien. Understand their mission, values, and the specific role of the Institut für Kunst und Architektur to tailor your application accordingly.
Tailor Your CV: Highlight relevant experience in administrative roles, especially those that demonstrate your organizational skills and familiarity with university structures. Make sure to include your language proficiency in German and English.
Craft a Strong Cover Letter: Write a personalized cover letter that showcases your communication skills and team-oriented mindset. Mention your enthusiasm for working in an international art university environment and how your background aligns with the job requirements.
Proofread Your Application: Before submitting, carefully proofread your documents for any spelling or grammatical errors. Ensure that your application is clear, concise, and professionally presented, as attention to detail is crucial for this role.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wiener Sozialdienste vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgabenbereiche, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Da die Stelle viel Kontakt mit Studierenden und Lehrenden erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und zeige, dass du ein offenes Ohr für die Anliegen anderer hast.
✨Kenntnisse in MS-Office hervorheben
Stelle sicher, dass du deine sehr guten MS-Office Kenntnisse während des Interviews betonst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Interesse an Weiterbildung zeigen
Die Akademie legt Wert auf ein diskriminierungskritisches Grundverständnis und die Bereitschaft zur Fortbildung. Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, indem du Fragen zu möglichen Schulungen oder Workshops stellst.
