Auf einen Blick
- Aufgaben: Gestalte die Büroorganisation und unterstütze die Geschäftsführung in spannenden Projekten.
- Unternehmen: Dynamisches Beratungsunternehmen mit flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Offene Unternehmenskultur mit regelmäßigen Team-Events und direktem Einfluss auf die Organisation.
- Warum dieser Job: Übernimm Verantwortung und gestalte aktiv die Zukunft eines wachsenden Unternehmens.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Management und gute Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Du möchtest aktiv mitgestalten, früh Verantwortung übernehmen und an spannenden Zukunftsprojekten arbeiten? Dann sollten wir uns kennenlernen. Wir sind 4Directions Management Consultants – ein junges, dynamisches Beratungsunternehmen mit erfahrenen Expert:innen und viel Raum für persönliche Entwicklung. Bei uns gestaltest Du die Zukunft mit: In spannenden Projekten arbeitest Du an innovativen Lösungen, steigerst die Effizienz in Systemen nachhaltig, stößt transformative Veränderungen an und begleitest diese.
Wir vereinen die strategische Tiefe einer Top-Managementberatung mit der Agilität eines Startups – mit flachen Hierarchien, schnellen Entscheidungen und großer Gestaltungsfreiheit. Unser Fokus: zukunftsweisende Themen wie Energiewende, Dekarbonisierung, Versorgungssicherheit und digitale Innovationen.
Deine Rolle: In dieser zentralen Position sorgst Du dafür, dass unsere Organisation funktioniert. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, übernimmst Verantwortung für ein breites Aufgabenspektrum und bringst Struktur in vielseitige Themen. Dazu gehören insbesondere Office-Management, kaufmännische Administration und die Weiterentwicklung interner Prozesse. Du entwickelst mit uns Standards für Themen wie Rechnungsstellung, Zeiterfassung und HR-Prozesse und stellst sicher, dass diese im Alltag funktionieren. Damit bist Du kommunikative Drehscheibe, organisatorisches Rückgrat und mitgestaltende Kraft in einem. Du unterstützt bei kommerziell wichtigen Themen, zum Beispiel bei der Vorbereitung und Erstellung von Angeboten für Beratungsprojekte.
Uns ist bewusst, dass kaum ein Profil all diese Themen bereits vollständig abdeckt. Deshalb verstehen wir die Rolle bewusst flexibel: Welche Schwerpunkte Du setzt und wie sich die Rolle im Alltag konkret ausgestaltet, hängt auch von Deinen Erfahrungen, Stärken und Interessen ab. Wichtig ist uns vor allem, dass Du gerne Verantwortung übernimmst, Ordnung in vielseitige Themen bringst und Freude daran hast, ein wachsendes Beratungsunternehmen operativ mit aufzubauen.
Deine Aufgaben:
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Organisation der Office-Abläufe
- Korrespondenz und Schnittstelle zu Behörden, Ämtern und externen Dienstleistern
- Schnittstelle zur Buchhaltung hinsichtlich Rechnungsprüfung, Nachverfolgung offener Posten etc.
- Organisation von Team- und Kundenevents
- Unterstützung der Geschäftsführung bei Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Kontrolle und Plausibilisierung der Zeiterfassung
- Prüfung von Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei administrativen HR-Prozessen entlang des Mitarbeiterzyklus
- Mitwirkung beim Aufbau einfacher, verlässlicher HR-Standards und Abläufe
- Ausbau und Erweiterung von Prozessen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vorbereitung und Erstellung von Angeboten für Beratungsprojekte
- Unterstützung bei Maßnahmen rund um Recruiting, Social Media und Online-Präsenz
- Design, Beschaffung und Bestellung von Marketing- und Give-away-Material
Dein Profil: Was für uns wichtig ist
- Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management-, kaufmännischen oder vergleichbaren Rolle
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
- Gutes kaufmännisches Verständnis und sicherer Umgang mit Zahlen, Auswertungen und administrativen Prozessen
- Sehr gute Organisation, hohe Zuverlässigkeit und Freude daran, unterschiedliche Themen eigenständig zu strukturieren
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Word
- Professionelles, freundliches Auftreten sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen
- Sichere und professionelle Kundenkommunikation in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Was zusätzlich hilfreich ist
- Erfahrung im Beratungsumfeld oder in einem professionellen Dienstleistungsunternehmen
- Erfahrung mit Tools für Zeiterfassung, Reisekosten, Buchhaltung oder Projektadministration
- Erste Erfahrung in HR-Administration oder Recruiting-Unterstützung
Was wir bieten:
- Eine vielseitige Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung und echtem Einfluss auf unsere Organisation
- Die Möglichkeit, Standards und Abläufe in einem jungen, wachsenden Beratungsunternehmen aktiv mitzugestalten
- Kurze Wege, schnelle Entscheidungen und ein Umfeld, in dem gute Ideen direkt umgesetzt werden können
- Eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit engem Austausch im Team mit regelmäßigen Events
- Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache
- Eine faire, marktgerechte Vergütung, abhängig von Erfahrung und Profil, sowie individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- Weitere Benefits: Bikeleasing im Rahmen der Gehaltsumwandlung, Corporate Benefits Portal, monatliches Gutschein-Budget
Klingt nach Dir?
Office Manager:in und Assistenz Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: 4Directions
4Directions Management Consultants ist ein dynamisches Beratungsunternehmen, das jungen Talenten die Möglichkeit bietet, aktiv an zukunftsweisenden Projekten in einem innovativen Umfeld mitzuarbeiten. Mit flachen Hierarchien und einer steilen Lernkurve fördern wir die persönliche und fachliche Entwicklung unserer Mitarbeiter:innen durch gezielte Mentorship-Programme und regelmäßiges Feedback. Unsere moderne Arbeitsweise ermöglicht es, flexibel remote zu arbeiten und gleichzeitig den Austausch im Team durch Co-Working-Tage und Offsites zu stärken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in und Assistenz Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie 4Directions, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei 4Directions im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei 4Directions echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von 4Directions zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in und Assistenz Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an 4Directions reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei 4Directions vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der 4Directions tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
