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FĂĽr Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Reisen, manage Kalender und unterstĂĽtze bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: TRAFFIC Productions ist eine kreative Kommunikationsagentur mit BĂĽros in Berlin, Hamburg und MĂĽnchen.
- Mitarbeitervorteile: GenieĂźe flexible Arbeitszeiten, Urban Sportsclub Mitgliedschaft und ZuschĂĽsse fĂĽr den Ă–PNV.
- Warum dieser Job: Erlebe ein kreatives Umfeld mit flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum.
- GewĂĽnschte Qualifikationen: Du solltest Erfahrung in der Assistenz und sehr gute Deutschkenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Wir suchen eine loyale und diskrete Person, die gerne Verantwortung ĂĽbernimmt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die 2002 gegründete TRAFFIC Productions GmbH, mit Offices in Berlin, Hamburg und München ist eine inhabergeführte Kommunikations- und Produktionsagentur mit ca. 80 Mitarbeitern. Für das Family Office unseres Gesellschafters (in der Region am Rhein-Mosel-Gebiet) suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauende Unterstützung im Backoffice Management. In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben – sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext – und hältst dabei alle Fäden zusammen.
Aufgaben
- Reiseorganisation (buchhalterisch & operativ) – geschäftlich & privat
- Kalenderorganisation: Terminkoordination und Zeitmanagement, Planung von Meetings
- Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
- Erstellung von Präsentationen, Recherche, Auswertung und Aufbereitung von Informationen
- Markenanmeldung und -ĂĽberwachung (dpma und EUIPO)
- Officemanagement (Bestellungen, Fuhrpark, Kuriere, IT, etc.)
- Immobilien- & Projektkoordination: Organisation des Immobilien-Portfolios, wie z.B. Besichtigungen, Inseraten und Ăśbergaben, sowie die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
- Korrespondenz mit Anwälten, Notaren und Behörden
- UnterstĂĽtzung bei steuerlichen Themen, Versicherungen & Finanzfragen
- Organisation privater Anliegen (z. Reisen, Dokumente, Verträge, Besorgungen, Events)
Qualifikation
- Du hast bereits Erfahrung in der persönlichen Assistenz idealerweise in einer Agentur
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
- Organisationstalent mit Blick für’s Detail und Gespür für Menschen
- Hohe Diskretion, Loyalität und Selbstständigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Mac, Adobe Acrobat etc.)
- Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung
Benefits
- Arbeiten in einem kreativen, wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien
- Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
- Einen Arbeitsplatz, der Beruf und Privatleben respektvoll miteinander verbindet
- Du erhältst Mitarbeitervorteile wie z.B. eine Urban Sportsclub Mitgliedschaft, einen Zuschuss für den ÖPNV sowie die betriebliche Altersvorsorge
Noch ein paar Worte zum Schluss: Du erkennst dich in dieser Position wieder? Dann freut sich unser HR-Team auf deine Bewerbung.
Kontaktperson:
Traffic Productions GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Family Office Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die TRAFFIC Productions GmbH und deren Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Agentur und ihrer Arbeit hast. Das hilft dir, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu organisatorischen Fähigkeiten und deiner Diskretion. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Kompetenz! Stelle sicher, dass du mit den gängigen Tools wie MS Office und Adobe Acrobat vertraut bist. Vielleicht kannst du sogar ein kleines Projekt oder eine Präsentation erstellen, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Family Office Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich ĂĽber TRAFFIC Productions GmbH. Besuche ihre Website, um mehr ĂĽber die Unternehmenskultur, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben zu verdeutlichen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der persönlichen Assistenz.
Motivationsschreiben: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Unterstützung für das Family Office bist. Gehe auf deine Diskretion, Loyalität und dein Organisationstalent ein.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Traffic Productions GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte organisiert hast. Dies könnte die Planung von Reisen oder die Koordination von Terminen umfassen.
✨Diskretion und Loyalität betonen
In dieser Rolle ist Vertrauen entscheidend. Sei bereit, ĂĽber Situationen zu sprechen, in denen du Vertraulichkeit gewahrt hast oder loyal gegenĂĽber deinem Arbeitgeber warst. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst.
✨Technische Fähigkeiten hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in digitalen Tools wie MS Office oder Adobe Acrobat erwähnst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme zu nennen, mit denen du vertraut bist, und erkläre, wie du diese in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
