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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du wirst das Herzstück des Fachbereichs, indem du Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben übernimmst.
- Arbeitgeber: Wir sind eine innovative Hochschule im Bereich Luft- und Raumfahrttechnik mit einem dynamischen Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Luft- und Raumfahrttechnik mit und arbeite in einem inspirierenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung haben und sicher im Umgang mit MS-Office sein.
- Andere Informationen: Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.
Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation
- Bearbeitung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe
- Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen
- Ablage von Vorgängen und Verträgen
- Koordination von Veranstaltungen
- Organisation von Sicherheitsbegehungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Raumbuchung und Bewirtung)
- Überwachung von Fachbereichsterminen
- Vorbereitung und Veranlassung von Lehraufträgen und Anträgen für Hilfskräfte
- Anlaufstelle bei Fragen von Studierenden
- Pflege von fachbereichsbezogenen Datenbanken
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
- Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, vorzugsweise MS-Office-Paket (Word, Excel, Power Point)
- Wünschenswert sind Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule und ihrer rechtlichen Grundlagen
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
- Selbständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
- Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen auf Deutsch
- Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
- Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
- Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen
Wir bieten:
- Arbeitsbedingungen und Vergütungen nach dem TV-L
- Eine Stelle, die nach der Entgeltgruppe E 6 bewertet ist
- Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 19 Stunden und 55 Minuten
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Unser Kontakt:
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Prof. Dr. rer. nat. Dipl.-Ing. Andrea Upmann, Telefon: 0241 6009 52880 zur Verfügung.
Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht.
Kontaktperson:
BGR- Beratende Ingenieure PartG mbB HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin/Sekretär (w/m/d) im Fachbereichssekretariat für Luft- und Raumfahrttechnik
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Fachbereich Luft- und Raumfahrttechnik. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Struktur und Organisation einer Hochschule verstehst und wie du diese Kenntnisse in der Sekretariatsposition anwenden kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Büroorganisation oder Eventkoordination durchgeführt hast, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Tip Nummer 3
Nutze die Gelegenheit, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Da die Position viel Publikumsverkehr beinhaltet, sei bereit, in einem simulierten Gespräch zu demonstrieren, wie du mit Studierenden und anderen Mitarbeitern professionell und freundlich kommunizierst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft zur Weiterbildung. Informiere dich über die hochschulspezifischen Softwaresysteme und bringe Vorschläge mit, wie du dich schnell in diese einarbeiten kannst. Dies zeigt dein Engagement und deine Motivation für die Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin/Sekretär (w/m/d) im Fachbereichssekretariat für Luft- und Raumfahrttechnik
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Kenntnisse in Bürosoftware, insbesondere im MS-Office-Paket.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten ein und erwähne deine Bereitschaft zur Fortbildung.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und den Ausdruck. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen guten Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei BGR- Beratende Ingenieure PartG mbB vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Kenntnisse über die Hochschule
Zeige dein Wissen über die Organisation und Struktur der Hochschule. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Bereich Luft- und Raumfahrttechnik, um während des Interviews kompetent zu wirken.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Stelle viel Publikumsverkehr beinhaltet, ist es wichtig, deine kommunikativen Fähigkeiten zu betonen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstärke testen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und der Hochschule. Fragen zur Teamstruktur oder zu Weiterbildungsmöglichkeiten sind immer gut.
