Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Planung und Durchführung von internationalen Konferenzen und Veranstaltungen.
- Unternehmen: EMBL Heidelberg, ein innovatives und inklusives Forschungszentrum.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, großzügige Urlaubsregelungen und Unterstützung bei Umzügen.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit großartigen Entwicklungsmöglichkeiten und einem inklusiven Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Events und arbeite mit internationalen Wissenschaftlern zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3704 - 3704 € pro Monat.
Wir stellen ein! Wir suchen eine neue Ergänzung für unser 12-köpfiges Veranstaltungsteam im Kurs- und Konferenzbüro am EMBL Heidelberg. Sie werden helfen, ein erstklassiges Programm internationaler Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen im Advanced Training Centre zu liefern.
Verantwortlichkeiten
- Operative Verantwortung für die vollständige Durchführung der zugewiesenen Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen.
- Unterstützung und Anleitung wissenschaftlicher Organisatoren von Kick-off-Meetings bis zur Programmgestaltung und vor Ort Lieferung.
- Kontaktperson für Teilnehmer weltweit von der Registrierung bis zur Nachverfolgung nach der Veranstaltung.
- Nutzung von Veranstaltungsmanagement-Software und Datenbanken zur Verwaltung von Registrierungen, Bewerbungen, Abstracts und Bewertungen.
- Überwachung von Veranstaltungsbudgets, Kostenmanagement, Verfolgung von Registrierungszahlungen und Bearbeitung von Referentenausgaben.
- Erstellung finanzieller und statistischer Berichte, Verwaltung von Zuschusszuweisungen und Sammlung von Informationen für Geldgeber und Partner.
- Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungswebseiten.
- Koordination der Logistik: Catering, technische Einrichtung, Transport, Reisen und Unterbringung.
- Planung nicht-wissenschaftlicher Veranstaltungsinhalte: Networking-Sitzungen, Touren, Partys, Abendessen.
- Zusammenarbeit mit dem Marketingteam zur Erstellung von Werbematerialien und Durchführung von Kampagnen.
- Leitung der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort, Koordination aller Aktivitäten und Unterstützung von Kollegen im Schichtdienst.
- Beitrag zu Projekten und Arbeitsgruppen zur Innovation der Veranstaltungsabläufe.
- Entwicklung von Beziehungen zu internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern.
- Übernahme erforderlicher administrativer Aufgaben.
Qualifikationen und Erfahrungen
- Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Konferenzplanung oder ähnlichen Projekten.
- Starke administrative, koordinative und kundenorientierte Fähigkeiten.
- Vollständige Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse von Vorteil.
- Sicherheit im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel.
- Erfahrung mit Datenbanken, Content-Management-Systemen und Registrierungsplattformen.
- Exzellentes Zeitmanagement, Multitasking und Ruhe unter Druck.
- Ein Abschluss in einem veranstaltungsbezogenen Bereich oder ähnliche Qualifikationen oder gleichwertige Erfahrung.
Vertrag & Vergütung
- Vertragslaufzeit: 3 Jahre, verlängerbar auf maximal 9 Jahre.
- Gehalt: Grade 4, beginnend bei 3.704 € monatlich brutto (vor Steuern).
- Leistungen: Finanzielle Anreize, Rentenregelung, Versicherung, flexible Arbeitszeiten, private Krankenversicherung, großzügiger Urlaub und Umzugshilfe.
Diversität und Inklusion
EMBL ist ein integrativer Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir ermutigen Bewerbungen aus allen Geschlechtern, Kulturen, ethnischen Gruppen und Demografien.
Bewerbungsverfahren
Die ersten Interviews finden virtuell statt; anschließende persönliche Interviews werden in Heidelberg durchgeführt. Die Bewerbungsfrist endet am 31. Mai 2026.
Course and Conference Officer Arbeitgeber: 1000 European Molecular Biology Laboratory
EMBL Heidelberg ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung für sein 12-köpfiges Event-Team bietet. Mit einem Fokus auf Vielfalt und Inklusion fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter durch flexible Arbeitszeiten, finanzielle Anreize und umfassende Sozialleistungen. Die Möglichkeit, an internationalen Konferenzen und Veranstaltungen im renommierten Advanced Training Centre mitzuwirken, macht diese Position besonders attraktiv für alle, die eine sinnvolle und bereichernde Karriere im Eventmanagement suchen.
Kontaktdaten:
1000 European Molecular Biology Laboratory Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Course and Conference Officer erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um dich mit Leuten aus der Branche zu vernetzen. Frag nach Informationen über die Eventbranche und zeig dein Interesse an der Position als Course and Conference Officer.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir Beispiele für deine Erfahrungen in der Eventkoordination überlegst. Zeig, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! Das zeigt dein Engagement und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass deine Bewerbung vollständig ist.
✨Tipp Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen! Im Interview kannst du nach den nächsten Schritten im Eventprozess fragen oder wie das Team zusammenarbeitet. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, Teil des Teams zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Course and Conference Officer mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Mach es übersichtlich:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen auf einen Blick zu erfassen.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung:Schau dir die Anforderungen in der Stellenbeschreibung genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeig uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt zu den Aufgaben als Course and Conference Officer passen.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung erhalten, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei 1000 European Molecular Biology Laboratory vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Course and Conference Officer vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Eventkoordination und im Kundenservice dir helfen können, die Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Veranstaltungsorganisation und im Umgang mit Teilnehmern zeigen. Sei bereit, diese während des Interviews zu teilen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Technische Kenntnisse betonen
Da die Rolle den Umgang mit Event-Management-Software und Datenbanken erfordert, solltest du deine technischen Fähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deinen Erfahrungen mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel, zu beantworten.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
