Sr. Sponsored Programs Specialist

Hybrid/Remote opportunity for the right candidate (Flexible work arrangements including fully remote options will be considered based on candidate experience and fit). Die University of Miami/UHealth Abteilung von The Miami Project hat eine spannende Gelegenheit für einen Vollzeit Sr. Sponsored Programs Specialist, der hybrid am UHealth Medical Campus arbeitet. Der Senior Sponsored Programs Specialist koordiniert administrative und finanzielle Funktionen für die zugewiesene Abteilung. Diese Position überwacht auch junior Mitarbeiter und übernimmt die Überprüfung komplexerer Förderaktivitäten, um die Einhaltung der geltenden Richtlinien, Regeln und Vorschriften sicherzustellen.

Er/Sie bietet technische Unterstützung und Anleitung für Fakultäten und Administratoren bei der Entwicklung und Vorbereitung von Förderanträgen. Beantwortet allgemeine Anfragen zu Richtlinien und Verfahren für geförderte Programme. Überprüft Förderanträge auf Genauigkeit. Greift auf relevante Datenbanken zu, um die Genehmigungen zur Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen, bevor das Projektkonto eingerichtet wird. Pflegt die internen Angebotsdokumente und elektronischen Aufzeichnungen für das zugewiesene Portfolio. Bearbeitet und verbreitet verschiedene nicht-finanzielle Nachvergabeaktionen wie Förderbenachrichtigungen, Änderungen und verwandte Dokumente. Unterstützt bei der Koordination des Projektabschlusses.

Abteilungsspezifische Funktionen

Diese Position unterstützt den Sr. Manager für Betriebsabläufe und den Direktor für geförderte Programme bei der Überwachung des Finanzmanagements des Förderportfolios von The Miami Project, einschließlich regelmäßiger Aktualisierungen von Budgets und finanziellen Aktivitäten im Zusammenhang mit Zuschüssen, Verträgen und klinischen Studien. Die Rolle umfasst die Vorbereitung und Lieferung von Finanzberichten an Fakultäten, Hauptuntersucher und Laborleiter sowie die Unterstützung der Einhaltung von Anforderungen der Sponsoren und Institutionen. Der ideale Kandidat ist äußerst einfallsreich, in der Lage, unabhängig mit minimaler Anleitung zu arbeiten, und besitzt eine starke Aufmerksamkeit für Details. Kenntnisse in Microsoft Office – insbesondere Excel und Outlook – sind unerlässlich. Vertrautheit mit Workday ist von Vorteil. Einige administrative Aufgaben können ebenfalls erforderlich sein.

Verantwortlichkeiten umfassen unter anderem:

• Abstimmung von Zuschüssen, Verträgen und klinischen Studienkonten zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance.
• Vorbereitung und Verteilung detaillierter Finanzberichte für alle Zuschüsse, Verträge und klinischen Studien.
• Rechtzeitige Erinnerungen an Hauptuntersucher und Administratoren bezüglich bevorstehender Fortschrittsberichte und Fristen der Sponsoren senden.
• Monatliche Überwachung der Budgets, Überprüfung der Genauigkeit und Durchführung von Abweichungsanalysen.
• Unterstützung bei den Abschlussverfahren für Auszeichnungen, einschließlich endgültiger Abstimmungen zur Einreichung beim Büro für Forschungsadministration.
• Unterstützung des Direktors für geförderte Programme bei der Vorbereitung und Einreichung von zuschussbezogenen Elementen wie Material Transfer Agreements, Subaward-Erneuerungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Änderungsanträgen.
• Zusammenarbeit mit dem Direktor für geförderte Programme zur Überwachung aller Programm-Budgets und zur Behebung von Unstimmigkeiten, wie z.B. falsch zugewiesenen Personal- oder Nicht-Personalaufwendungen.
• Klärung von Überziehungen und Einleitung von Kostenübertragungen (Buchungseinträge) nach Bedarf.
• Einreichung von Rechnungen für Subawards von geförderten Projekten.
• Pflege und Organisation von Finanzunterlagen gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien.
• Arbeiten mit dem Sr. Manager für Betriebsabläufe an Ad-hoc-Finanzberichten und Unterstützung von Sonderprojekten nach Bedarf.
• Unterstützung beim Abschluss von Bestellungen und anderen finanziellen Berichten, wie vom Sr. Manager und Direktor angewiesen.
• Aktuell bleiben über Bundesvorschriften und institutionelle Richtlinien im Zusammenhang mit Zuschüssen und Verträgen.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung für die Forschungseinheit nach Bedarf.
• Ausführung anderer zugewiesener Aufgaben.

Diese Liste von Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist nicht als vollständig zu betrachten und kann erweitert werden, um andere Aufgaben oder Verantwortlichkeiten nach Bedarf einzuschließen.

Kerndqualifikationen

• Abschluss eines relevanten Studiums erforderlich.
• Mindestens 3 Jahre relevante Erfahrung in der Unterstützung des Zuschussmanagements, vorzugsweise in einer Universitätsumgebung.

Kenntnisse, Fähigkeiten und Fähigkeiten:

• Beherrschung von Geschäftsanwendungstools (z.B. Microsoft Excel, Box usw.) und die Fähigkeit, neue Systeme und Technologien schnell zu erlernen.
• Erfahrung mit Workday Financial Management ist bevorzugt.
• Fähigkeit, Aufgaben genau und mit Aufmerksamkeit für Details abzuschließen.
• Fähigkeit, zu analysieren, zu organisieren und die Arbeit unter Druck zu priorisieren, während Fristen eingehalten werden.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu verarbeiten und zu behandeln.
• Fähigkeit, abends, nachts und am Wochenende nach Bedarf zu arbeiten.
• Engagement für die Kernwerte der Universität.
• Fähigkeit, unabhängig und/oder in einer kollaborativen Umgebung zu arbeiten.

Alle relevanten Ausbildungen, Zertifizierungen und/oder Berufserfahrungen können berücksichtigt werden.

Die University of Miami bietet wettbewerbsfähige Gehälter und ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich medizinischer Versorgung, Zahnmedizin, Studiengebührenvergünstigungen und mehr. UHealth-University of Miami Health System, Südfloridas einziges universitätsbasiertes Gesundheitssystem, bietet erstklassige Patientenversorgung, die durch bahnbrechende Forschung und medizinische Ausbildung an der Miller School of Medicine unterstützt wird. Als akademisches medizinisches Zentrum sind wir stolz darauf, Südflorida, Lateinamerika und die Karibik zu bedienen. Unsere Ärzte vertreten mehr als 100 Fachrichtungen und Sub-Fachrichtungen und haben jedes Jahr mehr als eine Million Patientenkontakte. Unsere Tradition der Exzellenz hat weltweite Anerkennung für herausragende Lehre, Forschung und Patientenversorgung erhalten. Wir sind die Herausforderung, nach der Sie gesucht haben. Die University of Miami ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Bewerber und Mitarbeiter sind vor Diskriminierung aufgrund bestimmter durch das Bundesrecht geschützter Kategorien geschützt.