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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines stabilen, werteorientierten Unternehmens in der Wohnungswirtschaft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein professionelles Arbeitsumfeld mit hoher Lebensqualität im Bodenseeraum.
- Warum dieser Job: Erlebe eine anspruchsvolle Rolle mit Raum für Mitgestaltung und kollegialer Zusammenarbeit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Assistenz.
- Andere Informationen: Arbeiten im Duo-Sekretariat mit klarer Rollenverteilung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Mandanten suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) im Raum Bodensee | Vollzeit | strategisch, diskret, wirksam.
Sie halten den Rücken frei, wo andere Diskussionen führen? In dieser Schlüsselrolle bilden Sie gemeinsam mit einer zweiten Assistenz ein eingespieltes Team auf Augenhöhe. Sie denken mit, ordnen, strukturieren und sorgen dafür, dass die Geschäftsführung den Kopf frei hat. Sie behalten den Überblick, erkennen, was wirklich wichtig ist, und handeln vorausschauend, auch dann, wenn andere noch sortieren.
Diese Position ist kein Platz für klassische „Office-Manager:innen“, sondern für Menschen, die Klartext können, mitdenken und mittragen, ohne sich selbst in den Vordergrund zu stellen.
Effiziente Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben:
- Eigenständiges Terminmanagement, inklusive Priorisierung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
- Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für strategische Themen
- Schnittstellenkommunikation mit internen Fachbereichen und externen Partnern
- Dokumentenmanagement und Ablagestrukturierung inklusive Reporting und Nachverfolgung von Aufgaben
- Vertretung im Duo-Sekretariat mit klarer Rollenverteilung und enger Abstimmung
- Vorausschauende Organisation des Geschäftsführungsalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Verantwortungsvolle Unterstützung im Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen Vorgängen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im gehobenen Office-Management
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und ein hoher Qualitätsanspruch
- Souveräner Umgang mit komplexen Situationen, auch unter Zeitdruck
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Verbindliche, klare Kommunikation – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
- Diskretion, Loyalität und Integrität sind für Sie selbstverständlich
- Teamfähigkeit und Freude an kollegialer Zusammenarbeit im Assistenz-Duo
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ein Gespür für das Wesentliche
Wir bieten:
- Eine anspruchsvolle Assistenzposition in einem wirtschaftlich stabilen, werteorientierten Unternehmen
- Zusammenarbeit mit einer strategisch denkenden Geschäftsführung
- Ein Arbeitsumfeld mit hoher Professionalität, klaren Strukturen und Raum für Mitgestaltung
- Kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Duo-Sekretariat
- Ein Standort mit hoher Lebensqualität – im Herzen des Bodenseeraums
Kontaktperson:
Die Profilerin E. Chiara Hartmann HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Fachleuten aus der Wohnungswirtschaft zu vernetzen. Suche nach Gruppen oder Foren, die sich auf Assistenzpositionen konzentrieren, und beteilige dich aktiv an Diskussionen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Unternehmen und seine Werte. Zeige in Gesprächen, dass du die Unternehmensphilosophie verstehst und schätzt. Dies kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Diskretion verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Da die Rolle im Duo-Sekretariat ausgeführt wird, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit betonst. Bereite Beispiele vor, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und Konflikte gelöst hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Erkläre in deinem Bewerbungsschreiben, warum du dich für die Position der Assistenz der Geschäftsführung interessierst. Betone deine Fähigkeiten im Organisieren und Strukturieren sowie deine Diskretion und Loyalität.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Führe in deinem Lebenslauf spezifische Erfahrungen auf, die du in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im gehobenen Office-Management gesammelt hast. Zeige, wie du komplexe Situationen gemeistert hast.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und verständlich ist. Vermeide Fachjargon, es sei denn, er ist für die Position relevant. Deine Kommunikation sollte sowohl schriftlich als auch mündlich verbindlich und klar sein.
Betone Teamfähigkeit und Eigeninitiative: In deiner Bewerbung solltest du Beispiele anführen, die deine Teamfähigkeit und deine Fähigkeit zur Eigeninitiative zeigen. Dies ist besonders wichtig, da die Rolle eine enge Zusammenarbeit im Duo-Sekretariat erfordert.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Die Profilerin E. Chiara Hartmann vorbereitest
✨Bereite dich auf die Rolle vor
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Assistenz der Geschäftsführung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position ein hohes Maß an Organisation erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich strukturiert und priorisiert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe klare und präzise Antworten auf mögliche Fragen und zeige, dass du sowohl schriftlich als auch mündlich effektiv kommunizieren kannst.
✨Diskretion und Loyalität betonen
In dieser Rolle ist es wichtig, Vertrauen aufzubauen. Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du Diskretion und Loyalität bewiesen hast, um zu zeigen, dass du die Werte des Unternehmens teilst.
