Cheffe ou Chef de secrétariat au service de chirurgie orthopédique et traumatologie de l’appareil mo

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le poste est rattaché au Département de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales.

Le service de chirurgie orthopédique et traumatologie de l'appareil moteur prend en charge les atteintes et les affections chirurgicales de l'appareil moteur des patientes et patients adultes par des moyens chirurgicaux ou conservateurs, en tenant compte des prestations dispensées par les autres services des HUG. Il prend également en charge les patientes et patients adultes souffrant de traumatisme ou de maladie du rachis sans lésion médullaire ou neurologique ainsi que les patientes et patients adultes souffrant d'atteintes et d'affections chirurgicales de la main. Par ailleurs, il assure la rééducation et le traitement physique des patientes et patients confiés à l'unité spécialisée de médecine physique et réhabilitation orthopédique ainsi que la prise en charge et les actions préventives des patientes et patients présentant des lésions de l'appareil moteur en rapport avec la pratique sportive.

En tant que cheffe ou chef du secrétariat du service de chirurgie orthopédique et traumatologie de l'appareil moteur, vous encadrez une équipe d'une vingtaine de secrétaires et vous coordonnez les activités administratives, afin d'établir la documentation clinique du service avec qualité et dans les meilleurs délais. À cet effet, vous proposez et mettez en place toutes les mesures d'amélioration utiles. En lien avec la gestion d'équipe, vous êtes en charge de la planification des horaires de travail, de la répartition des activités, du recrutement, des évaluations professionnelles et du développement des compétences.

Au sein de l'équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et vous assurez une continuité de service lors des absences. Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, telles que la gestion des horaires du service, y compris la saisie des horaires des médecins. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches découlant de la vie d'un service, comme les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Vous avez un lien fort avec l'administration du Département et la responsable administrative et financière pour tous les projets administratifs et les procédures internes, ainsi qu'avec la Direction des finances pour les aspects relatifs à la facturation (hospitalière et ambulatoire). Vous êtes également répondante ou répondant pour l'application des procédures relatives aux outils administratifs et à l'amélioration des processus, ceci en collaboration étroite avec l'administration du Département.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou au bénéfice d'une formation jugée équivalente.
• Un diplôme de secrétaire médical ou médicale constitue un atout.
• Vous êtes également titulaire d'une formation en management (CAS ou titre jugé équivalent).
• Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique, dont au moins 2 ans en gestion administrative et 3 ans en gestion d'équipe.
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit ainsi qu'une maîtrise d'une langue étrangère (anglais) et une capacité avérée de rédaction.
• La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Web).
• Idéalement, vous connaissez les logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).
• Vous disposez également des compétences personnelles vous permettant de faire face aux imprévus et faites preuve d'adaptation et de résilience.
• Enfin, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : Nombre de poste : 1
• Taux d'activité : 80%
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : Demande de renseignement : Mme C. Rosset, responsable administration et finances, tél :
• Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
• Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
• Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
• Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.