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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und entwickle Prozesse für ein effizientes Arbeitsumfeld.
- Arbeitgeber: Die HSW Holding GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen in der Immobilienverwaltung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, familiäres Betriebsklima und ein stilvoller Arbeitsplatz in Wien.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Unternehmenskultur und arbeite direkt mit der Geschäftsführung zusammen.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Office-Management und Prozessmanagement sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle mit 30 Stunden pro Woche in einem kleinen, engagierten Team.
Die HSW Holding GmbH ist ein etabliertes familiengeführtes Unternehmen, das sich auf die Verwaltung von Immobilien spezialisiert hat. Das Büro befindet sich in einer charmanten, traditionsreichen Villa im 19. Bezirk - ein Arbeitsumfeld, das Professionalität mit persönlichem Flair verbindet.
Zur Verstärkung des engagierten kleinen Teams wird nun eine vielseitige und verlässliche Persönlichkeit im Office Management gesucht.
Arbeitsort: 1190 Wien - Teilzeit 30 h/wo
Ihre Aufgabenbereich:
- (Re-)Organisation des Büroalltags (Abläufe, Kommunikation) und Unterstützung bei administrativen Personalthemen
- Analyse bestehender Prozesse im Backoffice und Entwicklung von Optimierungsvorschlägen
- Einführung bzw. Auswahl und Implementierung eines neuen Personalverrechnungssystems (z. B. in Zusammenarbeit mit Steuerberatern), Zeiterfassungssystem
- Aufbau und Dokumentation effizienter interner Abläufe (z. B. Onboarding-Prozess, Urlaubsanträge, interne Kommunikation, Urlaubsverwaltung)
- Unterstützung beim Change-Management und bei der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur im operativen Bereich
- Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern (GF, Steuerberater, externe Dienstleister)
- Verwaltung des Ablagesystems - Digitalisierung
Das bringen Sie mit:
- Erfahrung im Office-Management, idealerweise in KMUs
- Erfahrung in Prozessmanagement, Projektmanagement
- Kenntnisse in der Einführung von Tools/Systemen (z. B. HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagementtools)
- Hands-on-Mentalität, Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit
- Kommunikatives Geschick, Teamfähigkeit und Strukturdenken
- Optional: Erfahrung mit Lohnverrechnung/HR-Systemen (DATEV, BMD, Personio etc.)
- Wirtschaftliches Know-how, Controlling
Das bietet Ihnen die HSW:
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen, persönlichen Team mit Gestaltungsfreiheit beim Aufbau von Strukturen
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Arbeitsplatz in einer stilvollen Villa mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
- Sicheres und familiäres Umfeld eines mittelständischen Unternehmens
- Wertschätzendes, familiäres Betriebsklima
- Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
- Der Gehaltsrahmen bewegt sich zwischen EUR 3.200 und 4.000 brutto/Monat auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Vorerfahrung
Sie möchten Teil dieses werteorientierten Unternehmens sein und mit der HSW Holding gemeinsam wachsen? Dann freuen wir uns auf Ihre online Bewerbung.
Kontaktperson:
Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in mit Schwerpunkt Prozess-
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die HSW Holding GmbH und ihre Unternehmenskultur. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und schätzt. Dies kann dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten im Office Management und Prozessmanagement verdeutlichen. So kannst du während des Interviews direkt auf deine Stärken eingehen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Branche und das Unternehmen zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Insights können dir wertvolle Tipps für das Gespräch geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Digitalisierung und zur Implementierung neuer Systeme zu beantworten. Da dies ein wichtiger Teil der Stelle ist, kannst du mit deinem Wissen und deinen Ideen punkten, wie man Prozesse effizienter gestalten kann.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in mit Schwerpunkt Prozess-
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die HSW Holding GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Werte, Projekte und das Arbeitsumfeld zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben zu verdeutlichen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Office-Management und Prozessmanagement hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation, die für die Position wichtig sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du gut zur HSW Holding passt. Gehe auf spezifische Anforderungen der Stelle ein und zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Weiterentwicklung der Unternehmenskultur beitragen können.
Dokumentation der Erfahrungen: Bereite eine Liste von Projekten oder Erfahrungen vor, die deine Fähigkeiten in der Einführung von Tools/Systemen belegen. Dies kann deine Eignung für die Implementierung eines neuen Personalverrechnungssystems unterstreichen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobaffairs Personal- und Mediaagentur GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenswerte
Informiere dich über die HSW Holding GmbH und ihre Werte. Zeige im Interview, dass du die familiäre Atmosphäre und die Bedeutung von Teamarbeit schätzt. Das wird dir helfen, dich als passende Ergänzung für das Team zu präsentieren.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du Prozesse optimiert oder erfolgreich im Office Management gearbeitet hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten anschaulich darzustellen und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und das Team beziehen. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob die HSW Holding der richtige Ort für dich ist.
✨Technische Kenntnisse betonen
Da die Einführung neuer Systeme Teil der Rolle ist, solltest du deine Erfahrungen mit HR-Software, Zeiterfassungssystemen oder Projektmanagementtools hervorheben. Bereite dich darauf vor, wie du diese Tools in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt hast.
